Chiusura Giornaliera di Cassa: come fare?

Procedura legata alla chiusura giornaliera di cassa con il registratore telematico: risvolti pratici e fiscali.

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Tutte le informazioni utili per effettuare la chiusura giornaliera di cassa. Come effettuare la chiusura del registratore di cassa da un punto di vista fiscale. La guida.

Tutti i negozianti al dettaglio che si avvalgono per la vendita di registratori telematici di cassa sono tenuti ad effettuare la “chiusura giornaliera“.

La chiusura di cassa è disciplinata dal Decreto Ministeriale del 23.03.1983.

La chiusura giornaliera di cassa comporta l’emissione di un documento fiscale con cui vengono evidenziate informazioni molto utili ad identificare le vendite effettuate giornalmente.

Chiusura giornaliera di cassa

Tale documento è fondamentale per effettuare correttamente le scritture contabili e la trasmissione telematica dei corrispettivi.

In questo contributo intendo evidenziare tutti gli adempimenti che è necessario effettuare giornalmente per effettuare la chiusura giornaliera di cassa.

Cominciamo!

Il registratore telematico di cassa

Il registratore di cassa o anche più semplicemente “cassa“, è un dispositivo elettronico per calcolare e memorizzare le transazioni di vendita. Il dispositivo è legato, normalmente, ad un cassetto per immagazzinare il denaro ordinato nei vari tagli.

Il registratore telematico di cassa stampa una ricevuta per l’acquirente (c.d. “scontrino fiscale” fino al 2019 “documento commerciale” dal 2020).

Il documento commerciale è un documento cartaceo che deve contenere (ex art. 2 DM 07.12.2016):

  • Data e ora di emissione;
  • Numero progressivo;
  • Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome dell’emittente;
  • Numero e partita IVA dell’emittente;
  • Ubicazione dell’esercizio;
  • Descrizione dei beni ceduti e dei servizi resi; per i prodotti medicinali in luogo della descrizione può essere indicato il numero di autorizzazione alla loro immissione in commercio (AIC);
  • Ammontare del corrispettivo complessivo e di quello pagato.

Il documento commerciale non è un documento valido ai fini fiscali. Infatti, a partire dal 1° gennaio 2020 i commercianti al minuto sono tenuti ad effettuare al trasmissione telematica dei corrispettivi. Questa trasmissione può avvenire giornalmente tramite il registratore telematico, o attraverso il servizio web messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Al termine di ogni giornata lavorativa gli esercenti attività di vendita al dettaglio devono effettuare la chiusura giornaliera di cassa. Sostanzialmente, si tratta di andare a stampare il riepilogo delle vendite e degli incassi della giornata. Tale documento deve essere poi verificato con gli incassi di denaro esistenti e con i pagamenti effettuati con POS.

Vediamo, quindi, le modalità per effettuare la chiusura giornaliera di cassa.

La procedura legata alla chiusura giornaliera di cassa

La chiusura giornaliera di cassa è un adempimento obbligatorio per i tutti i venditori al dettaglio. In sostanza la procedura riguarda tutti gli operatori che certificano le vendite mediante l’utilizzo di registratori di cassa (Decreto Ministeriale 23.03.1983).

Si tratta di un obbligo richiesto ai fini fiscali, e che rimane invariato anche con la certificazione telematica dei corrispettivi di vendita.

Ma, che cosa significa, praticamente, effettuare la chiusura di cassa?

Effettuare la chiusura giornaliera di cassa significa, da un punto di vista pratico, emettere uno scontrino. Ovvero, un documento in cui viene visualizzato l’ammontare complessivo dei corrispettivi del giorno.

In questo scontino riepilogativo vengono visualizzati alcuni dati importanti per verificare che importo incassato e certificato giornalmente siano allineati.

