Contratti per servizi infragruppo: condizioni di deducibilità

I contratti per servizi infragruppo rappresentano un elemento cruciale per la gestione delle relazioni tra società appartenenti allo stesso gruppo. Tali contratti permettono di allocare in maniera efficiente i costi e i benefici derivanti da servizi condivisi, come supporto amministrativo, contabile, legale o commerciale. La contrattualistica è elemento indispensabile in ogni politica infragruppo. Mi riferisco soprattutto alle prestazioni di servizi accentate sulla holding ed offerte alle varie controllate.

Gestire correttamente questi accordi non è solo una necessità per migliorare l’efficienza aziendale, ma è anche fondamentale per garantire il rispetto delle normative fiscali e ridurre il rischio di sanzioni. In questo articolo, analizzeremo le diverse tipologie di contratti per servizi infragruppo, le loro implicazioni fiscali, le condizioni di deducibilità e come la documentazione necessaria possa supportare una corretta gestione fiscale.

Cos’è un contratto per servizi infragruppo?

I contratti per servizi infragruppo sono accordi che regolamentano la fornitura di servizi tra le diverse entità appartenenti a uno stesso gruppo societario. Questi contratti possono riguardare un’ampia varietà di prestazioni, come servizi amministrativi, contabili, marketing, gestione delle risorse umane e supporto tecnologico.

L’obiettivo principale di questi contratti è ottimizzare le risorse del gruppo, realizzando economie di scala e riducendo i costi gestionali tramite l’accentramento dei servizi presso la holding o una specifica società capogruppo. Questo approccio consente di evitare la duplicazione di funzioni e di allocare le risorse in modo strategico.

Tipologie di contratti infragruppo

Esistono diverse tipologie di contratti per servizi infragruppo, in funzione delle esigenze specifiche del gruppo e della natura dei servizi forniti. Le due principali categorie di accordi sono:

• Services agreement: Contratti in cui una o più entità del gruppo si impegnano a fornire servizi centralizzati, come la consulenza legale o amministrativa, in cambio di un corrispettivo che potrebbe non essere direttamente legato al costo sostenuto dalla società prestatrice;
• Cost sharing agreement: Accordi in cui le società del gruppo si dividono i costi di produzione o acquisto di beni e servizi, rendendoli disponibili per tutti i partecipanti. Questo approccio permette una distribuzione dei costi equa tra le società partecipanti.

Le spese di regia

Le attività svolte nell’esercizio della funzione di azionista da parte della casa madre danno luogo a costi denominati anche spese di regia. Si tratta delle spese di direzione, organizzazione e coordinamento, che possono consistere in:

• Costi per le attività relative alla struttura giuridica della capogruppo. Adunanze degli azionisti della capogruppo, emissione di azioni della capogruppo, costi del comitato di supervisione;
• Costi relativi ai resoconti nei confronti della capogruppo. Incluso il consolidamento;
• Oppure, costi di raccolta fondi per l’acquisto di partecipazioni da parte della controllante.

Può capitare che i contribuenti instaurino rapporti complessi ed onerosi senza sufficiente supporto contrattuale e non prestino adeguata attenzione a che i costi siano allocati in capo alla società che si aspetta di trarre beneficio dal loro sostenimento.

Pertanto occorre avere consapevolezza della necessità che i contratti infragruppo documentino la disciplina dei rapporti tra le consociate sulla base delle esigenze aziendali sottostanti. Questo al fine di fornire servizi da cui la beneficiaria possa trarre effettiva utilità e a valore normale.

La disciplina fiscale dei contratti per servizi infragruppo

Uno degli aspetti più delicati nella gestione dei contratti per servizi infragruppo è la deducibilità dei costi sostenuti dalle società che ricevono i servizi. Affinché i costi siano deducibili, devono essere rispettati alcuni requisiti chiave, tra cui certezza, inerenza e congruità. Questo significa che il costo deve essere certo, pertinente all’attività d’impresa e proporzionato rispetto ai benefici ottenuti.

