Flussi di cassa in una holding internazionale: dividendi, royalties e management fees

Le royalties rappresentano il flusso più esposto al rischio di contestazione in una struttura holding internazionale, per una ragione strutturale: la proprietà legale di un bene immateriale, marchio, brevetto, know-how, software, è facilmente trasferibile tra entità del gruppo, ma il diritto economico a percepire la royalty spetta esclusivamente al soggetto che esercita le funzioni di controllo e sviluppo dell’asset. Questa distinzione, codificata nelle Linee Guida OCSE sul Transfer Pricing (Capitolo VI, edizione 2022), è il punto di partenza di qualsiasi verifica fiscale sui flussi di remunerazione intra-gruppo per l’utilizzo di intangibili.

La ritenuta ordinaria applicabile alle royalties corrisposte a soggetti non residenti è del 30% ai sensi dell’art. 25 del DPR n. 600/73. L’abbattimento o l’azzeramento di questa ritenuta è possibile tramite la Direttiva Interessi e Canoni (2003/49/CE, recepita dall’art. 26-quater DPR 600/73, oggi art. 53 D.Lgs. 33/2025) per i flussi intra-UE, oppure tramite le aliquote ridotte previste dalle convenzioni bilaterali. In entrambi i casi, il beneficio è condizionato alla qualifica di beneficiario effettivo della holding percettrice e questa qualifica, nella prassi dei controlli, viene sistematicamente messa in discussione quando la holding non esercita funzioni DEMPE sull’intangibile oggetto della licenza.

Chi ha diritto alla royalty: proprietà legale vs. controllo economico dell’IP

Le Linee Guida OCSE distinguono nettamente tra proprietà legale e titolarità economica di un intangibile. La società che detiene formalmente il marchio o il brevetto nel registro non ha automaticamente diritto all’intera royalty generata dal suo sfruttamento commerciale. Il diritto alla remunerazione deriva dall’esercizio delle funzioni DEMPE: chi sviluppa, migliora, mantiene, protegge e sfrutta economicamente l’asset è il soggetto a cui deve essere allocato il reddito corrispondente.

Nella prassi professionale questo produce una conseguenza operativa concreta: se una holding estera detiene la proprietà legale del marchio ma le funzioni di sviluppo e protezione sono svolte dalla controllata italiana, tramite il team marketing, l’ufficio legale interno, le attività di enforcement, allora la royalty pagata alla holding è totalmente o parzialmente ingiustificata sul piano economico. L’Agenzia delle Entrate può disconoscere la deducibilità in capo alla pagante italiana e contestare l’applicazione dell’aliquota ridotta sulla ritenuta in uscita, come confermato dalla Corte di Cassazione nella sentenza n. 18xviiii/2024 sul caso della consociata tedesca che ritrasferiva integralmente i canoni ricevuti alla casa madre statunitense.

Una struttura difendibile richiede che la holding licenziante eserciti funzioni DEMPE reali e documentate, non solo che detenga formalmente l’asset. Questo significa personale dedicato alla gestione dell’IP, budget allocato alle attività di sviluppo e protezione, contratti di enforcement intestati alla holding, e decisioni strategiche sull’utilizzo dell’intangibile prese autonomamente nella giurisdizione di residenza.

Leggi anche: Beneficiario effettivo sulle royalties estere: i 3 test della Cassazione per la ritenuta agevolata.

Le funzioni DEMPE e come si documentano

Le funzioni DEMPE (Development, Enhancement, Maintenance, Protection, Exploitation) sono il framework analitico con cui le Linee Guida OCSE identificano chi, all’interno di un gruppo multinazionale, contribuisce alla creazione e al mantenimento del valore di un intangibile. Ciascuna funzione corrisponde a un’attività specifica e a una forma di remunerazione difendibile.

La documentazione delle funzioni DEMPE ai fini della difendibilità del flusso royalty deve coprire almeno cinque elementi. Il primo è la mappa funzionale: per ogni funzione DEMPE, identificare quale entità del gruppo la svolge, con quale personale, con quale budget e con quale frequenza. Il secondo è il registro delle decisioni strategiche: verbali del consiglio di amministrazione della holding licenziante che attestino decisioni autonome su investimenti nell’IP, rinnovi dei marchi, azioni legali di enforcement. Il terzo è la documentazione contrattuale: il contratto di licenza deve riflettere la reale allocazione delle funzioni DEMPE, non solo trasferire formalmente il diritto d’uso. Il quarto è l’analisi di comparabilità: il tasso di royalty deve essere confrontabile con quello applicato in transazioni tra parti indipendenti per intangibili analoghi, utilizzando metodi OCSE riconosciuti (CUP, profit split). Il quinto è la coerenza con la struttura operativa: i flussi finanziari effettivi — chi paga cosa e a chi — devono essere coerenti con la mappa funzionale dichiarata nella documentazione di transfer pricing.