Il documento riepilogativo emesso dal registratore telematico contiene i seguenti dati:

  • La Partita IVA del negoziante emittente;
  • L’ubicazione dell’esercizio commerciale;
  • Eventuali sconti e rettifiche applicate giornalmente;
  • Rimborsi per resi di merce venduta o imballaggi cauzionati;
  • I corrispettivi in tutto o in parte non riscossi;
  • Il numero dei documenti commerciali emessi, la data e l’ora di emissione, il logotipo fiscale e il numero di matricola dell’apparecchio.

La stampa di questo documento è indispensabile per andare ad effettuare il riscontro tra gli importi incassati e quelli certificati giornalmente.

Gli aspetti operativi legati alla chiusura giornaliera di cassa

La chiusura giornaliera di cassa deve essere effettuata, da un punto di vista operativo, non oltre le ore 24 del giorno di emissione del primo scontrino fiscale. Questo anche qualora l’attività prosegue oltre tale orario.

Nel caso in cui l’attività lavorativa comprenda più turni operativi (come ad esempio per i bar, i negozi, etc) lo scontrino di chiusura giornaliera deve essere emesso al termine del turno che si conclude prima della mezzanotte.

Se invece l’attività si protrae oltre le ore ventiquattro (ad esempio per i locali notturni) il documento riepilogativo deve essere emesso al termine dell’effettivo svolgimento dell’attività, con riferimento alla data di inizio dell’evento.

I dati del documento commerciale di chiusura vengono memorizzati in maniera indelebile nella memoria fiscale del registratore telematico di cassa. Tali dati devono essere conservati sino ad esaurimento dello spazio disponibile.

Ricordo che è necessario effettuare la chiusura giornaliera di cassa anche se l’importo dei corrispettivi e pari a zero. Mentre non è obbligatoria l’emissione nei casi di sospensione dell’attività per cause di forza maggiore (ferie, malattia, infortuni ecc.).

La chiusura fiscale giornaliera deve essere conservata dall’utente per almeno 5 anni.

Esempio di chiusura giornaliera di cassa di un BAR – Ipotizziamo un BAR che effettua la chiusura dell’attività ordinariamente alle ore 02:00 del mattino.
Gli incassi realizzati dalle hh. 24 alle hh. 2.00 del mattino del giorno seguente possono essere annotati tra i corrispettivi del giorno precedente, ovvero quello di apertura dell’attività.

Aspetti fiscali legati alla chiusura giornaliera di cassa

La procedura che consente di effettuare la chiusura giornaliera del registratore di cassa è un’operazione importante in quanto è richiesta dalla normativa fiscale.

Perché la chiusura del registratore di cassa è così importante da un punto di vista fiscale? 

La chiusura giornaliera da un punto di vista fiscale consente di determinare il volume delle vendite giornaliere effettuate dall’esercente. Sostanzialmente si tratta dello stesso volume di vendita certificato elettronicamente all’Agenzia delle Entrate dal registratore di cassa telematico.

Infatti, dal 1° gennaio 2020 i commercianti al minuto sono tenuti alla certificazione telematica dei corrispettivi giornalieri. Ne ho parlato approfonditamente in questo contributo:

Corrispettivi elettronici commercianti: guida pratica

Questo adempimento sostituisce l’obbligo di tenuta del registro dei corrispettivi, nel quale dovevano essere annotate le vendite effettuate dagli esercenti vendite al dettaglio.

Da un punto di vista fiscale la procedura di chiusura giornaliera di cassa è utile per verificare che quanto certificato dal registratore corrisponda agli effettivi incassi giornalieri.

Quindi, possiamo dire che la chiusura di cassa giornaliera rappresenta un adempimento indispensabile per compilare correttamente le scritture contabili necessarie alla determinazione delle vendite giornaliere.

Dal registratore di cassa, si determinano i corrispettivi lordi di vendita, dai quali dovrà essere scorporata l’IVA secondo le varie aliquote, stabilite in base all’oggetto venduto.

