E-residency in Estonia: guida per imprenditori digitali

L’Estonia, piccolo stato baltico all’avanguardia tecnologica, ha introdotto nel 2014 il programma di e-residency, la prima iniziativa governativa al mondo che consente a non residenti di accedere a servizi digitali statali per creare e amministrare imprese completamente online. Questa soluzione innovativa permette di stabilire una presenza aziendale nell’Unione Europea senza necessità di trasferimento fisico, aprendo opportunità significative in termini di accesso al mercato unico, ottimizzazione fiscale e semplificazione amministrativa.

In questa guida completa analizzeremo tutti gli aspetti della e-residency estone, dalle procedure di richiesta ai vantaggi fiscali, dagli obblighi normativi alle strategie di implementazione, fornendo un quadro dettagliato per imprenditori e professionisti interessati a esplorare questa opportunità nel 2025.

Che cos’è la e-residency estone

La e-residency estone rappresenta una forma di identità digitale rilasciata dal governo dell’Estonia a cittadini non estoni. È importante sottolineare che non si tratta di una cittadinanza né di un permesso di residenza fisica o fiscale, ma di uno status digitale che consente l’accesso ai servizi pubblici digitali del paese.

Lo scopo di questa identità digitale è quello di rendere la vita più facile a coloro che hanno interessi e attività in Estonia, ma che non risiedono nel Paese.

Il cuore del programma è la smart card di e-residency, dotata di microchip e protetta da un PIN a due fattori, che permette di:

• Firmare digitalmente documenti con validità legale nell’UE (grazie al regolamento eIDAS);
• Creare e gestire un’azienda estone completamente online;
• Accedere al sistema bancario estone e ai servizi finanziari digitali;
• Amministrare l’attività aziendale da remoto, ovunque nel mondo;
• Dichiarare e pagare le imposte in modalità digitale.

Lanciato nel dicembre 2014, il programma ha visto un’evoluzione significativa, con miglioramenti continui nell’offerta di servizi e nella semplificazione delle procedure. Ad oggi, oltre 100.000 e-residenti provenienti da più di 170 paesi hanno utilizzato questa opportunità, creando circa 25.000 imprese che contribuiscono all’economia estone e generano un significativo ritorno sull’investimento pubblico iniziale.

Evoluzione del programma

Negli ultimi anni, il programma ha implementato diverse migliorie:

• E-Residency 2.0: Lanciato nel 2018, ha ampliato i servizi disponibili e migliorato l’esperienza utente;
• Pickup points: Aumento dei punti di ritiro della carta e-residency in tutto il mondo (incluse diverse città italiane):
• Integrazione con servizi fintech: Maggiore accessibilità a servizi bancari e finanziari alternativi;
• Miglioramento della piattaforma X-Road: Potenziamento dell’infrastruttura digitale che connette tutti i servizi pubblici estoni.

Differenze rispetto a cittadinanza e residenza fisica

La e-residency estone rappresenta un concetto giuridico innovativo che spesso genera confusione, soprattutto perché il termine stesso “residenza” potrebbe suggerire diritti e status che in realtà non conferisce. È fondamentale comprendere con precisione cosa questa identità digitale comporti e, soprattutto, cosa non comporti.

Assenza di diritti di soggiorno o ingresso

Si tratta, essenzialmente, di un’identità digitale certificata dal governo estone. A differenza della cittadinanza o della residenza fisica, esiste interamente nel dominio digitale. Si concretizza in una smart card dotata di microchip con certificati digitali e funzionalità di autenticazione e firma elettronica avanzata. Non ha alcuna manifestazione nel mondo fisico oltre alla carta stessa e ai diritti di accesso digitale che conferisce.

Uno degli equivoci più comuni riguarda i diritti di ingresso e permanenza:

• Non conferisce diritto di ingresso in Estonia o nell’Unione Europea;
• Non sostituisce il visto o il permesso di soggiorno;
• Non modifica in alcun modo lo status di immigrazione del titolare;
• Non crea alcun percorso privilegiato verso la residenza fisica o la cittadinanza estone.

