Il contratto di allotment rappresenta una pratica consolidata nel settore dell’ospitalità e del turismo e può assumere differenti forme. Questo tipo di contratto si stabilisce tra un fornitore di servizi di alloggio, come un hotel, e un operatore turistico o un’agenzia di viaggi. Si tratta di un accordo atipico che definisce i rapporti tra fornitori e acquirenti. In pratica, il fornitore si impegna a riservare una quantità predeterminata di camere o immobili per un periodo stabilito, mentre l’acquirente si assume l’impegno di vendere tali camere o immobili alla propria clientela.
È proprio la distribuzione del rischio dell’invenduto a giocare un ruolo cruciale, variando in base alle specifiche clausole contrattuali. Tra le opzioni disponibili, spicca il contratto vuoto per pieno, noto anche come contratto di allotment con garanzia piena. Questo tipo di accordo si pone l’obiettivo di assicurare una fornitura costante e affidabile di servizi e alloggi, garantendo allo stesso tempo una gestione finanziaria ottimizzata e una redditività sostenibile per tutte le parti coinvolte.
L’operatore turistico si avvantaggia di questa sistemazione garantita, spesso a un prezzo ridotto, che può poi essere offerto ai clienti. A sua volta, l’hotel può beneficiare di una maggiore stabilità e prevedibilità nelle prenotazioni. Ci sono diverse modalità con cui può essere gestito questo tipo di contratto. Prima di esaminare nel dettaglio, è opportuno comprendere i meccanismi che caratterizzano la disciplina delle locazioni turistiche, nonché le varie tipologie ad esso associate.
Indice degli Argomenti
Contratti di allotment: le tre tipologie
I contratti di allotment offrono una serie di vantaggi sia per gli intermediari, come le agenzie di viaggio e i tour operator, sia per gli alberghi o i proprietari di immobili, che spesso li rendono una scelta attraente per entrambe le parti coinvolte. Questi accordi forniscono una via per ridurre il rischio finanziario per gli intermediari e aumentare la sicurezza e la prevedibilità per gli alberghi o i proprietari di immobili.
Esistono tre tipi principali di contratti di allotment nel settore dell’ospitalità e del turismo, ognuno con caratteristiche e implicazioni diverse:
- Contratti di allotment senza garanzia: l’agenzia di viaggi o l’intermediario non è vincolato ad acquistare un numero minimo di camere. L’albergo o il proprietario di immobili riserva una certa quantità di camere per l’agenzia, ma se quest’ultima non riesce a venderle, non è obbligata ad acquistarle. Questo tipo di contratto offre una certa flessibilità all’agenzia, ma può generare incertezza per l’albergo, che potrebbe trovarsi con camere invendute;
- Contratti di allotment parzialmente garantiti: l’agenzia di viaggi si impegna ad acquistare un numero minimo di camere, ma ha la possibilità di vendere un numero maggiore se c’è domanda. Per gli immobili di privati, potrebbe essere previsto l’acquisto di un certo numero di notti mensili o annuali. Questo tipo di contratto offre un equilibrio tra sicurezza per l’albergo e flessibilità per l’agenzia;
- Contratti di allotment con garanzia piena: questa categoria, conosciuta anche come contratti vuoto per pieno, rappresenta la massima forma di sicurezza per l’albergo o il proprietario di immobili. Qui, l’agenzia di viaggi si impegna a vendere tutte le camere o gli immobili riservati. Se l’agenzia non riesce a farlo, deve comunque acquistarli. Anche se offre sicurezza per il fornitore, comporta un rischio maggiore per l’agenzia, che potrebbe dover affrontare l’acquisto di camere invendute.
Tuttavia, è importante notare che i dettagli specifici dei contratti possono variare e possono influenzare l’efficacia di queste clausole. È qui che entra in gioco il contratto vuoto per pieno, dove i vantaggi diventano particolarmente evidenti, ma è fondamentale che entrambe le parti comprendano appieno i termini e le condizioni prima di firmare l’accordo.
Contratto vuoto per pieno: il funzionamento
Il contratto vuoto per pieno, anche conosciuto come contratto di allotment con garanzia, impone un obbligo reciproco sia al fornitore che all’operatore turistico. Il fornitore si impegna a rendere disponibili i servizi concordati, mentre l’operatore turistico è tenuto a pagare il prezzo stabilito, indipendentemente dalla quantità di clienti che acquistano effettivamente i servizi.