Vediamo adesso alcune particolarità che possono riguardare l’emissione di scontrini e che hanno a che vedere con la chiusura giornaliera di cassa.

Alternatività tra emissione del documento commerciale di vendita e la fattura

Un aspetto importante da conoscere è che vi è una sorta di alternatività tra l’emissione del documento commerciale e la fattura elettronica.

L’articolo 22, comma 1, n. 1 del DPR n. 633/72, stabilisce che:

per le cessioni di beni effettuate da commercianti al minuto autorizzati in locali aperti al pubblico, l’emissione della fattura non è obbligatoria, se non è richiesta dal cliente non oltre il momento di effettuazione dell’operazione

La norma sopra citata permette ai commercianti al minuto di poter rilasciare il documento commerciale in luogo dell’emissione della fattura.

Resta fermo, però, l’obbligo di emissione della fattura nel caso in cui il cliente, anche privato, ne faccia esplicita richiesta.

La richiesta, tuttavia, deve essere effettuata non oltre il momento di effettuazione dell’operazione, così come determinata ai sensi dell’articolo 6 del DPR n. 633/72.

Quindi, nel caso della vendita al dettaglio il cliente può richiedere l’emissione della Fattura Elettronica al momento della consegna dei beni acquistati. Oppure al momento del pagamento del corrispettivo se il pagamento avviene prima della consegna dei beni.

A tale proposito la C.M. n. 97/E/97 precisa che l’emissione della Fattura Elettronica può essere richiesta al momento dell’effettuazione dell’operazione, così come disciplinato dall’articolo 6 del DPR n. 633/72 (c.d. “fatturazione immediata“).

In tal caso, l’emissione della fattura, se avviene contestualmente alla consegna del bene o all’ultimazione della prestazione, fa venire meno l’obbligo di rilascio del documento commerciale. Invece, in caso di fattura immediata emessa in un momento successivo, ma entro le ore 24 del giorno in cui è effettuata l’operazione, è necessario rilasciare anche lo scontrino (Circ. Min. 4 aprile 1997 n. 97/E).

Se la richiesta di fattura viene avanzata successivamente, il venditore che all’atto della consegna o del pagamento ha dovuto emettere scontrino può legittimamente rifiutarsi di emettere la fattura.

IL REGISTRO DEI CORRISPETTIVI

Da un punto di vista fiscale se un cliente richiede l’emissione della fattura dopo che è stato emesso lo scontrino fiscale, il registro dei corrispettivi non deve tenere conto di tale operazione. Questo, in quanto, la fattura sarà riepilogata nel tra le operazioni di vendita tramite passaggio dal Sistema di Interscambio. Questo per evitare che una stessa operazione sia iscritta due volte.

L’aspetto che deve essere sempre tenuto in considerazione è che il totale giornaliero derivante dalla chiusura giornaliera di cassa sia uguale al totale dei corrispettivi dello stesso giorno. Al netto delle fatture di vendita emesse.

Infine, ricordo che nella fattura di vendita generata da scontrino viene sempre riportato il numero e data dello scontrino fiscale.


La chiusura giornaliera di cassa: conclusioni

In questo articolo ho cercato di riepilogarti tutte le informazioni utili per effettuare correttamente la procedura legata alla chiusura giornaliera di cassa.

Si tratta di una procedura importante sia per l’azienda, per verificare la “cassa” del giorno, sia da un punto di vista fiscale, sia ai fini reddituali che IVA.

L’arrivo dei corrispettivi telematici cambia, ma non stravolge la metodologia e la procedura della chiusura di cassa. Tuttavia, se hai dei dubbi o vuoi raccontarci la tua esperienza lascia un commento di seguito.

52 COMMENTI

  1. La chiusura di cassa si fa quando l’attività è rimasta aperta, ma poi deve ricordarsi di comunicare i corrispettivi di ogni giornata, anche quando il negozio è rimasto chiuso. Ci sono 12 giorni di tempo per la trasmissione telematica dei corrispettivi.

