La Legge di bilancio 2025, all’art. 1 commi da 81 a 83, ha modificato alcuni articoli del TUIR disponendo l’obbligo di tracciabilità alle spese di trasferta e di rappresentanza, pena la perdita dei benefici fiscali previsti per la tassazione del lavoro dipendente, di lavoro autonomo, del reddito d’impresa e dell’IRAP.
Le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea hanno l’obbligo di pagamento con mezzi tracciabili se relative a trasferte di dipendenti dal 1° gennaio 2025, pena l’indeducibilità del costo per il datore di lavoro (anche ai fini Irap) e la tassazione per il dipendente in quanto considerata retribuzione.
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Tracciabilità spese di trasferta e rappresentanza
La Legge n. 207/24, all’art. 1 commi da 81 a 83, ha disposto l’obbligo di tracciabilità alle spese di trasferta e di rappresentanza, pena la perdita dei benefici fiscali previsti per la tassazione del lavoro dipendente, di lavoro autonomo, del reddito d’impresa e dell’IRAP. Deve essere precisato che l’obbligo di utilizzo del pagamento tracciabile resta aggiuntivo rispetto all’obbligo di documentazione della spesa.
Le nuove disposizione si muovono su due fronti:
- Obbligo di pagamento con mezzi tracciabili per ottenere l’esenzione fiscale sui rimborsi delle spese di viaggio, vitto, alloggio e trasporto, sia per trasferte fuori dal Comune sia all’interno del Comune;
- Semplificazione della documentazione necessaria per comprovare le spese sostenute. Per le spese sostenute all’interno del Comune non sarà più richiesto presentare documenti nominativi emessi dai vettori.
Dal 1 gennaio 2025, le spese di trasferta dei lavoratori dipendenti (vitto, alloggio, viaggio e trasporto) saranno rimborsate in esenzione fiscale esclusivamente se effettuate tramite strumenti di pagamento tracciabili, come carte di credito, bancomat, app di pagamento digitali, assegni bancari o circolari. L’obbligo riguarda sia le trasferte effettuate fuori dal Comune sia a quelle all’interno del Comune e include anche i rimborsi per autoservizi pubblici non di linea (come taxi e NCC), purché il pagamento sia avvenuto con mezzi tracciabili.
Conseguenze
Gli effetti fiscali e finanziari della mancata tracciabilità delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sono i seguenti (art. 1, co. 81, della Legge n. 207/24):
- Imponibilità ai fini IRPEF (ed ai fini previdenziali) del rimborso in capo al dipendente (art. 51, co. 5 del TUIR). L’imponibilità scatta al momento del rimborso della somma da parte del datore di lavoro con qualsiasi modalità (cedolino paga, bonifico, etc);
- Indeducibilità IRPEF per i lavoratori autonomi (art. 54, co. 6-ter del TUIR);
- Indeducibilità Ires e Irap del costo per la società (articolo 95, co. 3-bis del TUIR), compresi anche i costi rimborsati ai lavoratori autonomi.
Anche i costi legati a trasferte connesse a eventi aziendali o spese di rappresentanza devono essere documentati tramite strumenti di pagamento tracciabili per poter essere dedotti.
Modalità di pagamento
La norma prevede l’obbligo di pagare tali spese con strumenti la cui tracciabilità è garantita:
- Mediante effettuazione del pagamento con versamento bancario o postale ovvero
- Mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del D.Lgs. n. 241/97. Si tratta, quindi, delle carte di credito, di debito, bancomat, assegni bancari e circolari e strumenti elettronici di pagamento che consentano la tracciabilità del flusso. Tale indicazione deve ritenersi non esaustiva (secondo quanto previsto dalla risposta n. 230/E/20 dell’Agenzia delle Entrate). Infatti, devono ritenersi validi anche altri mezzi di pagamento che “garantiscano la tracciabilità e l’identificazione del suo autore al fine di permettere efficaci controlli da parte dell’Amministrazione finanziaria” (Risoluzione 108/E/14).
Inoltre, è richiesto solo che il versamento sia tracciato, pertanto, non è richiesto che lo strumento di pagamento sia riferibile al datore di lavoro. Quindi, per esempio, la spesa del taxi potrebbe essere stata sostenuta anche dal dipendente in trasferta con la propria carta di credito. Ad esempio, inoltre, potrebbe essere garantito il pagamento con mezzi tracciabili il pagamento del pedaggio autostradale tramite Telepass o strumenti simili.
Effetti per le imprese: maggiore costo del lavoro
Mentre per i pagamenti sul versante nazionale non dovrebbero riscontrarsi problematiche operative, problemi potrebbero sorgere sulle trasferte all’estero, soprattutto negli Stati dove il pagamento con mezzi tracciati risulta difficoltoso. In tutti questi casi, si arriverà ad un aumento del costo del lavoro dato dall’indeducibilità del costo del rimborso per l’azienda, ed alla tassazione di un maggior reddito da lavoro dipendente (di fatto, il rimborso non tracciato diventa reddito).
L’effetto del maggior costo del lavoro, inoltre, si riflette inevitabilmente anche sul versante contributivo e su quello del Trattamento di Fine Rapporto (TFR).
Ambito applicativo
Sono sorti alcuni dubbi interpretativi riguardo al nuovo comma 3-bis dell’articolo 95 del TUIR circa le “trasferte di dipendenti”. Il dubbio è se le nuove regole si applichino anche ai “collaboratori coordinati e continuativi” tra cui gli amministratori di società. Il nuovo comma 3-bis non cita espressamente tali figure, contrariamente a quanto si rileva dal precedente comma 3.
Per i soci di società di persone, la Circolare n. 6/E/2009 l’Agenzia aveva chiarito che tali figure non rientrano tra i co.co.co. e che “le spese sostenute dalla società per le trasferte effettuate dai soci possono, invece, essere portate in deduzione secondo il generale principio di inerenza che sottende alla determinazione del reddito di impresa“. In questi casi, quindi, le spese in questione sono escluse dall’ obbligo di tracciabilità. Stesso discorso per le spese sostenute dal titolare dell’impresa individuale.