Un e-residente senza appropriati visti o permessi è soggetto alle stesse restrizioni di viaggio e soggiorno di qualsiasi altro cittadino non-UE.

Distinzione dalla residenza fiscale

La differenza più rilevante dal punto di vista pratico riguarda l’aspetto fiscale:

• Non modifica la residenza fiscale personale dell’individuo, che rimane determinata dalle leggi fiscali nazionali e dalle convenzioni internazionali;
• Non esonera dalla tassazione nel paese di effettiva residenza;
• Non crea automaticamente una stabile organizzazione in Estonia;
• Non permette di accedere ai servizi di welfare estoni come assistenza sanitaria, pensioni o sussidi.

La residenza fiscale continua a essere determinata da fattori sostanziali come la dimora abituale, il centro degli interessi vitali, e la permanenza fisica in un determinato territorio, secondo il principio della “substance over form” (sostanza sulla forma).

Confronto con altri status giuridici

Per comprendere meglio le differenze, è utile un confronto diretto:

Caratteristica	E-residency	Residenza fiscale	Cittadinanza
Diritto di soggiorno	No	Si	Si
Diritto di lavoro	Solo digitale/remoto	Si	Si
Accesso ai servizi welfare	No	Parziale/totale	Totale
Obbligo fiscale	Solo su attività estoni	Reddito mondiale	Reddito mondiale
Protezione consolare	No	No	Si

Processo di richiesta e costi

La e-residency estone è progettata per essere accessibile alla maggior parte dei richiedenti internazionali, con requisiti di ammissibilità relativamente semplici. Il governo estone ha intenzionalmente mantenuto basse le barriere d’ingresso per favorire l’adozione globale del programma, pur mantenendo gli standard di sicurezza necessari.

L’età minima richiesta è di 18 anni compiuti, in quanto il programma è orientato a individui con capacità legale di costituire e gestire imprese. Non esiste un limite massimo di età, rendendo il programma accessibile anche a imprenditori senior o pensionati interessati a gestire attività digitali.

Il richiedente deve possedere un documento d’identità valido riconosciuto a livello internazionale (passaporto o carta d’identità nazionale per i cittadini UE). È necessario fornire una motivazione valida e legittima per la richiesta. Le motivazioni più comuni e generalmente accettate includono: l’intenzione di costituire o gestire un’azienda in Estonia, la necessità di firmare documenti digitalmente con valenza europea, l’utilizzo di servizi finanziari o bancari estoni, o il desiderio di semplificare le attività commerciali con partner estoni.

Il richiedente non deve avere precedenti penali rilevanti o rappresentare un rischio per la sicurezza nazionale estone. Le autorità estoni conducono verifiche di background sui richiedenti, con particolare attenzione a reati finanziari, frodi, riciclaggio di denaro o attività terroristiche.

Procedura di richiesta

La procedura di richiesta della è interamente digitale fino al momento del ritiro fisico della carta, riflettendo la natura stessa del programma. Il processo è stato progettato per essere intuitivo e trasparente, garantendo al contempo la sicurezza e l’affidabilità necessarie per un’identità digitale governativa.

Il percorso di richiesta si articola nelle seguenti fasi:

Registrazione e compilazione della domanda

La procedura inizia con l’accesso al portale ufficiale e-resident.gov.ee, dove il richiedente deve creare un account personale. Una volta completata la registrazione, si procede alla compilazione del modulo di candidatura online, che richiede informazioni personali dettagliate, inclusi dati anagrafici, contatti, professione e motivazione della richiesta. La motivazione è particolarmente importante e dovrebbe essere specifica, evidenziando chiaramente l’intenzione di utilizzare la e-residency per scopi imprenditoriali legittimi.

Durante questa fase, il richiedente deve caricare una foto digitale recente (formato passaporto) e la scansione a colori del documento d’identità (passaporto o carta d’identità) in corso di validità. Le immagini devono essere di alta qualità e chiaramente leggibili, poiché saranno utilizzate per la verifica dell’identità.