Nella prassi, il punto più critico è la coerenza tra funzioni DEMPE dichiarate nel Masterfile e funzioni effettivamente svolte. Una discrepanza tra quanto dichiarato nella documentazione e quanto emerge dai contratti di lavoro, dalle email operative o dall’organizzazione interna è sufficiente per far crollare l’intera difesa documentale.

Ritenuta art. 25 DPR 600/73 e Direttiva Interessi e Canoni 2003/49/CE

L’esenzione dalla ritenuta sulle royalties in uscita verso holding UE è disciplinata dall’art. 26-quater del DPR 600/73 (oggi confluito nell’art. 53 del D.Lgs. 33/2025), che recepisce la Direttiva 2003/49/CE. I requisiti per accedere all’esenzione sono cumulativi: la holding percettrice deve rivestire una delle forme societarie elencate nell’allegato della Direttiva; deve essere fiscalmente residente in uno Stato membro UE senza essere considerata residente fuori dall’UE ai sensi di una convenzione bilaterale; deve essere soggetta a imposta societaria nello Stato di residenza senza beneficiare di esenzioni; deve detenere una partecipazione diretta qualificata nel soggetto erogante italiano.

Il punto critico operativo è che l’esenzione non è automatica: richiede la presentazione di apposita documentazione al sostituto d’imposta italiano prima del pagamento. La Corte di Cassazione ha adottato un orientamento restrittivo sull’approccio look-through, escludendo che i requisiti possano essere soddisfatti in via indiretta attraverso la catena partecipativa. Se la holding percettrice non soddisfa autonomamente tutti i requisiti, la ritenuta ordinaria del 30% si applica integralmente, con impossibilità di recupero ex post salvo ricorso alle procedure amichevoli (MAP) previste dalle convenzioni bilaterali.

Per le royalties verso holding extra-UE, il riferimento è l’aliquota ridotta prevista dall’art. 12 della convenzione bilaterale applicabile. Anche in questo caso il test del beneficiario effettivo è condizione necessaria: come confermato dalla Cassazione sul caso della consociata tedesca che ritrasferiva i canoni alla casa madre statunitense, l’applicazione dell’aliquota convenzionale ridotta viene disconosciuta quando la holding percettrice è obbligata, contrattualmente o di fatto, a ritrasferire i proventi ricevuti.

Management fees: benefit test, mark-up e penalty protection

Le management fees sono il flusso infragruppo su cui l’Agenzia delle Entrate concentra il maggior numero di contestazioni nelle verifiche su strutture holding internazionali. La ragione è duplice: da un lato, la natura dei servizi di direzione e coordinamento è intrinsecamente difficile da quantificare e documentare; dall’altro, la giurisprudenza della Corte di Cassazione ha progressivamente alzato la soglia probatoria richiesta al contribuente, adottando un orientamento che la stessa Transfer Pricing Italy definisce “sempre più aggressivo”. L’approccio corretto non è costruire una difesa sul prezzo, ma costruire prima una prova inattaccabile sulla realtà e utilità del servizio ricevuto.

Il benefit test: prima la realtà del servizio, poi il prezzo

Il benefit test è il primo livello di verifica che l’Agenzia delle Entrate applica alle management fees. La domanda non è “quanto costa il servizio?” ma “il servizio è stato davvero prestato e ha prodotto un vantaggio economico misurabile per la società che lo ha pagato?”. Questa sequenza logica — realtà del servizio prima, congruità del prezzo poi — è confermata dall’orientamento consolidato della Cassazione, che ha ritenuto indeducibili le management fees documentate dal solo contratto quadro e da fatture con descrizioni generiche come “supporto tecnico/operativo” o “servizi di management”.

