Vat number: cos’è e come si verifica

Il VAT number è un codice univoco identificativo necessario per lo scambio di beni e servizi con l’estero, sia con paesi UE che extra-UE. Il codice può essere verificato online gratuitamente attraverso il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Chi acquista o importa dall’estero, sicuramente avrà già familiarità con il termine VAT. Al contrario, chi si appresta per la prima volta ad effettuare una transazione internazionale potrebbe trovarsi spiazzato di fronte alla richiesta del cosiddetto VAT number.

Sebbene possa sembrare qualcosa di oscuro, in realtà tanti di noi conoscono bene il significato della sigla VAT. Questo acronimo sta infatti per Value-Added Tax, vale a dire l’imposta sul valore aggiunto. Quella che da noi si chiama IVA.

Vediamo quindi nello specifico quando occorre il Vat number e ogni altro dettaglio, inclusa la modalità di verifica.

VAT number: di cosa si tratta

Il VAT number, conosciuto anche come partita IVA, è un codice univoco assegnato alle imprese e ai professionisti che operano nell’Unione Europea ai fini IVA. Quando si parla di VAT si fa riferimento al numero univoco che identifica un soggetto passivo (impresa) o una persona giuridica non imponibile registrata ai fini VAT (Value Added Tax).

In particolare, l’impresa è tenuta alla VAT number quando effettua:

• Cessioni di beni o servizi soggetti ad IVA;
• Acquisti di beni all’interno dell’UE;

Ogni paese dell’UE rilascia il proprio VAT identification number (numero di partita IVA nazionale), quindi, questo comporta che le imprese, fornitrici di beni o servizi, in diversi Paesi dell’UE potrebbero essere tenute a ottenere un numero di partita IVA in ciascuno di questi Paesi.

Ogni numero di identificazione IVA deve iniziare con il codice del Paese (ISO 3166-1) interessato e seguito da un blocco di cifre o caratteri e deve essere menzionato sui documenti fiscali (ad eccezione delle fatture semplificate in alcuni paesi dell’UE).

Non bisogna confondere, però, la VAT con il VAT number, talvolta chiamato anche VAT identification number: questo, infatti, rappresenta uno strumento elettronico, o per meglio dire un protocollo, che identifica le Partite IVA e le imprese di autonomi operanti nell’Unione Europea ai fini IVA.

Questo identificativo, pertanto, è necessario per tutti gli operatori commerciali e privati che hanno la necessità di effettuare transazioni intracomunitarie. Ogni paese provvede a trasmettere i numeri di Partita IVA e i dati delle altre aziende registrate. Nel caso dell’Italia, questa attività viene svolta dall’Agenzia delle Entrate. In questo modo, sul VIES sono disponibili i dati di tutte le imprese che operano in Europa per le verifiche.

A cosa serve il VAT number

Grazie a questo sistema, le amministrazioni dei singoli Stati dell’Unione europea hanno costante controllo degli scambi effettuati. Inoltre, l’identificativo VAT permette a tutti quelli che operano un acquisto oppure una cessione con un operatore estero di verificare direttamente online la validità dei dati forniti dall’altro soggetto.

Il servizio di verifica, inoltre, è gratuito: sul sito dell’Agenzia delle Entrate, nel pannello a cascata della mappa si seleziona lo Stato di interesse. Cliccando sul pulsante “Cambia”, si avrà un ulteriore pannello coi dati del Paese, come la moneta corrente e l’anno di adesione all’Unione europea. Sotto questo, vi sarà un altro riquadro all’interno del quale sarà possibile inserire il VAT identification number. Se il dato inserito è corretto, il sistema fornirà la denominazione e l’indirizzo dell’operatore commerciale corrispondente a quel numero VAT. In ogni caso, non è mai possibile risalire al VAT id conoscendo solamente la denominazione dell’operatore.

Come registrare il VAT

Le aziende che operano nell’Unione Europea sono tenute a far registrare e comunicare al sistema centrale del proprio stato tutti i dati fiscali. In Italia ovviamente di ciò se ne occupa l’Agenzia delle Entrate.

Il meccanismo funziona molto semplicemente: l’Agenzia dell’Entrate provvede ad informare il sistema elettronico di scambio dati sull’IVA (conosciuto comunemente come VIES), i numeri di p.iva e i dati delle aziende registrate nel Paese. Così come fa l’Agenzia dell’Entrate nel nostro Paese, anche per gli altri Stati EU funzionerà allo stesso modo. Saranno quindi le PA addette a registrare e ad inviare al VIES tutti i dati del commerciante.

In questo modo viene a crearsi un sistema (il VIES, appunto) in cui sono disponibili tutti i dati sugli operatori commerciali che dispongono di partita IVA. Questo sistema di scambio di dati è in vigore dal 1993.

Come verificare il VAT

Per verificare una Partita IVA estera, devi per prima cosa sapere se è di un paese UE o extra UE. I paesi dell’Unione Europea e l’Irlanda del Nord hanno un archivio comune che si chiama VIES, è consultabile on line e raccoglie tutte le partite IVA delle attività che commerciano con paesi esteri.

Se la Partita IVA che si intende controllare è di un paese extra UE, non esiste un archivio unico che si può consultare.

Ѐ possibile usare il servizio VAT-search per controllare la Partita IVA di 30 paesi extracomunitari. Previa registrazione gratuita al portale vat-search.co.uk si può controllare la validità di una Partita IVA in diversi paesi del mondo tra cui Svizzera, Regno Unito, Australia, Brasile, Marocco e altri.

Dopo avere selezionato il paese, si può effettuare la ricerca sia partendo dal numero di Partita IVA, sia dal nome dell’attività e risalire a tutti gli altri dati. Se il paese in cui ha sede la Partita IVA che cerchi non è tra quei 30, occorre usare gli archivi nazionali. Ad esempio la Cina non rientra nei paesi di VAT-search e per controllare una Partita IVA occorre accedere ai servizi online del corrispettivo nazionale della nostra agenzia delle entrate.

Questa procedura non è impossibile ma potrebbe essere molto complicata a causa delle barriere linguistiche: se infatti non si conosce la lingua o l’alfabeto con cui comunica un determinato stato, si potrebbero avere difficoltà ad orientarsi negli archivi nazionali.

Esiste anche un modo per delegare questo compito. Il commercialista può eseguire il controllo al posto tuo e può utilizzare le proprie risorse per aggirare eventuali problemi linguistici o di interpretazione delle diciture fiscali.

Struttura del VAT number in Europa

Il VAT number ha una struttura standard. Si tratta infatti di un codice alfanumerico, nella cui prima parte si trova il codice identificativo dello Stato membro e nella seconda parte l’identificativo alfanumerico del soggetto. In particolare, di seguito è possibile trovare la tabella:

Conclusioni

Il VAT number altro non è che un codice univoco identificativo necessario per poter compiere la vendita di beni e servizi con l’estero. Si tratta di un sistema di scambio introdotto dal 1993, e tutt’oggi in vigore, che consente alle varie amministrazioni statali di controllare le compravendite.

Il VAT number può essere verificato in ogni momento avvalendosi del portale dell’Agenzia delle Entrate. Il servizio è completamente gratuito e se ne può usufruire autonomamente oppure avvalendosi dell’aiuto di un commercialista.

Domande frequenti