Il richiedente deve inoltre indicare il punto di ritiro della carta preferito, selezionando tra le ambasciate e i consolati estoni disponibili in tutto il mondo. Per i richiedenti italiani, sono disponibili diverse opzioni sul territorio nazionale, come dettagliato nella sezione dedicata ai punti di ritiro.

Verifica e approvazione

Una volta inviata la domanda, la Polizia e la Guardia di Frontiera estone (PBGB) avviano un processo di verifica approfondito. Questa fase include:

• Controllo dell’autenticità dei documenti forniti;
• Verifica dell’identità del richiedente;
• Controllo di eventuali precedenti penali attraverso database internazionali;
• Valutazione della motivazione e del potenziale rischio.

Il processo di verifica richiede tipicamente dalle 4 alle 6 settimane, durante le quali lo stato della domanda può essere monitorato attraverso il portale. In alcuni casi, le autorità estoni potrebbero richiedere documentazione aggiuntiva o chiarimenti, comunicando direttamente con il richiedente via email.

Al termine della verifica, il richiedente riceve una comunicazione ufficiale via email riguardo all’esito della domanda. In caso di approvazione, vengono fornite istruzioni dettagliate sul ritiro della carta.

Ritiro della carta di e-residency

Una volta approvata la domanda, la carta di e-residency viene prodotta e inviata al punto di ritiro selezionato. Il richiedente riceve una notifica quando la carta è disponibile per il ritiro, generalmente entro 2-3 settimane dall’approvazione.

Il ritiro della carta richiede necessariamente una visita personale al punto selezionato. Durante questa visita:

• L’identità del richiedente viene verificata mediante confronto con il documento originale;
• Vengono acquisite le impronte digitali per attivare le funzionalità di sicurezza della carta;
• La carta e i codici PIN vengono consegnati in una busta sigillata.

Questo è l’unico momento dell’intero processo in cui è richiesta una presenza fisica, riflettendo l’importanza di verificare l’identità per il rilascio di credenziali digitali sicure.

Attivazione e primo utilizzo

Dopo aver ricevuto la carta, il richiedente deve procedere con l’attivazione e il primo utilizzo. Questo processo include:

• Installazione del software di autenticazione necessario sul proprio dispositivo (disponibile per Windows, macOS e Linux);
• Collegamento del lettore di smart card al computer (in alternativa, è possibile utilizzare un’app mobile per l’autenticazione);
• Test iniziale del certificato digitale attraverso il portale e-resident;
• Registrazione ai servizi governativi estoni, in particolare il portale per la costituzione e gestione aziendale.

L’intero processo, dalla richiesta iniziale al primo utilizzo, richiede generalmente da 2 a 3 mesi, un tempo relativamente breve considerata la natura del servizio e i controlli di sicurezza necessari.

Costi e tempistiche

La tariffa di applicazione standard è di 120 euro, pagabile online tramite carta di credito o altri metodi di pagamento elettronico accettati. Questa tariffa copre:

• L’elaborazione della domanda e la verifica di background;
• La produzione della carta con chip crittografico;
• La generazione dei certificati digitali;
• La spedizione della carta al punto di ritiro selezionato.

È importante notare che questa tariffa non è rimborsabile in caso di rifiuto della domanda, poiché copre i costi amministrativi del processo di verifica indipendentemente dall’esito.

Validità e rinnovo

La carta ha una validità di 5 anni dalla data di emissione, dopodiché è necessario rinnovarla per continuare ad accedere ai servizi digitali estoni. I certificati digitali contenuti nella carta hanno la stessa durata.

Il processo di rinnovo è simile alla richiesta iniziale ma generalmente più rapido, poiché il richiedente è già presente nei registri estoni. La tariffa di rinnovo è attualmente di 100 euro.

È consigliabile avviare la procedura di rinnovo almeno 2-3 mesi prima della scadenza per garantire la continuità dell’accesso ai servizi, particolarmente importante per chi gestisce attivamente un’azienda estone.

Punti di ritiro in Italia

Per facilitare l’accesso al programma l’Estonia ha progressivamente ampliato la rete di punti di ritiro in tutto il mondo. I punti di ritiro disponibili in Italia per il 2025 sono stati strategicamente posizionati per coprire diverse aree geografiche del paese, riducendo la necessità di lunghi spostamenti per i richiedenti italiani.

