Istanza di rimborso imposte per il recupero dei crediti tributari

L’istanza di rimborso è lo strumento che consente il recupero delle imposte versate indebitamente, con termini decadenziali. L’istanza è da presentare all’ufficio dell’Agenzia competente in base al domicilio fiscale del contribuente al momento in cui è stata (o avrebbe dovuto essere) presentata la dichiarazione dei redditi.

Quando il contribuente si trova ad aver versato imposte in eccesso o addirittura non dovute, per errori di calcolo, modifiche normative sopravvenute, duplicazioni di pagamento o semplicemente una non corretta applicazione delle disposizioni fiscali si possono generare posizioni creditorie nei confronti dell’Erario. L’istanza di rimborso, disciplinata dall’art. 38 del DPR n. 602/73, rappresenta il principale strumento a disposizione del contribuente per ottenere la restituzione delle somme indebitamente versate. Tuttavia, la sua corretta gestione richiede una conoscenza approfondita non solo degli aspetti procedurali, ma anche delle complesse interazioni con altri istituti tributari come la dichiarazione integrativa e la compensazione.

La pratica professionale dimostra che spesso i contribuenti perdono il diritto al rimborso per il mancato rispetto dei termini decadenziali o per vizi nella formulazione dell’istanza. Per questo motivo, è fondamentale approcciare ogni situazione con la dovuta competenza tecnica e strategica.

I presupposti per l’istanza di rimborso

L’istanza di rimborso trova applicazione in tutti i casi di ripetibilità del pagamento, configurandosi come rimedio generale per il recupero di somme tributarie indebitamente versate. Come chiarito dalla Cassazione (sent. n. 373/2016), tale strumento opera “in maniera indifferenziata in tutti i casi di ripetibilità del pagamento, a partire dal mero errore materiale sino all’ipotesi dell’inesistenza dell’obbligazione“.

Nella mia esperienza professionale, le casistiche più frequenti riguardano errori nel calcolo degli acconti, duplicazioni di versamenti (particolarmente comuni nei pagamenti F24), errata applicazione di aliquote o coefficienti, e versamenti effettuati in base a normative successivamente modificate o dichiarate illegittime.

Un aspetto spesso sottovalutato riguarda la necessità di distinguere tra versamenti diretti e ritenute. Per i primi, il termine decorre dalla data di pagamento, mentre per le ritenute il dies a quo è rappresentato dal momento in cui la ritenuta è stata operata. Questa distinzione assume particolare rilevanza quando si verificano sfasamenti temporali significativi tra l’operazione di ritenuta e l’effettivo versamento da parte del sostituto.

Rimborso di imposte scaturite da dichiarazione

Quando dalla dichiarazione dei redditi risulta un credito e nella compilazione del quadro RX del modello Redditi Persone Fisiche il contribuente ha indicato di voler avere il rimborso. Ricordo che la scelta alternativa è quella del riporto del credito all’anno successivo o la compensazione del credito con altri tributi da versare. Una volta scelto il rimborso del credito, l’Agenzia delle Entrate, eseguiti i normali controlli, rimborsa la somma spettante. Se il contribuente non ha effettuato alcuna scelta, il credito viene considerato come eccedenza da utilizzare nella successiva dichiarazione. L’importo delle imposte versate in eccesso può essere rimborsato solo su apposita richiesta del contribuente e dopo che l’Ufficio abbia verificato che lo stesso credito non è stato utilizzato in compensazione con il modello F24 o nelle dichiarazioni successive.

I contribuenti che utilizzano il modello 730 possono ottenere il rimborso direttamente dal datore di lavoro o dall’ente pensionistico, con la busta paga o la rata di pensione. Se, per qualunque motivo, il rimborso non è effettuato, si può presentare istanza di rimborso all’ufficio dell’Agenzia delle Entrate del luogo in cui si risiede. In tal caso, occorre allegare alla richiesta la certificazione con la quale il datore di lavoro, o l’ente pensionistico, attesta di non aver eseguito il conguaglio e di non aver quindi rimborsato le imposte.

E’ opportuno ricordare, a questo proposito che l’Agenzia delle Entrate, entro sei mesi dalla data della trasmissione del modello, effettua dei controlli preventivi. Si tratta di controlli documentali, sulla spettanza delle detrazioni per carichi di famiglia in caso di rimborso complessivamente superiore a 4.000 euro. Credito scaturito anche da eccedenze d’imposta derivanti da precedenti dichiarazioni. Il rimborso che risulta spettante al termine delle operazioni di controllo preventivo è erogato dall’Agenzia delle Entrate.

