NIN (National Insurance Number) UK: come si richiede?

Per i soggetti che si trasferiscono nel Regno Unito, la prima problematica una volta effettuato l’espatrio riguarda la richiesta del “NIN“, ovvero il “National Insurance Number“. Si tratta, in buona sostanza, di un codice che possiamo paragonare al codice fiscale italiano.

Questo codice è molto importante perché ha la funzione di identificare ogni lavoratore presente nel Regno Unito. Questo permette di lavorare nel rispetto della Legge UK e di pagare le imposte sul reddito nel Regno Unito. Senza di esso, quindi, non è possibile ottenere un lavoro oppure aprire un conto in banca in Gran Bretagna. Per questo motivo capire come ottenerlo in tempi rapidi è molto importante per la tua permanenza nel Regno unito. Sia nel caso in cui tu ti trovi già in territorio del Regno Unito, sia che tu stia per partire per Londra o per la Gran Bretagna, hai bisogno di capire come funziona questo adempimento.

Per questo motivo ho deciso di raccogliere tutte le informazioni utili per chi volesse iniziare a lavorare a Londra.

Che cos’è il NIN per lavorare nel Regno Unito?

Il NIN è un codice alfanumerico composto da 9 elementi: due lettere e sei numeri ed una lettera finale (es. AA 00 00 01 A). Questo codice identifica personalmente ogni soggetto che opera nel Regno Unito per esercitare un’attività lavorativa.

Lo possiamo paragonare al codice fiscale italiano come sistema amministrativo per identificare i soggetti che vivono stabilmente nel Regno Unito all’interno del sistema lavorativo e sanitario nazionale. Non si tratta di un documento identificativo, ma di un codice che identifica un soggetto idoneo a svolgere attività lavorativa in Gran Bretagna.

Associato al codice, infatti, vi è la busta paga (payslip) che contiene le ritenute fiscali e previdenziali del lavoratore e rappresenta il codice con cui il lavoratore può essere individuato dal Department of Work and Pension e l’HM Revenue & Customs (ovvero l’agenzia fiscale inglese). Inoltre, in NIN deve essere riportato anche nel modello P60, che certifica redditi e ritenute percepiti nel Regno Unito. Su questo codice è opportuno sapere che:

• Ha una durata illimitata nel tempo;
• Devono richiederlo i lavoratori dipendenti (employed) ma anche i lavoratori autonomi (self-employed).

Come vedremo meglio in seguito, è opportuno chiarire subito che è possibile iniziare una attività lavorativa nel Regno Unito anche senza il codice. Tuttavia, lavorare senza questo codice può avere delle conseguenze negative per il lavoratore.

Sulla base di queste indicazioni avrai già capito come sia importante ottenere in modo rapido questo codice per poter iniziare l’attività lavorativa nel Regno Unito. Si tratta di una procedura di richiesta relativamente semplice, ma che è opportuno conoscere e nel caso attivare (in alcune fasi) anche in anticipo.

Altro aspetto importante da evidenziare è che il codice può essere sostituito dal BRP – Biometric residence permit (ovvero la carta di soggiorno elettronica UK) che riporta già al proprio interno il NIN. Il BRP viene rilasciato ai soggetti che possono restare in UK per un periodo di oltre 6 mesi, anche tramite estensione del visto.

Quando richiedere il NIN?

La richiesta del National Insurance Number consiglio di effettuarla nel momento in cui arrivi nel Regno Unito. Se pensi di restare solo per il periodo estivo o comunque per qualche mese, ti dico subito che sarà molto difficile riuscire ad ottenere il codice. Questo, infatti, permette di essere totalmente in regola per lavorare in UK, e non viene concesso a chi resta solo per poco tempo.

Importanza della richiesta del NIN ai fini fiscali

Il datore di lavoro solitamente chiede il NIN per poter effettuare le selezioni per la posizione lavorativa vacante. Fa questo perché se il soggetto che supera le selezioni non ha il codice subirà la tassazione fiscale con le aliquote più elevate.

