Atto notorio: cos’è, a cosa serve, costi

L’atto notorio è un documento che raccoglie una dichiarazione concernente un fatto o qualità e stato personali. È redatto dal pubblico ufficiale, in presenza di due testimoni. Costituisce uno strumento di prova relativo al contenuto della dichiarazione stessa.

L’atto notorio è uno strumento tramite il quale attestare fatti, eventi, accadimenti, stati o qualità personali. E’ a tal fine previsto dall’ordinamento per offrire la prova in determinate sedi o per eliminare l’incertezza giuridica rispetto a determinate circostanze. Un esempio di atto notorio, detto anche di notorietà, è il certificato di morte o anche quello di nascita.

È possibile fare istanza a specifici pubblici ufficiali, tra cui il notaio, un cancelliere, ecc. Questo documento serve a certificare ufficialmente, attribuendo fede al contenuto della dichiarazione. Infatti, deve essere seguita apposita procedura, che prevede la partecipazioni di testimoni, alla presenza di un pubblico ufficiale.

L’atto notorio che si connota per maggiori peculiarità è quello successorio, tramite il quale si provvede ad attestare la qualità di erede. Talvolta, la legge consente, nei rapporti con la pubblica amministrazione, di sostituire l’atto notorio con una dichiarazione sostitutiva, la quale si distingue dalle c.d. autocertificazioni.

Oggi, in larga parte, il documento è sostituito dalla dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà prevista dall’art. 47 del DPR n. 445/2000, semplificando tempi e costi nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e i gestori di pubblici servizi. In ambito privato, invece, l’accettazione della dichiarazione sostitutiva non è obbligatoria e alcuni soggetti, come gli istituti di credito nei casi di successione, possono richiedere l’atto notorio formale per identificare gli eredi e sbloccare le posizioni patrimoniali.

Cos’è l’atto notorio: definizione e caratteristiche

L’atto notorio, disciplinato principalmente dall’articolo 21 del DPR n. 445/2000, è un documento pubblico redatto da un pubblico ufficiale nel quale vengono raccolte le dichiarazioni giurate di almeno due testimoni relative a fatti, stati o qualità personali a diretta conoscenza degli stessi. La sua peculiarità risiede nella capacità di conferire pubblica fede alle dichiarazioni rese, creando una presunzione di verità fino a querela di falso.

Dal punto di vista tecnico-giuridico, l’atto notorio si distingue per tre elementi fondamentali che ne determinano la validità e l’efficacia probatoria. Il primo elemento è la presenza di un pubblico ufficiale autorizzato alla redazione: può trattarsi di un notaio, del cancelliere di tribunale o del segretario comunale. Il secondo elemento riguarda la presenza di almeno due testimoni maggiorenni, capaci di agire e non interessati all’atto stesso. Il terzo elemento, spesso sottovalutato ma cruciale, è il giuramento che i testimoni devono prestare sulla veridicità delle loro dichiarazioni, elemento che conferisce all’atto la sua particolare forza probatoria.

Con il DPR n. 445/2000 il legislatore ha previsto che l’atto di notorietà sia “sostituito” nei rapporti con PA e gestori di pubblici servizi dalla dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, firmata dal dichiarante secondo l’art. 38 del medesimo Testo Unico, riducendo burocrazia e oneri. La validità della sostituzione opera salvo eccezioni di legge e non riguarda automaticamente i rapporti tra privati, nei quali la parte destinataria può legittimamente pretendere l’atto notorio formale, come frequente nel settore bancario per successioni complesse.

A cosa serve davvero

Nei procedimenti amministrativi, tutti gli stati, qualità personali e fatti non compresi nell’elenco dell’art. 46 (autocertificazioni) possono essere provati con dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà ai sensi dell’art. 47, con piena efficacia probatoria e doveri di controllo per l’amministrazione ricevente. Nei rapporti con i privati l’utilizzo della dichiarazione sostitutiva dipende dall’accettazione del destinatario: banche e intermediari possono richiedere l’atto notorio per lo sblocco di somme o per l’operatività successoria oltre determinate soglie o nei casi testamentari. In concreto, la scelta tra atto notorio e dichiarazione sostitutiva si fonda su operatività, tempi, rischio e compliance del destinatario, fermo che l’atto notorio mantiene un ruolo centrale quando serve un titolo più formale e universalmente accettato tra privati.

Dichiarazione sostitutiva di atto notorio (art. 47 DPR n. 445/2000)

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio consente al dichiarante di attestare stati, qualità personali o fatti di cui abbia diretta conoscenza, anche riguardo ad altri soggetti, con le modalità di sottoscrizione dell’art. 38 DPR n. 445/2000, senza necessità di autentica se presentata a PA o gestori di pubblici servizi. La dichiarazione è valida nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e i gestori di pubblici servizi, che devono anche svolgere i controlli successivi sulla veridicità ai sensi degli artt. 43 e 71 DPR n. 445/2000 e dell’indirizzo di semplificazione dell’Agenzia delle Entrate. La sottoscrizione può avvenire dinanzi al dipendente addetto oppure essere inviata con copia del documento d’identità, anche per via telematica, secondo l’art. 38 DPR n. 445/2000 e la prassi modulistica resa disponibile da amministrazioni e uffici giudiziari.