Roma – Ambasciata dell’Estonia: L’Ambasciata estone a Roma, situata in Viale Liegi 28, rappresenta il principale punto di ritiro in Italia. Opera con i seguenti dettagli:

• Orari dedicati al ritiro: Martedì e giovedì dalle 10:00 alle 12:00 (su appuntamento)
• Personale dedicato con conoscenza della lingua italiana
• Possibilità di ricevere informazioni aggiuntive sul programma e sull’ecosistema imprenditoriale estone
• Prenotazione obbligatoria attraverso il sistema online accessibile.

Milano – Consolato Onorario: Il Consolato Onorario a Milano, situato in Via Canova 12, serve l’area del Nord Italia. Opera con le seguenti modalità:

• Orari dedicati al ritiro: Lunedì e mercoledì dalle 14:00 alle 16:00 (su appuntamento)
• Personale con conoscenza del contesto imprenditoriale locale
• Focus particolare su imprenditori del settore tecnologico e finanziario
• Disponibilità di materiale informativo sui collegamenti economici Italia-Estonia

Firenze – Consolato Onorario: Il Consolato Onorario a Firenze serve l’area centrale dell’Italia. Opera con i seguenti dettagli:

• Orari dedicati al ritiro: Giovedì dalle 09:30 alle 12:30 (su appuntamento)
• Personale con esperienza nel supporto alle piccole e medie imprese
• Materiale informativo specifico su opportunità per il settore creativo e culturale
• Sessioni informative periodiche sul programma (verificare disponibilità sul sito)

Napoli – Consolato Onorario: Il Consolato Onorario a Napoli, di più recente apertura, serve l’area del Sud Italia. Opera con le seguenti caratteristiche:

• Orari dedicati al ritiro: Venerdì dalle 10:00 alle 13:00 (su appuntamento)
• Focus particolare sul supporto a startup e innovatori digitali
• Collaborazione con incubatori locali per promuovere l’ecosistema imprenditoriale estone
• Disponibilità di consulenza iniziale sulle opportunità per imprenditori del Mezzogiorno

Costituzione di una società in Estonia

La costituzione di una società in Estonia rappresenta il passo concreto che segue l’ottenimento della e-residency, trasformando l’identità digitale in uno strumento operativo per l’attività imprenditoriale. Il sistema estone è stato progettato per massimizzare l’efficienza e la semplicità di questo processo, riducendo al minimo la burocrazia e i tempi di attesa, pur mantenendo elevati standard di trasparenza e conformità normativa.

Preparazione della documentazione

La prima fase richiede la preparazione della documentazione societaria necessaria:

Definizione dello statuto societario: Lo statuto (põhikiri) definisce le regole fondamentali di funzionamento della società. Il sistema estone offre un modello standard che copre tutti gli aspetti essenziali e può essere utilizzato senza modifiche per la maggior parte delle società di nuova costituzione. Questo modello è disponibile in inglese ed è giuridicamente valido.

Preparazione dell’atto costitutivo: L’atto costitutivo (asutamisleping) definisce l’identità dei soci fondatori, l’ammontare del capitale sociale, la ripartizione delle quote e la nomina degli amministratori. Per società con un unico socio, si utilizza una versione semplificata denominata “decisione di fondazione” (asutamisotsus).

Identificazione dei soggetti chiave: È necessario definire chiaramente:

• I soci fondatori (possono essere persone fisiche o giuridiche)
• Gli amministratori (almeno uno, non necessariamente socio)
• L’indirizzo della sede legale in Estonia
• Il codice NACE dell’attività principale (classificazione europea delle attività economiche)

È fondamentale che tutti i soggetti coinvolti (soci e amministratori) dispongano dell’identità digitale o di un’identità digitale estone equivalente, poiché saranno chiamati a firmare digitalmente i documenti di costituzione.