L’inerenza rappresenta il legame tra il costo sostenuto e l’attività produttiva dell’impresa. Secondo le linee guida OCSE (transfer price), i servizi forniti infragruppo devono apportare un effettivo beneficio economico alla società che li riceve, dimostrando che il costo è effettivamente legato alla produzione di beni o servizi dell’impresa.

L’approccio dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate esercita un controllo particolarmente attento sui contratti per servizi infragruppo, al fine di verificare la corretta allocazione dei costi e dei ricavi. Questo controllo mira a evitare che i corrispettivi applicati nelle transazioni infragruppo siano diversi da quelli che verrebbero applicati tra operatori indipendenti, seguendo il cosiddetto principio del valore normale (arm’s length principle).

In base all’articolo 110, comma 7 del DPR n. 917/86 (TUIR), l’Agenzia delle Entrate ha il potere di rettificare i corrispettivi infragruppo che non rispettano il valore di mercato, potendo disconoscere la deducibilità di quei costi che non soddisfano i requisiti di certezza, inerenza e congruità.

Documentazione necessaria per i contratti infragruppo

Per garantire la deducibilità fiscale dei costi derivanti da contratti per servizi infragruppo, è fondamentale disporre di una solida documentazione di supporto. Gli elementi documentali chiave sono i seguenti.

Contratto intercompany

Deve essere presente un contratto valido e vincolante, stipulato prima dell’inizio delle prestazioni, che descriva dettagliatamente i servizi forniti, i corrispettivi e le modalità di pagamento. Questo contratto deve specificare anche i benefici attesi e gli obiettivi dei servizi prestati, per dimostrare la necessità e l’utilità economica delle prestazioni. Inoltre, è consigliabile allegare eventuali termini e condizioni specifiche che regolano la gestione dei disservizi o delle problematiche operative, così da prevenire possibili contestazioni.

Organigramma del gruppo

Deve essere evidenziata la struttura organizzativa del gruppo e le funzioni svolte da ciascuna entità. Questo permette di dimostrare che i servizi forniti non sono duplicati e che la loro gestione è accentrata per ottimizzare le risorse. L’organigramma deve indicare chiaramente le responsabilità e la catena di comando, mostrando come le funzioni amministrative e operative siano ripartite e gestite. Questo supporto è fondamentale per comprovare che la gestione è in linea con le best practices aziendali e che l’accentramento dei servizi è giustificato in termini di efficienza e risparmio economico.

Reportistica a livello di gruppo

Documenti che mostrano i servizi prestati e i relativi costi, permettendo di evidenziare i benefici ottenuti da ciascuna società. La reportistica deve essere aggiornata periodicamente (ad esempio, su base trimestrale) e deve contenere dettagli sui costi effettivamente sostenuti e i criteri di ripartizione utilizzati. È importante che i report illustrino anche eventuali scostamenti tra il costo preventivato e quello effettivamente sostenuto, accompagnati da spiegazioni dettagliate delle cause di tali variazioni. In tal modo, la documentazione sarà più completa e trasparente, facilitando l’attività di verifica da parte dell’Amministrazione Finanziaria.

Distribuzione delle funzioni e assenza di duplicazioni

La documentazione deve dimostrare che non vi è duplicazione di costi tra le entità del gruppo, assicurando che le funzioni sono suddivise in modo efficiente. Devono essere presenti evidenze dettagliate su come le funzioni siano ripartite e gestite senza sovrapposizioni. Questo implica fornire prove del fatto che ogni funzione viene svolta da un’unica entità del gruppo, evitando duplicazioni che potrebbero generare inefficienze o costi non giustificati. In alcuni casi, è utile includere anche una dichiarazione formale delle società coinvolte che attesti l’assenza di duplicazioni.

Documentazione supplementare

Oltre agli elementi già citati, è raccomandabile disporre di ordini di lavoro, registri delle attività e piani di progetto, che forniscano evidenza delle attività svolte e del loro valore aggiunto per le società beneficiarie. Questi documenti aiutano a dimostrare non solo l’esistenza del servizio, ma anche la sua effettiva erogazione e il suo impatto positivo sull’efficienza operativa del gruppo.