La soglia minima e i termini decadenziali

L’art. 1, comma 137, della L. 266/2005 stabilisce che non sono rimborsabili i crediti che non superano la soglia di 12 euro. Questa limitazione, apparentemente marginale, può assumere rilevanza pratica quando si considerano le dinamiche di compensazione e i crediti residui derivanti da operazioni complesse.

Il termine decadenziale di 48 mesi rappresenta il vero nodo critico dell’intera procedura. La giurisprudenza di legittimità ha consolidato un orientamento che, per le imposte sui redditi, fa decorrere il termine dalla data di versamento del saldo quando il diritto al rimborso deriva da eccedenze di acconto, mentre lo fa decorrere dal versamento dell’acconto stesso quando questo non era dovuto o era dovuto in misura minore (Cass. n. 9347/2024).

Questo approccio, pur logico dal punto di vista teorico, genera nella pratica notevoli difficoltà applicative. In un caso recente da me seguito, un contribuente che aveva omesso di indicare alcuni costi deducibili nel modello REDDITI 2021 si è visto respingere l’istanza presentata a dicembre 2024, dovendosi il termine calcolare dai versamenti degli acconti 2020. La soluzione è stata trovata nella presentazione di una dichiarazione integrativa entro il 31 dicembre 2025, compensando il credito emergente con debiti successivi.

L’alternativa della dichiarazione integrativa

L’art. 2 del DPR n. 322/98 offre un’alternativa strategica all’istanza di rimborso attraverso la dichiarazione integrativa a favore del contribuente. Questa opzione presenta indubbi vantaggi: termine più lungo (31 dicembre del quinto anno successivo), possibilità di compensazione automatica, minori rischi legati al diniego.

Tuttavia, la dichiarazione integrativa comporta la riapertura dei termini di accertamento per gli elementi modificati (art. 1, comma 640, L. 190/2014) e l’esposizione a sanzioni per indebita compensazione in caso di contestazione del credito. La scelta tra le due opzioni richiede sempre una valutazione caso per caso, considerando la solidità della pretesa creditoria e il profilo di rischio del contribuente.

Un elemento spesso trascurato riguarda la possibilità di compensazione dei crediti derivanti da dichiarazione integrativa. Secondo i chiarimenti forniti nel corso di Telefisco 2020, è possibile compensare anche debiti la cui scadenza cada nel periodo d’imposta successivo a quello di presentazione dell’integrativa, interpretando la norma con riferimento alla scadenza del versamento e non all’anno di maturazione.

Istanza di rimborso imposte non scaturite da dichiarazione

Per tutte le altre ipotesi di pagamenti non dovuti o eseguiti in eccesso rispetto a quanto dovuto, è necessaria, di regola, una domanda del contribuente.

A chi deve essere presentata l’istanza

L’istanza di rimborso relativa a imposte dirette può essere presentata all’ufficio dell’Agenzia competente in base al domicilio fiscale del contribuente al momento in cui è stata (o avrebbe dovuto essere) presentata la dichiarazione dei redditi da cui si genera il rimborso.

L’istanza di rimborso per versamenti eccedenti o non dovuti relativi all’imposta di registro e alle altre imposte indirette diverse dall’IVA è presentata all’ufficio territoriale dell’Agenzia dove è stato registrato l’atto o la successione a cui è collegato il versamento di cui si chiede il rimborso oppure, in mancanza di un atto registrato, all’Ufficio territorialmente competente in ragione del domicilio fiscale del contribuente. 

Resta fermo che laddove il contribuente dovesse inoltrare l’istanza di rimborso ad un ufficio non competente a riceverla, sarà cura di quest’ultimo provvedere alla trasmissione della richiesta alla struttura competente.

Contenuto

La presente istanza deve inoltre essere redatta su carta semplice e deve contenere i seguenti elementi essenziali:

1. Indicazione dell’ufficio territoriale dell’Agenzia delle Entrate destinatario dell’istanza con relativo indirizzo;
2. Informazioni anagrafiche del soggetto istante;
3. Breve premessa dei fatti per i quali si è dato origine al credito di imposta. Indicazioni in merito alla data, alla natura (saldo o acconti) e all’anno di imposta dei versamenti di cui si chiede il rimborso. Aggiungere gli allegati relativi ai versamenti effettuati anche in copia;
4. Richiesta di rimborso degli importi;
5. Motivazioni a sostegno della domanda;
6. Formula di chiusura e saluti;
7. Luogo, data e firma leggibile di chi invia l’istanza;

Per eventuali comunicazioni è utile indicare nell’istanza il proprio recapito telefonico e/o l’indirizzo e-mail/PEC.