Ad esempio, se il tuo stipendio lordo annuo è di 30.000 sterline, senza il codice nella prima busta paga subirai la tassazione dovuta applicando le aliquote fiscali per i redditi più elevati. Questo al posto della tassazione corretta per quel reddito.

Rischi così di subire ritenute fiscali in eccesso. Per questo ti consiglio di fare attenzione! Se sei in questa situazione ricorda che le ritenute in eccesso che hai subito non sono perdute.

Una volta ottenuto il codice sarà possibile avviare una procedura per chiedere all’Amministrazione fiscale UK il rimborso di queste ritenute in eccesso. Tuttavia, come avrai capito chiedere un rimborso, è molto meno conveniente che non attendere l’accredito corretto.

Per questo motivo ti consiglio di chiedere il National Insurance Number con la dovuta sollecitudine quando arrivi nel Regno Unito. In ogni caso, il datore di lavoro inizialmente può richiedere un codice temporaneo da utilizzare nel periodo di tempo di attesa per l’appuntamento con l’ufficio competente. Adesso però il NIN provvisorio non è più accettato, l’unica procedura da seguire è quella che ti descrivo di seguito.

Perché è utile il NIN?

La domanda sembra banale ma vi assicuro che non tutti quelli che si trasferiscono nel Regno Unito conoscono l’importanza del NIN. Il National Insurance Number è un codice identificativo paragonabile al nostro codice fiscale, indispensabile per poter lavorare legalmente. È un numero personale che abilita la registrazione presso l’ufficio delle imposte, l’utilizzo dei servizi sanitari, l’accesso ai benefit dello Stato e necessario per pagare i contributi pensionistici.

Chi deve chiederlo?

Il NIN è un codice personale che va richiesto nelle seguenti situazioni:

• All’inizio di un rapporto di lavoro dipendente (employed);
• Quando ci si registra come lavoratore autonomo (self-employed);
• Quando si svolge un tirocinio o si è studenti e si vuole pagare i contributi.

In pratica il National Insurance Number è un codice personale che vale per tutto il tempo in cui si risiede su suolo britannico quindi può avere valenza a vita.

Come fare richiesta del National Insurance Number

La prima cosa da fare per richiedere il NIN è quello di prendere un appuntamento contattando il numero telefonico del Call Jobcentre Plus Department for Work and Pensions per prendere un appuntamento. Il numero di telefono per chiamare è questo:

Ti sembrerà banale, ma ti consiglio di chiamare da un numero UK. L’ufficio, come puoi immaginare non accetta chiamate da numeri esteri. Troverai alla risposta un autorisponditore. La cosa importante è digitare per due volte tasto numero 1. In questo modo riceverai l’assistenza di un funzionario. Solitamente questa è l’opzione migliore, specialmente se non hai ancora la dovuta familiarità con la lingua. A questo punto è fondamentale che tu abbia a disposizione tutti i dati che ti saranno richiesti. Vediamoli.

Documenti richiesti

Per ottenere il National Insurance Number il funzionario ti chiederà la seguente documentazione. Si tratta di:

• Nome e cognome;
• Data di Nascita;
• Data di arrivo nel Regno Unito;
• Indirizzo di residenza nel Regno Unito, con il codice postale;
• Disabilità fisiche o mentali che possono influire sul lavoro;
• Motivo per il quale state richiedendo il codice (ad esempio “for work”);
• Stato civile;
• Numero di telefono inglese.

Una volta che avrai comunicato tutte queste informazioni il funzionario di indicherà un numero di referenza. Si tratta di una sede del Job Centre più vicina a voi ove dovrai recarti, per l’appuntamento che il funzionario ti ha prenotato. Solitamente per avere un appuntamento al Job Centre ci vogliono circa 30 giorni di attesa. Tieni conto che i tempi medi di attesa variano da zona a zona.