Quando è valida e quando no

La dichiarazione sostitutiva è pienamente efficace verso PA e gestori di servizi pubblici, che non possono pretendere certificati se non nei casi residui fissati dalla legge e devono accettare l’autodichiarazione con i controlli di rito sulla veridicità. In ambito privato, l’accettazione della dichiarazione sostitutiva non è obbligatoria: ad esempio, per successioni con testamento e valori significativi molte banche richiedono l’atto notorio, non ritenendo sufficiente la sola dichiarazione sostitutiva. Resta ferma la possibilità di usare la dichiarazione sostitutiva per attestare la conformità di copie all’originale (artt. 19 e 19-bis DPR n. 445/2000) e per lo smarrimento di documenti ove la legge non imponga la denuncia, semplificando attività ordinarie.

Differenze: atto notorio, dichiarazione sostitutiva, autocertificazione

Vediamo, nella tabella seguente, le principali differenze tra i diversi istituti.

La procedura per richiedere un atto notorio

La procedura per ottenere un atto notorio varia sensibilmente a seconda del pubblico ufficiale prescelto e della complessità della situazione da attestare. Il primo passo consiste nell’individuare il pubblico ufficiale competente: mentre il notaio offre maggiore flessibilità e rapidità, il tribunale o il comune possono rappresentare alternative economicamente più vantaggiose per situazioni standard.

Una volta individuato il pubblico ufficiale, è necessario preparare la documentazione di supporto. Questo include i documenti d’identità di dichiarante e testimoni, eventuali certificati o documenti che supportino le dichiarazioni da rendere, e una bozza chiara e precisa del contenuto dell’atto. È fondamentale che i testimoni siano pienamente consapevoli di ciò che andranno a dichiarare e delle responsabilità penali connesse a eventuali false dichiarazioni.

La fase della redazione e sottoscrizione dell’atto richiede la presenza fisica di tutti i soggetti coinvolti davanti al pubblico ufficiale. Durante questa fase, i testimoni rendono le loro dichiarazioni sotto giuramento, il pubblico ufficiale verifica l’identità dei presenti e la loro capacità di agire, e procede alla stesura del verbale che costituirà l’atto notorio vero e proprio. La procedura si conclude con la sottoscrizione dell’atto da parte di tutti i presenti e l’apposizione del sigillo del pubblico ufficiale.

Costi e tempistiche

Per la dichiarazione sostitutiva ex art. 47, non si paga l’imposta di bollo perché l’art. 37 DPR n. 445/2000 prevede l’esenzione, con applicazione generalizzata nei procedimenti amministrativi e salva la specifica destinazione d’uso dei documenti. Se è richiesta l’autentica di firma presso il Comune ai fini d’uso tra privati, molti sportelli applicano la marca da bollo da 16 euro e diritti di segreteria (es. 0,52 euro), salvo i casi di esenzione previsti, secondo prassi pubblicate dai Comuni. Per l’atto notorio dal notaio, il compenso è pattuito liberamente dopo l’abrogazione delle tariffe professionali ex art. 9 del DL n. 1/2012, con obbligo di informativa su voci di costo, spese e oneri, e con eventuali imposte di bollo/diritti per copie conformi. In termini di tempi, la dichiarazione sostitutiva è immediata, mentre l’atto notorio può richiedere appuntamento e raccolta dei testimoni (in caso di uso successione), con tempistiche variabili secondo l’ufficio/notaio e la complessità.

Atto notorio per successione

Nel contesto delle successioni ereditarie, l’atto notorio assume un ruolo fondamentale e spesso imprescindibile. La sua funzione principale è quella di identificare con certezza gli eredi del defunto, elemento essenziale per procedere con la dichiarazione di successione, lo svincolo di depositi bancari e la trascrizione di beni immobili. La prassi bancaria e notarile richiede quasi sempre questo documento per garantire la legittimità degli aventi diritto.

Dal punto di vista fiscale, è importante sottolineare che l’atto notorio per successione non sostituisce la dichiarazione di successione, ma ne costituisce un allegato necessario. I costi dell’atto si aggiungono quindi alle imposte di successione, ma possono essere dedotti dal valore dell’asse ereditario come oneri deducibili. Un aspetto spesso trascurato riguarda la possibilità di redigere un unico atto notorio valido per tutti gli eredi, con conseguente risparmio sui costi complessivi.

La tempistica rappresenta un elemento critico: l’atto notorio deve essere predisposto entro i termini per la presentazione della dichiarazione di successione (12 mesi dall’apertura della successione), ma è consigliabile procedere tempestivamente per evitare il blocco dei conti correnti del defunto e facilitare le operazioni di inventario e divisione ereditaria.