Questo tipo di accordo garantisce al fornitore una certa sicurezza finanziaria e la possibilità di pianificare le entrate e la prestazione dei servizi, come l’occupazione delle camere d’albergo. Anche se l’operatore turistico assume il rischio dell’invenduto, di solito beneficia di prezzi di acquisto più convenienti. Ciò consente, quindi, all’intermediario di godere di un margine di guadagno più ampio. L’obiettivo è quello di avere un rapporto win-win.
Clausole di rilascio se non è un contratto vuoto per pieno
Una clausola molto importante presente in un contratto di allotment è la clausola di rilascio. Questa clausola consente all’albergo o al proprietario di vendere ad altri, le stanze o gli immobili non venduti dall’agenzia di viaggio dopo una certa data. Tale clausola protegge l’albergo o il proprietario dalla possibilità che le stanze o gli immobili rimangano invendute.
Questa clausola può non essere presente nei contratti vuoto per pieno, in quanto l’intermediario si impegna a pagare tutte le stanze indipendentemente dal fatto che poi riesca a riempire o meno.
I vantaggi
I benefici dei contratti vuoto per pieno si estendono a tutte le parti coinvolte. Per i fornitori di servizi, questi contratti offrono una previsione più accurata della domanda e una gestione efficiente delle risorse, riducendo il rischio di sovrapproduzione o sottoutilizzo.
Gli acquirenti, come le agenzie di viaggio e i tour operator, godono di tariffe preferenziali e di una fornitura garantita di servizi, consentendo loro di offrire prezzi competitivi e pianificare viaggi in modo più sicuro. Senza dimenticare che per i fornitori di servizi, i contratti vuoto per pieno rappresentano, inoltre, una via per allargare l’offerta a un numero maggiore di clienti, tramite intermediari online o offline, dove le piattaforme online stanno sempre diventano più protagoniste.
Esempio di contratto
CONTRATTO DI ALLOTMENT
TRA
La società [NOME HOTEL/STRUTTURA RICETTIVA], con sede legale in [Indirizzo completo], C.F./P.IVA [Numero], iscritta al Registro delle Imprese di [Città] al n. [Numero REA], rappresentata legalmente dal Sig./Sig.ra [Nome Rappresentante Legale], in qualità di [Carica del Rappresentante Legale], (di seguito denominata “Hotel“)
E
La società [NOME AGENZIA VIAGGI/TOUR OPERATOR], con sede legale in [Indirizzo completo], C.F./P.IVA [Numero], iscritta al Registro delle Imprese di [Città] al n. [Numero REA], rappresentata legalmente dal Sig./Sig.ra [Nome Rappresentante Legale], in qualità di [Carica del Rappresentante Legale], (di seguito denominata “Agenzia“)
(Congiuntamente definite “le Parti”)
PREMESSO CHE
- L’Hotel è una struttura ricettiva che dispone di camere e servizi per l’ospitalità.
- L’Agenzia è un operatore turistico interessato a riservare un contingente di camere presso l’Hotel per la propria clientela.
- Le Parti intendono regolare i termini e le condizioni della presente collaborazione attraverso il presente contratto.
SI CONVIENE E STIPULA QUANTO SEGUE:
Art. 1 – Oggetto del Contratto 1.1 L’Hotel si impegna a mettere a disposizione dell’Agenzia, e l’Agenzia si impegna a tentare di vendere, un contingente di camere secondo le specifiche indicate nell’Allegato A (Tipologia camere, numero, periodi) che costituisce parte integrante e sostanziale del presente contratto. 1.2 L’Agenzia non assume alcun obbligo di acquisto delle camere in Allotment, ma si impegna a promuoverne la vendita presso la propria clientela.
Art. 2 – Durata del Contratto 2.1 Il presente contratto ha validità dal [Data Inizio] al [Data Fine], salvo eventuali proroghe da concordarsi per iscritto tra le Parti. 2.2 I periodi specifici di validità per ciascuna tipologia di camera sono dettagliati nell’Allegato A.
Art. 3 – Tariffe e Condizioni di Pagamento 3.1 Le tariffe nette riservate dall’Hotel all’Agenzia per le camere in Allotment sono specificate nell’Allegato B (Tariffe e Condizioni) del presente contratto. Tali tariffe sono da intendersi al netto di IVA (se applicabile) e di eventuali tasse di soggiorno, che saranno a carico del cliente finale e specificate separatamente. 3.2 Le tariffe sono confidenziali e non potranno essere divulgate a terzi senza il previo consenso scritto dell’Hotel. 3.3 L’Agenzia è libera di applicare il proprio mark-up sulle tariffe nette concordate. 3.4 I pagamenti dovranno essere effettuati dall’Agenzia all’Hotel secondo le seguenti modalità: [Specificare modalità: es. bonifico bancario entro X giorni dalla data fattura, pagamento anticipato, ecc.]. Le coordinate bancarie dell’Hotel sono: [IBAN, BIC/SWIFT, Nome Banca]. 3.5 Eventuali contestazioni relative alle fatture dovranno essere comunicate per iscritto entro [Numero] giorni dal ricevimento delle stesse.