Lettera di conferma dell’appuntamento

Nei giorni successivi ti arriverà all’indirizzo che hai dato al funzionario una lettera. Si tratta della lettera che conferma l’appuntamento preso, con tutti i dati necessari. Si tratta di una lettera siglata Royal Mail. Questo ti aiuterà ad identificarla nella posta che riceverai. In alcuni casi, specialmente se non si comunica l’indirizzo di residenza in modo esatto, la lettera di conferma potrebbe anche non arrivare. Nel caso non disperare: la lettera è solamente un elemento formale.

Interview al Job Centre: documenti richiesti e domande

Arrivati al giorno dell’appuntamento, a cui ti consiglio vivamente di arrivare in orario (per evitare di non essere ricevuto), è necessario essere in possesso di alcuni documenti. Si tratta dei seguenti:

• Carta d’identità valida o passaporto;
• Una prova di residenza nel Regno Unito (es. bollette di utenze, contratto di affitto, lo statement della propria banca, etc);
• Una prova, se l’avete, che state lavorando (contratto di lavoro, busta paga, lettera di assunzione del datore di lavoro).

Questi documenti ti serviranno per essere pronto alla interview che il funzionario del Job Centre dovrà effettuare. Se hai ricevuto a casa la lettera di conferma dell’appuntamento troverai il tuo nome scritto sulla lista degli appuntamenti del giorno del Job Centre. In caso contrario, è necessario mostrare il numero di referenza lasciato dal funzionario al momento della telefonata al Call Centre.

Il funzionario del Job Centre a quel punto ti rilascerà un apposito modulo “Letter not received by customer”. Una volta compilato ti rilasceranno un cartellino numerico. Con questo sarai pronto per attendere il tuo turno.

Domande dell’interview

Il funzionario che ti riceverà è chiamato a farti alcune domande molto semplici. A prescindere da quale sia il tuo reale livello di conoscenza della lingua inglese riuscirai sicuramente a rispondere a tutto. Le principali domande riguardano i dati personali: nome, data di nascita, indirizzo di residenza in Italia etc.

A queste si aggiungono domande sul tuo soggiorno nel Regno Unito: residenza, cellulare, data di arrivo, motivo del soggiorno, tipo di lavoro che state cercando etc. Infine, ci sarà sicuramente qualche domanda sulle tue precedenti esperienze in UK, per lavoro o studio. Ed infine, ti chiederanno quanto tempo intendi restare nel Regno Unito.

Alla fine dell’incontro il funzionario ti lascerà il vostro documento di identità ed un secondo numero di referenza. Numero che dovrai conservare con cura. Questo è, infatti, il numero da comunicare al Job Centre, se la lettera contenente il codice non dovesse arrivare a destinazione.

Lettera con il numero NIN: tempi di arrivo

Chiusa l’intervista non resta attendere l’arrivo al tuo indirizzo di residenza della lettera contenente il NIN. In pratica il Job Centre prenderà i tuoi dati personali che hai comunicato e li invierà agli uffici di Glasgow. Qui i funzionari controlleranno nuovamente la correttezza delle informazioni inserite. Nel caso di esito positivo approveranno la tua pratica. Ti invieranno il numero unico all’HMRC, l’Her Majesty’s Revenue and Customs Service che provvederà ad inviarti via posta il tuo National Insurance Number.

Cosa fare se la lettera non arriva?

Tieni presente che in media la lettera contenente il NIN arriva con tempi di attesa che variano dalle due alle quattro settimane. Soltanto nel caso di mancata ricezione del codice dopo 4 settimane. Oppure nel caso in cui tu abbia cambiato il tuo indirizzo di residenza a Londra, potrai contattare il Glasgow Phone Number 08456415008 per chiedere informazioni. Troverai un operatore che risponderà alle vostre domande dal lunedì al venerdì, dalle ore 9:30 alle 12:00 e dalle ore 14:00 alle ore 16:30.

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