  2. Buonasera Federico,
    In caso di ferie o malattia si deve obbligatoriamente comunicare, tramite il registratore di cassa, che l’attività è chiusa?
    O basta alla riapertura eseguire una chiusura di cassa alla mattina?
    Grazie per il suo tempo.
    Matteo

  3. Salve Matteo, tutti i giorni dell’anno devono essere comunicati all’AdE come corrispettivi. Se l’attività in quei giorni è chiusa si comunica l’importo a zero. Tuttavia, la comunicazione non deve essere fatta giornalmente, ma ci sono 12 giorni di tempo per ciascun giorno dell’anno.

  4. Salve Dott. Migliorini.
    Ho una attività che spesso chiude fra le 22 e le 24. Attualmente effettuiamo la chiusura a fine attività ed inviamo i dati, ovviamente con esito negativo nella maggior parte dei casi.
    Il tecnico che ci ha fornito il registratore di cassa ci ha detto di effettuare una nuova chiusura, a zero, ad apertura attività, il giorno seguente per inviare i dati e poi una seconda a fine giornata. È corretto o posso attendere la prima chiusura in orario consono i cui inviare tutte le chiusure effettuate con esito negativo ? Ovviamente non oltre il 12° giorno.
    Grazie

  5. La cosa importante è che l’invio telematico avvenga nei 12 giorni, sulla procedura adottata dal RT non posso aiutarla perché aspetto tecnico che deve chiarire con chi le ha fornito il registratore.

  6. Dott.Federico Migliorini ,
    sono un tecnico reg. di cassa(telematico).
    In base al suo articolo, rispondo a Matteo:
    In caso di attivita’ lavorativa senza incasso è necessario fare una chiusura(documento gestionale) ad importo zero che sarà inviato all’A.E.
    Se invece l’attività è chiusa eccezionalmente ed improvvisamente (per qualsiasi motivo malattia etc),non bisogna effettuare la chiusura(documento gestionale), ma il reg. telematico in automatico alla riapertura chiederà comunque di effettuare un chiusura (con importo zero) prima di effettuare qualsiasi operazione.
    A Marzio:
    dalle 22 alle 24 l’A.E. non riceve file(documenti gestionali) , che comunque devono essere effettuati dall’esercente alla chiusura dell’attività lavorativa.. Quindi in quegli orari il reg.telematico memorizza senza inviare il documento gestionale di chiusura.
    I reg. telematici che vendo ed assisto possono inviare i corrispettivi memorizzati con una operazione manuale inviando così quindi all’A.E. le chiusure giacenti nella memoria del reg.telematico senza dover fare chiusure a zero etc. Ovviamente nei 12 giorni successivi alla memorizzazione della prima chiusura non inviata. Inoltre se per 11 giorni effettuo chiusure (doc.gestionali) e non le invio, il reg. telematico all’effettuazione della 12″ chiusura si blocca e non ritorna a funzionare se non si scarica dalle 11 chiusure giacenti in memoria.(si possono scaricare anche in un pennino usb e trasmetterle manualmente tramite il sito dell’A.E. ma credo fino al 30 GIugno).
    Abbiamo l’esperienza degli utenti che hanno cominciato il telematico il 1 Luglio 2019
    Grazie e ciao a tutti.