Il ruolo del Revisore Legale

Un altro aspetto cruciale per la deducibilità dei costi è la certificazione da parte di un Revisore Legale, che deve confermare l’effettivo sostenimento dei servizi, la congruità dei costi e la correttezza delle ripartizioni tra le società del gruppo.

Questa certificazione rappresenta un elemento chiave per ridurre il rischio di contestazioni da parte dell’Amministrazione Finanziaria. Il Revisore Legale, oltre a verificare la conformità della documentazione, deve valutare anche la coerenza delle prestazioni fornite con quanto indicato nei contratti intercompany e nei report periodici. È consigliabile che la revisione si estenda alla verifica dell’utilità concreta dei servizi per la società beneficiaria, accertandosi che i costi sostenuti siano giustificati dal punto di vista economico e funzionale. Inoltre, la certificazione può essere rafforzata includendo dichiarazioni formali sulle metodologie utilizzate per la ripartizione dei costi e la loro effettiva applicazione.

Le variabili che incidono sul corrispettivo infragruppo

La determinazione del corrispettivo nei contratti per servizi infragruppo è una fase delicata, che deve rispettare i principi indicati dalle linee guida OCSE sui prezzi di trasferimento. Le variabili principali che incidono sulla determinazione del corrispettivo includono:

• Utilità del servizio: Verificare se il servizio fornisce un vantaggio economico o commerciale alla società destinataria. È necessario dimostrare che il servizio è strettamente funzionale all’attività produttiva e che il suo costo è giustificato dai benefici che apporta alla società beneficiaria;
• Comparazione con il mercato: Valutare se il corrispettivo richiesto è in linea con quello applicato in condizioni di mercato tra operatori indipendenti. Per questo scopo, è utile condurre analisi di benchmarking, confrontando i prezzi praticati per servizi simili nel mercato di riferimento. Tale comparazione può essere effettuata utilizzando basi di dati di transazioni comparabili e considerando anche le condizioni specifiche dei servizi prestati:
• Duplicazione: Assicurarsi che il servizio non sia già fornito da un altro membro del gruppo o da un soggetto terzo. Qualora siano presenti servizi simili, è importante specificare le differenze tra questi e quelli forniti in ambito infragruppo, evidenziando la loro complementarietà o necessità. La duplicazione dei servizi è uno degli aspetti maggiormente scrutinati dall’Amministrazione Finanziaria, poiché potrebbe nascondere costi non necessari o sovrapposizioni inefficaci;
• Compatibilità con il settore: Il servizio deve essere compatibile con il settore di attività del gruppo, evitando prestazioni non pertinenti. La documentazione deve dimostrare la coerenza tra il tipo di servizio fornito e il settore specifico in cui opera la società beneficiaria, garantendo che le attività siano pienamente in linea con gli obiettivi strategici dell’impresa.

Arm’s Length Principle e benefit test

Il principio del valore normale (arm’s length principle) rappresenta lo standard di riferimento per verificare se un servizio infragruppo è stato fornito a condizioni di mercato. Questo principio viene verificato tramite il benefit test, che valuta se un servizio genera un effettivo vantaggio per la società che lo riceve e se il prezzo applicato è comparabile a quello praticato tra entità indipendenti.

Il benefit test implica un’analisi dettagliata delle condizioni economiche del servizio, delle alternative disponibili sul mercato e del valore aggiunto che la prestazione offre. Inoltre, il benefit test dovrebbe essere documentato attraverso relazioni dettagliate che descrivono i benefici tangibili e intangibili derivanti dal servizio, supportate da indicatori di performance che dimostrino il miglioramento ottenuto grazie alla prestazione infragruppo.