Registrazione tramite portale

Il cuore del processo è la registrazione tramite il portale ufficiale del Registro delle Imprese estone:

Accesso al Company Registration Portal: Il portale ettevotjaportaal.rik.ee è l’interfaccia ufficiale per la costituzione e gestione delle società in Estonia. L’accesso avviene utilizzando la carta di e-residency e il relativo PIN, garantendo un’identificazione sicura e legalmente valida.

Compilazione dei dati societari: Il sistema guida l’utente attraverso la compilazione di tutti i dati necessari:

• Denominazione sociale (con verifica automatica di disponibilità)
• Forma giuridica
• Indirizzo della sede legale
• Contatti ufficiali (email, telefono)
• Capitale sociale e sua ripartizione
• Attività principali (codici NACE)
• Dati completi di amministratori e soci

Il sistema è intuitivo e multilingue (disponibile in estone, inglese e russo), con controlli automatici che prevengono errori comuni nella compilazione.

Caricamento dei documenti: Gli statuti e gli altri documenti preparati vengono caricati nel sistema. Per la maggior parte delle costituzioni standard, è sufficiente utilizzare i modelli forniti dal portale stesso, riducendo significativamente i tempi di preparazione.

Firma digitale dei documenti: Tutti i soggetti coinvolti (soci e amministratori) devono firmare digitalmente i documenti utilizzando la propria carta di e-residency. Il sistema gestisce automaticamente il processo di firma multipla, inviando notifiche ai vari soggetti quando è richiesta la loro firma.

Se alcuni dei partecipanti non possiedono l’identità digitale, è possibile utilizzare procedure alternative che prevedono l’autenticazione notarile tradizionale, ma questo complica il processo e ne riduce l’efficienza.

Le società fittiziamente costituite all’estero

La costituzione di una società in Estonia attraverso il programma di e-residency rappresenta un’opportunità legittima per gli imprenditori italiani che desiderano operare nel mercato europeo con maggiore efficienza. Tuttavia, questa scelta comporta alcune potenziali problematiche fiscali e legali che meritano un’analisi approfondita.

Devi sapere che se la società è fittiziamente costituita in Estonia, cioè la società è esterovestita (ex art. 73 del TUIR), allora è possibile incorrere in problematiche fiscali importanti. Una società si considera esterovestita quando nel Paese di sua costituzione vi è soltanto la sede legale ed è il luogo dove si pagano le imposte, ma non vi è attività economica esercitata in loco, magari perché l’imprenditore continua a risiedere in Italia e gestire l’attività dall’Italia.

Posso assicurarti che molti imprenditori, ancora oggi, credono che si possa amministrare dall’Italia una società costituita all’estero, senza che vi siano problematiche fiscali. Ebbene, occorre prestare molta attenzione, in quanto oggi nella UE, i meccanismi di scambio di informazioni fiscali tra i vari Paesi consentono di individuare fenomeni di esterovestizione in modo molto più rapito che in passato, con conseguenze importanti per l’imprenditore.

In una fattispecie di esterovestizione, come quella che ho appena descritto, si possono correre rischi molto rilevanti sul lato italiano, sia per la società estera che per l’imprenditore che la gestisce dall’Italia. Infatti, qualora l’Amministrazione finanziaria italiana si dovesse accorgere di questa situazione avrebbe sicuramente qualcosa da dire sulla società che è stata aperta in Estonia. Questa contestazione si concretizzerebbe nell’emissione di un avviso di accertamento per esterovestizione della società, con la contestazione delle maggiore imposte che non sono state versate in Italia.

Si tratta di una sanzione amministrativa pecuniaria del 120% delle imposte dovute e non versate in Italia. Inutile dire che si tratta di una contestazione molto pesante, se si considera che può essere applicata e replicata per ogni annualità precedente che risulta essere ancora accertabile (in questo caso gli ultimi 8 anni).

Per questo motivo, se stai pensando di risolvere i tuoi problemi di pressione fiscale attraverso la costituzione di una società estera, mantenendo la tua residenza in Italia, gestendo la società, magari rivolgendoti al mercato italiano, devi sapere che andrai incontro a contestazioni fiscali davvero molto importanti. Questo non significa che non sia possibile aprire un’azienda all’estero, ma occorre farlo nel modo corretto, effettuando investimenti sia in capitale umano che in capitale economico all’estero. Tutto questo, sia che tu operi con un business online oppure con un business prettamente fisico, le considerazioni non cambiano.