  7. Buonasera ho effettuato l’annullamento di uno scontrino commerciale, ma non ho fatto chiusura cassa, da quel giorno non ho svolto attività e la riprendo giorno 9, effettuerò la chiusura cassa, appena arrivo la mattina, e riporterà anche l’annullamento di quello?
    Grazie

  8. Salve volevo chiedere, oggi ho effettuato una chiusura fiscale, ma penso che la carta era messa male, infatti non mi ha rilasciato nulla, secondo i tecnici però è stata comunque effettuata, perché li ho chiamati subito, effettivamente qualcosa ha fatto il registratore, perché ha fatto il solito tumore quando emette qualcosa, qualcuno di esperto può dirmi se è davvero così?
    Grazie

  9. Buonasera, sono un po confusa perchè sento pareri discordanti. Io ho una piccolissima attività artigianale di decorazione, dove non ho orari fissi di apertura, anzi, spesso sono fuori sede per sopralluoghi con i clienti, ed emetto gli scontrini quando ricevo bonifici di acconto o di saldo lavori. Trattandosi di lavori che durano mesi, in un anno potrei emettere anche solo 20/30 scontrini. Il commercialista mi dice che devo trasmettere la chiusura di cassa solo se in quel giorno ho emesso uno scontrino, il tecnico, che devo farla e trasmetterla, tutti i giorni anche se non ho avuto incassi. Quindi non capisco cosa devo fare! Tra l’altro, se dovessi farla obbligatoriamente ogni giorno, sarebbe un problema perchè spesso mi capita di stare fuori diversi giorni per lavoro e senza preavviso, quindi non potrei nemmeno prevedere la chiusura e quindi impostarla nel registratore. Aiuto! Grazie

  10. Grazie per pronta risposta: in effetti era una delle opzioni che avevo come artigiano, ma purtroppo, a causa del fatto che ho anche la licenza per la vendita al pubblico di alcuni accessori, sono obbligata ad avere (già acquistato) il registratore di cassa: per cui mi rimane la problematica, anche se per alcuni clienti, emetto le fatture… Il suggerimento poteva essere molto comodo, anche per non dover fare l’acquisto del registratore, se non fosse che sarebbe veramente un disastro dover chiedere anche al cliente che entra in studio per acquistare al volo un oggetto da €5 (non avrebbero la pazienza di lasciarmi tutti i dati per creargli la fattura) si rischia di perdere le piccole vendite.

  11. Buongiorno
    Mi scusi, ma nei giorni di chiusura quali la Domenica, la sera devo comunque passare in negozio a fare la chiusura?
    Mi sembra pazzesca questa cosa. Domenica e Lunedì di Befana che era festa non ho fatto la chiusura.

  12. Non si deve fare confusione tra chiusura di cassa, che si fa quando il negozio è aperto, e comunicazione dei corrispettivi (anche a zero nei giorni di chiusura) che va trasmessa per ogni giorno.

  13. Buonasera Federico, lavoro in una gioielleria, qual’e’ la procedura corretta da eseguire quando SI DIMENTICA di fare la chiusura fiscale ?

  14. Salve, è capitato che un dipendente abbia dimenticato di effettuare la chiusura di cassa. Io me ne sono accorto nell’effettuare la chiusura fiscale del giorno dopo.
    In tal caso come bisogna comportarsi?
    Grazie

  15. Buongiorno, ottimo articolo, ma mi resta un solo dubbio su questi 2 passi :
    “La chiusura giornaliera di cassa deve essere effettuata, da un punto di vista operativo, non oltre le ore 24 del giorno di emissione del primo scontrino fiscale. Questo anche qualora l’attività prosegue oltre tale orario.
    ……
    “Se invece l’attività si protrae oltre le ore ventiquattro (ad esempio per i locali notturni) il documento riepilogativo deve essere emesso al termine dell’effettivo svolgimento dell’attività, con riferimento alla data di inizio dell’evento.”
    Ma non sono in contraddizione le due cose? O comunque in caso di un cocktail bar con apertura alle ore 18 e chiusura alle ore 02 , quando devo fare la chiusura? (se leggo la prima frase alle 24, se leggo la seconda alle 02…. o interpreto male io ‘)
    grazie

  16. Simone il secondo caso è una integrazione del primo. Nel suo caso la chiusura di cassa dovrebbe essere fatta alle 24, ma considerato che il locale rimane aperto può fare la chiusura alle 2.

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