Nella prassi professionale, il benefit test richiede una documentazione analitica strutturata su tre livelli. Il primo livello è la prova dell’erogazione: reportistica interna, email operative, verbali di riunione, deliverable concreti che attestino l’effettiva prestazione del servizio nei periodi di riferimento. Il secondo livello è la prova dell’utilità: dimostrazione che il servizio ha prodotto un vantaggio economico o strategico specifico per la società ricevente — riduzione di costi, accesso a competenze non disponibili internamente, miglioramento dei processi operativi. Il terzo livello è la prova della non duplicazione: i servizi ricevuti dalla holding non devono sovrapporsi a funzioni già svolte internamente dalla controllata o acquistate da fornitori terzi. Una sovrapposizione anche parziale è sufficiente per far scattare la contestazione di inerenza.

Un elemento critico spesso trascurato riguarda i cosiddetti shareholder services: le attività svolte dalla holding nell’interesse esclusivo dei propri soci — reportistica per gli investitori, compliance societaria della capogruppo, attività di governance interna — non sono addebitabili alle controllate perché non producono alcun vantaggio economico per queste ultime. La distinzione tra servizi genuinamente infragruppo e shareholder services deve essere esplicitata nel contratto di service agreement e nella documentazione di transfer pricing.

Low value-adding services e il safe harbour al 5% (BEPS Action 10)

Le Linee Guida OCSE sul Transfer Pricing, aggiornate nel 2017 per recepire il progetto BEPS, introducono al Capitolo VII un approccio semplificato per la determinazione del prezzo arm’s length dei servizi infragruppo a basso valore aggiunto (low value-adding services). Questo safe harbour è lo strumento più utile nella prassi per le management fees di natura routinaria, perché consente di applicare un mark-up del 5% sui costi diretti e indiretti senza necessità di una sottostante analisi di benchmark, che in molti casi sarebbe costosa e di difficile reperimento.

I servizi che rientrano nell’approccio semplificato devono soddisfare quattro condizioni cumulative: hanno natura di supporto e non fanno parte del core business del gruppo; non richiedono l’utilizzo di intangibili unici e di valore; non comportano l’assunzione o il controllo di rischi significativi da parte del prestatore; non producono un valore rilevante per chi li eroga o per chi li riceve in termini di differenziazione competitiva. Rientrano tipicamente in questa categoria i servizi di contabilità e reporting, i servizi HR di supporto, l’assistenza legale routinaria, i servizi IT di manutenzione ordinaria e il supporto amministrativo generale.

Non rientrano invece nell’approccio semplificato — e richiedono quindi una piena analisi di comparabilità — i servizi di ricerca e sviluppo, i servizi di vendita e marketing strategico, i servizi finanziari che comportano assunzione di rischio, e qualsiasi servizio che costituisca il core business del gruppo. Per questi, il metodo più utilizzato nella prassi italiana è il Cost Plus (margine lordo sul costo del prestatore) o il TNMM (Transactional Net Margin Method, basato sul margine operativo netto), con benchmark analysis su database internazionali riconosciuti dall’Agenzia delle Entrate.

La documentazione idonea: Masterfile, Country File e marca temporale

Il Provvedimento AE n. 360494 del 23 novembre 2020 definisce i requisiti della documentazione idonea ai fini della penalty protection sul transfer pricing, ovvero la disapplicazione della sanzione per infedele dichiarazione prevista dall’art. 1, co. 6, D.Lgs. 471/97 in caso di rettifica dei prezzi di trasferimento da parte dell’Agenzia. La documentazione idonea si compone di due elementi: il Masterfile, che descrive il gruppo multinazionale nella sua globalità, struttura, attività, politica di transfer pricing, intangibili rilevanti, e la Documentazione Nazionale (Country File), che analizza le transazioni specifiche della società italiana con le consociate estere.

Per le management fees, la Documentazione Nazionale deve contenere almeno: la descrizione analitica dei servizi ricevuti per categoria, l’analisi funzionale del prestatore e del ricevente, la scelta motivata del metodo di transfer pricing applicato, la benchmark analysis o la dichiarazione di applicazione del safe harbour BEPS Action 10 con relativa motivazione, e i contratti intercompany aggiornati che riflettano le condizioni effettivamente praticate.

Il requisito formale più critico introdotto dal Provvedimento 2020 è la firma elettronica con marca temporale: la documentazione deve essere sottoscritta dal legale rappresentante con apposizione della marca temporale entro la data di presentazione della dichiarazione dei redditi per l’anno fiscale di riferimento. La mancata apposizione della marca temporale, anche in presenza di documentazione sostanzialmente corretta, preclude l’accesso alla penalty protection. In caso di verifica fiscale, la documentazione deve essere consegnata entro 20 giorni dalla richiesta dei verificatori.