Atto notorio per cittadini stranieri e italiani all’estero

La globalizzazione e l’incremento della mobilità internazionale hanno reso sempre più frequente la necessità di atti notori per situazioni transnazionali. Per i cittadini italiani residenti all’estero, i consolati italiani possono ricevere atti notori con le stesse modalità previste in Italia, con l’importante vantaggio di non dover rientrare in patria per questioni burocratiche.

I cittadini stranieri che necessitano di un atto notorio in Italia devono prestare particolare attenzione alla documentazione di supporto. Tutti i documenti esteri devono essere tradotti da un traduttore giurato e, a seconda del paese di provenienza, apostillati o legalizzati. Le dichiarazioni rese devono fare riferimento a fatti verificabili e non in contrasto con l’ordine pubblico italiano.

Un aspetto critico riguarda la reciprocità internazionale: non tutti i paesi riconoscono automaticamente gli atti notori italiani, e viceversa. È fondamentale verificare preventivamente i requisiti del paese di destinazione dell’atto, eventualmente procedendo con ulteriori formalità come l’apostille prevista dalla Convenzione dell’Aja del 1961 o la legalizzazione consolare per i paesi non aderenti.

Responsabilità e conseguenze delle false dichiarazioni

Le false dichiarazioni in atto notorio configurano il reato di falso ideologico previsto dall’articolo 483 del Codice Penale, punito con la reclusione fino a due anni. Questa responsabilità penale si estende sia ai testimoni che rendono dichiarazioni mendaci, sia a chi utilizza consapevolmente un atto notorio contenente falsità. La giurisprudenza di legittimità ha chiarito che la responsabilità sussiste anche in caso di dichiarazioni reticenti o incomplete che alterino la rappresentazione della realtà giuridica.

Dal punto di vista civile, l’utilizzo di un atto notorio falso può comportare conseguenze devastanti: nullità degli atti giuridici basati su di esso, risarcimento danni a terzi pregiudicati, e revoca di benefici ottenuti. In ambito successorio, la falsità dell’atto notorio può portare alla declaratoria di indegnità a succedere, con esclusione dall’eredità del responsabile.

La prescrizione del reato di falso in atto notorio è di sei anni, ma gli effetti civili possono perdurare molto più a lungo. È fondamentale che i professionisti che assistono nella redazione di atti notori verifichino accuratamente le informazioni fornite e informino adeguatamente i clienti sulle responsabilità connesse.

Digitalizzazione e futuro dell’atto notorio

Il processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione sta progressivamente trasformando anche il mondo degli atti notori. Dal 2024, alcuni tribunali hanno iniziato a sperimentare procedure telematiche per la richiesta e il rilascio di atti notori, riducendo i tempi di attesa e semplificando l’accesso al servizio. Questa evoluzione promette di rendere più efficiente un processo tradizionalmente complesso e time-consuming.

L’introduzione della firma digitale qualificata e dell’identità digitale SPID/CIE sta aprendo nuove possibilità per la dichiarazione sostitutiva di atto notorio, che può ora essere redatta e trasmessa completamente online in molti casi. Questo sviluppo è particolarmente rilevante per le imprese, che possono gestire pratiche amministrative complesse senza necessità di presenza fisica presso gli uffici pubblici.

Tuttavia, permangono resistenze e limitazioni all’innovazione digitale in questo settore. La natura stessa dell’atto notorio, basata sulla testimonianza diretta e il giuramento, mal si concilia con procedure completamente dematerializzate. Il futuro probabilmente vedrà una coesistenza di procedure tradizionali e digitali, con una progressiva espansione degli ambiti di applicazione della dichiarazione sostitutiva digitale.

Strategie di ottimizzazione fiscale e patrimoniale

Nell’ambito della pianificazione patrimoniale, l’uso strategico dell’atto notorio può generare significativi vantaggi fiscali e procedurali. Ad esempio, in caso di donazioni indirette o liberalità non formalizzate, un atto notorio tempestivo può cristallizzare situazioni di fatto rilevanti ai fini della collazione ereditaria e del calcolo delle quote di legittima, prevenendo futuri contenziosi.

Per gli imprenditori, l’atto notorio può essere utilizzato per documentare situazioni societarie complesse o irregolari, come la perdita di libri sociali, la ricostruzione di catene di controllo, o la certificazione di situazioni di fatto rilevanti per operazioni straordinarie. In questi casi, il costo dell’atto notorio rappresenta un investimento minimo rispetto ai potenziali rischi di contestazioni future.

Una strategia particolarmente efficace riguarda l’uso combinato di atto notorio e dichiarazione sostitutiva: utilizzare la dichiarazione sostitutiva per tutti i rapporti con la PA e riservare l’atto notorio solo per le situazioni dove è strettamente necessario. Questo approccio permette di ottimizzare i costi mantenendo la necessaria tutela giuridica.

Fonti normative

• D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
• Codice Civile, articoli relativi a successioni e proprietà
• Codice Penale, art. 483