Accertamenti tributari sui contratti per servizi infragruppo

I contratti per servizi infragruppo sono frequentemente oggetto di accertamenti tributari da parte dell’Agenzia delle Entrate. Gli aspetti che vengono maggiormente scrutinati riguardano la correttezza dei corrispettivi e la deducibilità dei costi. In particolare, l’Amministrazione Finanziaria si concentra sulla verifica dell’effettività dei servizi e sull’inerenza dei costi sostenuti, spesso preferendo contestare il requisito di inerenza piuttosto che concentrarsi sulla congruità del prezzo in chiave di transfer pricing.

Contestazioni possibili

In caso di accertamenti negativi, l’Agenzia delle Entrate può disconoscere la deducibilità dei costi sostenuti, con possibili conseguenze economiche significative per le società coinvolte. Le principali contestazioni possono riguardare:

• Mancanza di documentazione adeguata a giustificare i costi;
• Inerenza non dimostrata dei costi rispetto all’attività produttiva;
• Costo incongruente rispetto al valore di mercato, con rettifiche conseguenti al valore normale.

L’Amministrazione Finanziaria, infatti, ha facoltà di disconoscere la deducibilità dei costi dal reddito di impresa e la detraibilità dell’IVA sulla base degli articoli 109 del DPR n 917/86 e articolo 19 del DPR n 633/72. Questo quando tali costi non presentino le caratteristiche di certezza, inerenza e congruità con l’attività svolta.

I rilievi dell’Agenzia delle Entrate in materia di contratti per servizi infragruppo attengono prevalentemente proprio alla mancanza del requisito di effettività ed inerenza.

L’inerenza in questi casi domina sulle contestazioni in materia di transfer price, in considerazione di un duplice vantaggio in capo all’Amministrazione procedente:

• Il primo è processuale, rappresentato dal fatto che incombe sul contribuente l’onere della prova dei presupposti dei costi ed oneri deducibili concorrenti alla determinazione del reddito d’impresa. Compresa la loro inerenza e la loro diretta imputazione ad attività produttive di ricavi;
• Il secondo consiste nella possibilità di contestare sotto il profilo dell’effettività ed inerenza. Non solo transazioni con società non residenti nel territorio dello Stato, ma anche transazioni tra società di diritto interno.

Best practices per la gestione dei contratti

Per ridurre il rischio di sanzioni e garantire la deducibilità dei costi nei contratti per servizi infragruppo, è importante seguire alcune best practices:

1. Stipulare contratti chiari e dettagliati: I contratti devono essere dettagliati e contenere informazioni su servizi, corrispettivi e modalità operative.
2. Mantenere una documentazione completa: Ogni transazione deve essere supportata da documenti che dimostrino il vantaggio economico ottenuto.
3. Verificare periodicamente la congruità dei corrispettivi: I corrispettivi devono essere regolarmente verificati per assicurarsi che siano in linea con il valore di mercato.
4. Evitare la duplicazione dei servizi: Assicurarsi che i servizi non siano forniti da più entità all’interno del gruppo per evitare contestazioni sulla duplicazione dei costi.
5. Certificazione dei costi: Ricorrere periodicamente alla certificazione dei costi da parte di un Revisore Legale, che possa attestare la congruità e l’effettività delle prestazioni erogate. La certificazione deve includere una valutazione approfondita dell’inerenza e del valore aggiunto dei servizi per la società beneficiaria.
6. Utilizzare analisi di benchmarking: Eseguire periodiche analisi di confronto con i prezzi di mercato per servizi simili, garantendo che i costi praticati siano in linea con quelli di operatori indipendenti.

Conclusioni

I contratti per servizi infragruppo sono uno strumento essenziale per una gestione efficace delle relazioni tra società appartenenti allo stesso gruppo, ma devono essere gestiti con attenzione per evitare contestazioni fiscali. La corretta documentazione, il rispetto del principio del valore normale e la verifica dell’inerenza e congruità dei costi sono aspetti fondamentali per garantire la deducibilità fiscale e minimizzare il rischio di sanzioni.

Per una consulenza personalizzata sulla gestione dei contratti infragruppo, non esitare a contattare un professionista esperto. Una corretta pianificazione può aiutarti a evitare problematiche con il fisco e a garantire la massima efficienza nella gestione dei costi aziendali.

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