Modalità di presentazione

Le richieste di rimborso di imposte dirette (se non sono state già effettuate nella dichiarazione) e indirette, debitamente sottoscritte, possono essere inviate tramite PEC, e-mail o posta ordinaria, i servizi telematici oppure presentate allo sportello, unitamente all’eventuale documentazione a supporto e copia del documento di identità in corso di validità. In caso di delega, è necessario presentare la copia di un documento di identità sia del delegante che del delegato, entrambi in corso di validità. L’istanza può essere presentata anche attraverso il servizio “Cassetto fiscale” per telefono al numero 800.90.96.96. presso gli uffici dell’Agenzia.

Termini di decadenza

L’istanza che deve essere presentata, a pena di decadenza, entro un determinato termine dal versamento. I principali termini di decadenza per la presentazione dell’istanza sono riepilogati nella seguente tabella:

Esito dell’istanza

Una volta presentata l’istanza di rimborso, con i termini e le modalità sopra indicate, non resta che attendere una possibile risposta, positiva negativa o assente, da parte dell’Agenzia delle Entrate. In particolare, possono verificarsi tre ipotesi:

• La domanda è accolta;
• La domanda è respinta;
• L’ufficio non risponde.

La domanda è accolta

Se il contribuente ha fornito all’Agenzia delle Entrate le coordinate del suo conto corrente bancario o postale, il rimborso, qualunque sia l’importo, viene accreditato su quel conto. Tuttavia, in caso di conto corrente chiuso o di coordinate comunicate o acquisite in modo errato, l’accredito della somma non va a buon fine. La comunicazione delle coordinate bancarie o postali presso cui il contribuente desidera l’accredito dei rimborsi può essere effettuata in ogni momento, a prescindere dall’ammontare del rimborso atteso e senza che sia necessario alcun invito da parte dell’Agenzia delle Entrate. Se non sono state fornite le coordinate del conto corrente bancario o postale, il rimborso viene erogato con modalità diverse a seconda della somma da riscuotere:

• Per gli importi fino a €. 999,99, comprensivi di interessi, il contribuente riceve un invito a presentarsi in un qualsiasi ufficio postale presso il quale, esibendo un documento d’identità, può riscuotere il rimborso in contanti;
• Per gli importi oltre €. 999,99 e fino a €. 51.645,69, comprensivi di interessi, al contribuente arriva un invito a comunicare le coordinate del proprio conto corrente, unitamente a un modello da compilare e consegnare, entro il termine indicato, a un ufficio postale. Se il contribuente non consegna il modello e non fornisce le coordinate del proprio conto, il rimborso viene eseguito con l’emissione di un vaglia della Banca d’Italia;
• Per gli importi superiori a €. 51.645,69, comprensivi di interessi, e per i rimborsi di soli interessi di qualsiasi importo, la restituzione avviene, per ragioni di sicurezza, esclusivamente tramite accredito su conto corrente bancario o postale.

La domanda è respinta

In questo caso vi è un’apposita comunicazione che vi sarà notificata dall’Agenzia e che vi spiegherà i motivi del mancato accoglimento della vostra istanza. In questo caso, il contribuente può presentare Istanza di reclamo/mediazione oppure il ricorso alla competente Commissione tributaria provinciale entro 60 giorni dalla notifica del provvedimento di rigetto.

Il silenzio rifiuto

In questo caso siamo di fronte al c.d. “silenzio rifiuto“,  e la domanda di rimborso deve ritenersi respinta. Trascorsi almeno 90 giorni dalla presentazione della domanda ed entro il termine di prescrizione, ordinariamente decennale, l’interessato può ricorrere alla Corte di giustizia tributaria. Questo meccanismo, disciplinato dall’art. 19 del D.Lgs. n. 546/92, consente al contribuente di non rimanere in una situazione di incertezza indefinita.

Come potete immaginare se la riposta è negativa le vostre speranze di ottenere il rimborso non finisco qui, ma dovete tentare una via più articolata, che richiederà la consulenza di un dottore commercialista, o di un avvocato esperto in materia fiscale.