Strategie per mitigare il rischio di esterovestizione

Per beneficiare legittimamente del sistema estone, minimizzando i rischi di contestazione, è fondamentale adottare un approccio basato sulla sostanza economica effettiva. Ecco alcune strategie concrete:

Presenza effettiva in Estonia

Creare una presenza reale, non meramente formale, in territorio estone:

• Ufficio fisico effettivamente utilizzato (non solo un servizio di domiciliazione);
• Personale locale, anche part-time o condiviso;
• Attrezzature e infrastrutture operative;
• Contratti di servizio con fornitori locali.

Struttura amministrativa adeguata

Strutturare l’amministrazione della società in modo da evitare la concentrazione del potere decisionale in Italia:

• Nominare amministratori residenti in Estonia;
• Se l’amministratore è italiano, documentare viaggi regolari in Estonia;
• Tenere formalmente le riunioni del consiglio di amministrazione in Estonia;
• Conservare in Estonia la documentazione societaria principale.

Documentazione robusta

Mantenere una documentazione dettagliata che dimostri la sostanza economica della struttura estone:

• Verbali delle riunioni tenute in Estonia;
• Documentazione dei viaggi degli amministratori;
• Corrispondenza commerciale che evidenzi l’operatività estone;
• Contratti firmati in Estonia;
• Estratti conto di banche estoni che dimostrino l’operatività locale.

Separazione dei ruoli

Quando possibile, separare i ruoli di socio e amministratore:

• Nominare un amministratore professionale estone;
• Affidare poteri specifici e limitati a eventuali procuratori italiani;
• Definire chiaramente le responsabilità decisionali.

Sostanza economica dell’attività

Assicurarsi che l’attività abbia una reale connessione con l’Estonia:

• Clientela internazionale, non esclusivamente italiana;
• Fornitori e partner commerciali diversificati geograficamente;
• Effettiva gestione delle attività operative dall’Estonia;
• Personale qualificato in Estonia per le funzioni chiave.

Consulenza fiscale per l’avvio di un business in Estonia

Per facilitare l’accesso al programma di e-residency e la costituzione di società in Estonia, Fiscomania ha recentemente attivato una partnership strategica con una società specializzata, uno dei service provider più qualificati e con maggiore esperienza nel mercato estone. Questa collaborazione offre ai nostri clienti un percorso semplificato e completamente assistito, con due modalità principali di costituzione.

Il processo prevede un supporto completo che spazia dalla consulenza iniziale fino alla gestione contabile continuativa, includendo servizi essenziali come la domiciliazione legale e il contact person obbligatori per legge. Particolarmente rilevante è la possibilità di costituire la società anche senza residenza digitale, attraverso una procedura notarile che permette di accelerare significativamente i tempi, completando il processo in circa due settimane anziché attendere i 30-45 giorni necessari per l’ottenimento della carta.

Il valore aggiunto di questa partnership risiede nella combinazione tra la nostra consulenza fiscale specializzata per imprenditori italiani e l’expertise tecnico-operativa nel contesto estone. Questo approccio integrato consente di sviluppare strategie imprenditoriali realmente sostanziali, conformi alla normativa internazionale e strutturate per minimizzare i rischi di contestazioni per esterovestizione. I nostri clienti beneficiano così di una soluzione one-stop-shop che affronta sia gli aspetti pratici della costituzione sia le complessità fiscali e normative, garantendo una presenza reale e non meramente formale in Estonia, elemento fondamentale per operare in piena legittimità e sfruttare al meglio le opportunità offerte da questa giurisdizione innovativa.

Se necessiti dell’analisi della tua situazione personale, ti invito a contattarci attraverso il form di contatto seguente. Riceverai il preventivo per una consulenza personalizzata in grado di risolvere i tuoi dubbi sull’argomento.