Matrice del rischio: come valutare la tenuta complessiva della struttura

La tenuta complessiva di una struttura holding internazionale sui flussi infragruppo dipende dall’interazione di tre variabili operative: la giurisdizione della holding (UE con trattato favorevole, UE senza trattato specifico, o extra-UE), il livello di sostanza economica dimostrabile (alta, media o bassa), e lo stato della documentazione di transfer pricing (completa e conforme al Provvedimento 2020, parziale, o assente). Il livello di rischio non è la somma dei rischi sui singoli flussi: una struttura con sostanza economica insufficiente espone simultaneamente tutti e tre i flussi alla contestazione, con effetto moltiplicativo sulle sanzioni applicabili.

Le tre tabelle che seguono sono uno strumento operativo di autovalutazione per flusso. Per ciascuna, individua lo scenario che descrive la situazione attuale della struttura e leggi il livello di rischio con l’azione prioritaria corrispondente.

Dividendi: matrice del rischio

Royalties: matrice del rischio

Management fees: matrice del rischio

Un elemento trasversale da tenere presente: quando due o più flussi presentano contemporaneamente un livello di rischio MEDIO o ALTO, la priorità di intervento non segue l’ordine della tabella ma la sequenza di esposizione temporale. Le management fees vengono fatturate con frequenza periodica — mensile o trimestrale — e generano contestazioni immediate sull’inerenza; le royalties espongono al rischio sulla ritenuta in uscita al momento di ciascun pagamento; i dividendi presentano il rischio di importo più elevato ma con frequenza tipicamente annuale. Un piano di messa in compliance deve quindi partire dalle management fees, procedere con la struttura IP e concludere con la revisione della catena dividendi prima della successiva delibera di distribuzione.

I casi più frequenti che incontriamo nella pratica professionale

Nella prassi professionale, le strutture holding internazionali che presentano il profilo di rischio più elevato non sono quelle costruite in modo evidentemente artificioso. Sono quelle nate con una logica imprenditoriale genuina, cresciute nel tempo senza aggiornare la documentazione, e che nel momento della verifica fiscale si trovano esposte su tutti e tre i flussi simultaneamente. Il caso che descriviamo di seguito è rappresentativo di questa casistica.

Holding olandese con tre flussi attivi e documentazione ferma al momento della costituzione

Un gruppo industriale italiano di medie dimensioni aveva costituito una holding in Olanda circa otto anni prima della nostra analisi, con una logica inizialmente corretta: accentrare la titolarità del marchio di gruppo, coordinare le attività delle controllate estere e ricevere i dividendi dalle partecipate. Al momento della costituzione era stata predisposta una documentazione di transfer pricing di base e un contratto di licenza per le royalties. Da allora, nulla era stato aggiornato.

Nella nostra esperienza, questo è il punto di rottura più frequente: la struttura viene costituita correttamente, poi la documentazione rimane ferma mentre il gruppo evolve. Negli otto anni successivi la controllata italiana aveva sviluppato internamente nuove varianti del marchio, gestito direttamente le campagne di enforcement legale e finanziato con risorse proprie le attività di redesign. In sostanza, aveva assunto de facto tutte le funzioni DEMPE sull’IP, mentre la holding olandese continuava a incassare la royalty come se nulla fosse cambiato.

Il quadro al momento dell’analisi era il seguente: le royalties erano esposte a rischio ALTO per disallineamento tra funzioni DEMPE dichiarate e funzioni effettivamente svolte; le management fees, fatturate dalla holding per servizi di coordinamento strategico, non erano supportate da alcun deliverable aggiornato né da una benefit test analysis, con contratti risalenti alla costituzione; i dividendi erano distribuiti regolarmente in esenzione di ritenuta ex art. 27-bis, ma la holding olandese nel frattempo aveva ridotto il personale a una sola figura amministrativa part-time, rendendo la sostanza economica difficilmente difendibile davanti a un verificatore.

Il piano di intervento ha richiesto circa sei mesi: ridefinizione contrattuale dell’allocazione delle funzioni DEMPE con retrodatazione documentata della transizione, predisposizione ex novo di Masterfile e Country File con marca temporale, sospensione temporanea delle management fees fino alla ricostruzione del benefit test, e rafforzamento della struttura olandese con l’inserimento di un amministratore locale con mandato gestionale reale. I dividendi della distribuzione successiva sono stati sospesi fino al completamento del presidio documentale sulla sostanza.

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