Art. 4 – Prenotazioni e Conferme 4.1 Le prenotazioni per le camere dovranno essere inviate dall’Agenzia all’Hotel via e-mail all’indirizzo [Indirizzo e-mail Hotel per prenotazioni] o tramite sistema di booking online, se disponibile e concordato. 4.2 Ogni richiesta di prenotazione dovrà contenere: nome e cognome del cliente, data di arrivo e partenza, tipologia di camera richiesta, numero di persone, eventuali servizi aggiuntivi. 4.3 L’Hotel si impegna a confermare la disponibilità (o comunicare l’indisponibilità) della camera richiesta entro [Numero] ore lavorative dalla ricezione della richiesta. La conferma definitiva avverrà tramite invio di un voucher o comunicazione scritta.
Art. 5 – Periodo di Release (Cut-off Date) 5.1 L’Agenzia ha il diritto di utilizzare le camere in Allotment fino a [Numero] giorni prima della data di arrivo del cliente (di seguito “Periodo di Release” o “Cut-off Date”), come specificato per ciascun periodo nell’Allegato A. 5.2 Alla scadenza del Periodo di Release, le camere invendute rientreranno automaticamente nella piena disponibilità dell’Hotel, senza necessità di alcuna comunicazione da parte dell’Agenzia e senza alcuna penale per quest’ultima. 5.3 Eventuali richieste di prenotazione pervenute dopo la Cut-off Date saranno gestite dall’Hotel come richieste “su disponibilità” (on request) e alle tariffe eventualmente applicabili in quel momento.
Art. 6 – Politica di Cancellazione e Penali 6.1 Le cancellazioni delle prenotazioni confermate dovranno essere comunicate per iscritto dall’Agenzia all’Hotel. 6.2 Si applicheranno le seguenti penali di cancellazione, come dettagliate anche nell’Allegato B: * Cancellazioni pervenute oltre [Numero] giorni prima della data di arrivo: nessuna penale. * Cancellazioni pervenute da [Numero] a [Numero] giorni prima della data di arrivo: penale del [Percentuale]% sull’importo totale del soggiorno prenotato / addebito della prima notte. * Cancellazioni pervenute con meno di [Numero] giorni prima della data di arrivo o in caso di no-show (mancata presentazione): penale del [Percentuale]% sull’importo totale del soggiorno prenotato / addebito dell’intero soggiorno. 6.3 L’Hotel si riserva il diritto di addebitare all’Agenzia le penali dovute secondo le modalità di pagamento concordate.
Art. 7 – Obblighi dell’Agenzia 7.1 L’Agenzia si impegna a: * Promuovere attivamente la vendita delle camere dell’Hotel. * Fornire all’Hotel informazioni accurate e complete per ogni prenotazione. * Informare i propri clienti sulle condizioni dell’Hotel, inclusi orari di check-in/check-out, servizi inclusi/esclusi e politiche interne. * Non utilizzare il nome, il logo o i marchi dell’Hotel in modo improprio o lesivo della sua immagine.
Art. 8 – Obblighi dell’Hotel 8.1 L’Hotel si impegna a: * Garantire la disponibilità delle camere secondo i termini del presente contratto. * Mantenere gli standard qualitativi dei servizi offerti. * Informare tempestivamente l’Agenzia di eventuali indisponibilità o cambiamenti significativi che possano influire sulle prenotazioni. * Garantire ai clienti dell’Agenzia lo stesso trattamento riservato ai propri clienti diretti.
Art. 9 – Overbooking 9.1 In caso di overbooking per cause imputabili all’Hotel, quest’ultimo si impegna a riproteggere i clienti dell’Agenzia in una struttura di categoria uguale o superiore, situata nelle immediate vicinanze, e a sostenere eventuali costi di trasferimento e differenze tariffarie, previa comunicazione e accordo con l’Agenzia.