Un aspetto critico riguarda l’erogazione parziale delle somme richieste. La giurisprudenza più recente (Cass. n. 5581/2021) considera tale comportamento come diniego implicito per la parte non erogata, con conseguente necessità di impugnazione entro 60 giorni. La mancata impugnazione preclude definitivamente il diritto alla differenza.

Il rimborso d’ufficio delle imposte

Come si è visto, il rimborso è generalmente subordinato alla presentazione dell’istanza da parte del contribuente. In alcune ipotesi, invece, il rimborso deve avvenire d’ufficio. Cioè l’Amministrazione finanziaria, non appena riscontra un credito del contribuente, è tenuta a rimborsarglielo di propria iniziativa. È il caso dei crediti risultanti durante il controllo formale o la liquidazione della dichiarazione dei redditi. Oppure delle somme indebitamente riscosse a causa di errori materiali e duplicazioni imputabili all’Agenzia delle Entrate.

In questo caso è la stessa Agenzia delle Entrate a comunicarvi l’importo del vostro credito. Lasciando a voi soltanto il compito di comunicare l’Iban del vostro conto corrente per ottenere l’accredito.

Rimborso di imposte pagate con ruolo

L’istanza di rimorso finora esaminata riguarda le ipotesi in cui le somme indebitamente versate non siano state riscosse mediante ruolo dall’Amministrazione finanziaria. Quando vi è stata già iscrizione a ruolo delle imposte, come ad esempio nel caso in cui il contribuente abbia presentato un ricorso presso la Commissione Tributaria Provinciale, ed abbia contestualmente provveduto al versamento di 1/3 delle imposte, qualora la sentenza sia favorevole allo stesso contribuente, egli ha diritto di ricevere indietro le imposte versate. In questo caso è la stessa Agenzia delle Entrate, che si attiva per fare ottenere al contribuente l’importo versato, nei 90 giorni successivi.

Ad effettuare il rimborso provvederà l’Agente della riscossione su incarico dell’ufficio dell’Agenzia delle entrate. In caso di inerzia, comunque il contribuente può tutelarsi chiedendo la condanna dell’Amministrazione finanziaria al rimborso delle somme indebitamente riscosse.

Come sono pagati i rimborsi

L’erogazione dei rimborsi di competenza dell’Agenzia delle Entrate, a seguito del riconoscimento degli stessi, avviene prioritariamente mediante bonifico su conto corrente bancario o postale.

In questo caso, il beneficiario deve comunicare all’Agenzia le coordinate del conto corrente, bancario o postale (IBAN), nonché le relative variazioni, che saranno utilizzate per tutti i rimborsi da pagare al beneficiario medesimo.

Solo in caso di mancata comunicazione delle coordinate bancarie o postali, l’erogazione dei rimborsi alle persone fisiche avviene tramite titoli di credito a copertura garantita (assegni vidimati) emessi da Poste Italiane S.p.A.

Pagamento con assegno del rimborso

Il contribuente che riceve l’assegno vidimato intestato a suo nome può, entro il termine di validità impresso sul titolo, alternativamente:

• Versarlo sul proprio conto corrente postale o bancario;
• Presentarlo per l’incasso in contanti presso qualsiasi ufficio postale.

Per gli assegni vidimati presentati all’incasso, gli uffici postali provvederanno, prima di dar corso al pagamento per cassa, ad effettuare i seguenti riscontri:

• Verifica dell’avvenuta consegna del plico al beneficiario;
• Verifica dei termini di validità dell’assegno;
• Verifica dell’identità del presentatore dell’assegno;
• Controllo della puntuale coincidenza di tutti i dati dell’assegno.

La mancata corrispondenza, anche parziale, di tali elementi comporta il rifiuto di Poste Italiane S.p.A. ad effettuare il pagamento dell’assegno vidimato.

Tuttavia, nel caso in cui l’assegno risulti intestato ad un soggetto minore, interdetto, defunto o fallito, il titolo può essere incassato anche dai soggetti titolati alla riscossione in nome e per conto dei loro rappresentati (ad esempio, tutore, erede, curatore fallimentare) che ne dimostrino la propria legittimazione mediante la presentazione di idonea documentazione.

Consulenza fiscale online

La gestione efficace delle istanze di rimborso richiede un approccio metodico che consideri sia gli aspetti tecnico-normativi che quelli strategico-processuali. La mia esperienza evidenzia come spesso la differenza tra successo e insuccesso dipenda dalla corretta valutazione dei termini, dalla completezza della documentazione e dalla scelta della strategia più appropriata al caso concreto.