Art. 10 – Forza Maggiore 10.1 Nessuna delle Parti sarà responsabile per l’inadempimento delle proprie obbligazioni qualora tale inadempimento sia causato da eventi di forza maggiore (quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, guerre, terremoti, inondazioni, epidemie, scioperi generali, provvedimenti governativi imprevedibili) che rendano impossibile l’esecuzione del contratto. La Parte che invoca la forza maggiore dovrà darne immediata comunicazione scritta all’altra Parte.
Art. 11 – Riservatezza 11.1 Le Parti si impegnano a mantenere la massima riservatezza su tutte le informazioni e i dati di cui venissero a conoscenza in relazione all’esecuzione del presente contratto, incluse le condizioni economiche, per tutta la durata del contratto e per [Numero] anni successivi alla sua scadenza.
Art. 12 – Modifiche e Integrazioni 12.1 Qualsiasi modifica o integrazione al presente contratto dovrà essere effettuata per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti, a pena di nullità.
Art. 13 – Clausola Risolutiva Espressa 13.1 Il presente contratto si intenderà risolto di diritto, ai sensi dell’art. 1456 c.c., qualora una delle Parti non adempia a una delle seguenti obbligazioni: [Specificare obbligazioni cruciali, es. mancato pagamento ripetuto, violazione della riservatezza, ecc.]. La risoluzione opererà previa comunicazione scritta della Parte adempiente di volersi avvalere della presente clausola.
Art. 14 – Legge Applicabile e Foro Competente 14.1 Il presente contratto è regolato dalla legge italiana. 14.2 Per qualsiasi controversia dovesse insorgere in merito all’interpretazione, validità, esecuzione o risoluzione del presente contratto, sarà competente in via esclusiva il Foro di [Città sede dell’Hotel o da concordare].
Art. 15 – Comunicazioni 15.1 Tutte le comunicazioni relative al presente contratto dovranno essere inviate per iscritto (raccomandata A/R o PEC) ai seguenti indirizzi: * Per l’Hotel: [Indirizzo completo, PEC, e-mail referente] * Per l’Agenzia: [Indirizzo completo, PEC, e-mail referente]
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo, [Data]
Per l’Hotel Per l’Agenzia [Nome Rappresentante Legale Hotel] [Nome Rappresentante Legale Agenzia] (Firma) (Firma)
ALLEGATO A – DETTAGLIO
| Periodo dal – al | Tipologia camera | N. Camere in allotment | Gg. Release (Cut-off) | Note specifiche (es. min. stay) |
|---|---|---|---|---|
| [Data] – [Data] | Standard Doppia | [Numero] | [Numero] giorni | |
| [Data] – [Data] | Superior Doppia | [Numero] | [Numero] giorni | Min. stay 3 notti |
| [Data] – [Data] | Singola | [Numero] | [Numero] giorni | |
| … (altri periodi) | … | … | … |
ALLEGATO B – TARIFFE E CONDIZIONI
| Periodo dal – al | Tipologia camera | Tariffa netta agenzia (€) (per camera, per notte) | Trattamento (BB, HB, FB) | Politica cancellazione specifica (se diversa da art. 6) |
|---|---|---|---|---|
| [Data] – [Data] | Standard Doppia | [Prezzo] | BB | |
| [Data] – [Data] | Superior Doppia | [Prezzo] | BB | Penale 100% da 7 gg prima |
| [Data] – [Data] | Singola | [Prezzo] | HB | |
| … (altri periodi) | … | … | … |
Note Aggiuntive Allegato B:
- Supplemento Culla: € [Prezzo] al giorno.
- Supplemento Mezza Pensione (se non inclusa): € [Prezzo] per persona al giorno.
- Supplemento Pensione Completa (se non inclusa): € [Prezzo] per persona al giorno.
- Tassa di soggiorno: € [Importo] per persona per notte, da pagare in loco (non inclusa nelle tariffe nette).
Consulenza online
Ogni tipo di contratto di Allotment presenta vantaggi e sfide peculiari per fornitori e acquirenti, ma il contratto vuoto per pieno spesso offre il massimo livello di sicurezza per i fornitori e una maggiore flessibilità per gli acquirenti. In questo tipo di accordo, l’acquirente si impegna ad acquistare tutte le camere o gli immobili riservati, indipendentemente dalla domanda effettiva. Ciò assicura una previsione più precisa della domanda per i fornitori e una maggiore stabilità finanziaria. Tuttavia, l’acquirente assume il rischio dell’invenduto, che potrebbe comportare una maggiore pressione finanziaria, ma a fronte di un accesso all’acquisto di pacchetti turistici a prezzi più convenienti.
