Ufficio di rappresentanza in Italia: come si apre?

Si parla di ufficio di rappresentanza (representative office) quando una società estera apre un’ufficio in Italia avente sole funzioni promozionali, di ricerca (scientifica o di mercato), o di raccolta dati, senza svolgere attività di vendita.

In molti casi un’azienda estera può trovare conveniente investire direttamente in un mercato estero. Per quanto riguarda l’Italia, quando un’azienda estera ha intenzione di operare in Italia con un ruolo meramente ausiliario o preparatorio alla vendita può operare con un’ufficio di rappresentanza. Sostanzialmente, si tratta di un ufficio che può svolgere solo funzioni preparatorie o ausiliarie alla vendita, che rimane di spettanza della casa madre. Quindi, con questa possibilità di insediamento non è possibile svolgere alcuna attività produttiva o commerciale.

Contrariamente alle altre forme di insediamento, ovvero costituzione di una società o l’apertura di una stabile organizzazione, questa forma più semplice di insediamento si caratterizza per i seguenti fattori:

• Una mera presenza locale dell’azienda estera in Italia per promuovere e svolgere operazioni non commerciali sui prodotti e servizi dell’azienda;
• Non richiede una presenza di rappresentanza permanente. Questo significa che la sua funzione non è quella di rappresentare la società estera nei rapporti con i terzi (clienti o fornitori).

Per questi motivi, oggi, molte aziende estere decidono di sfruttare questo strumento per stabilirsi in Italia in vista di una più ampia procedura di internazionalizzazione.

Apertura di un’ufficio di rappresentanza

La presenza sul territorio di uno Stato di imprese estere può manifestarsi attraverso la costituzione di un ufficio di rappresentanza. Questa forma di insediamento è sicuramente la più semplice per operare nel territorio italiano da parte di un impresa non residente. Questa struttura, infatti, consente di operare in Italia senza, necessariamente, doversi costituire in una delle forme societarie previste dalla legislazione di detto Stato, mantenendo in tal modo la propria identità di soggetto estero e il controllo e la gestione della propria attività commerciale nel Paese d’origine.

L’ufficio di rappresentanza rappresenta la forma operativa più semplice da implementare ed è utilizzata soprattutto nei casi in cui la società estera intenda promuovere i prodotti, l’attività o i servizi direttamente in loco, con bassi costi di costituzione e gestione e senza acquisire una soggettività tributaria in detto Stato. Inoltre, questo può essere utilizzato dall’impresa estera per stabilire un “primo contatto” con il territorio, al fine di un successivo insediamento mediante stabile organizzazione o società.

Differenze tra representative office, branch e subsidiary

L’aspetto che non si deve dimenticare è che la costituzione di un representative office, piuttosto che di una stabile organizzazione, o di una filiale italiana, non sono ipotesi alternative. Si tratta di istituti giuridici diversi che si differenziano in modo sostanziale, soprattutto dal punto di vista giuridico e fiscale. In particolare:

• Ufficio di rappresentanza: scelta da applicare quando l’impresa non residente decide di avere un primo contatto in Italia, per attività legate a ricerche di mercato o marketing, o comunque attività che non riguardino attività di produzione o vendita in Italia;
• Stabile organizzazione: scelta da applicare quando l’impresa non residente si insedia in Italia per la produzione o vendita di beni o servizi. Rispetto alla soluzione subsidiary, la stabile organizzazione è legata (solitamente) a progetti temporanei di insediamento;
• Subsidiary (o filiale): scelta da applicare quando l’impresa non residente si insedia in Italia per la produzione o vendita di beni o servizi. Rispetto alla stabile organizzazione è una scelta che sicuramente premia nel lungo periodo.

La scelta della forma di insediamento da applicare, quindi, non è banale, ma richiede un’attenta analisi dell’attività dell’impresa, delle motivazioni che portano all’insediamento in Italia e dell’attività che verrà concretamente svolta.

Questo al fine di verificare se vi possono essere fattispecie legate alla realizzazione di materia imponibile in Italia (tale da richiedere una forma di insediamento più “forte“). Prendere una scelta senza considerare attentamente questi aspetti potrebbe portare l’imprese a ricevere contestazioni fiscali, legate all’IVA ed ai redditi, in caso di accertamento. Per questo motivo la scelta di insediamento deve rappresentare una scelta strategica all’interno di un processo di internazionalizzazione.

Requisiti per aprire un ufficio di rappresentanza

L’apertura di un ufficio di rappresentanza deve necessariamente passare da una autorizzazione societaria. Si tratta di una delibera dell’organo amministrativo della società che è competente ai sensi della legge del luogo dello stabilimento. In pratica i passaggi da seguire sono i seguenti:

• La società deve nominare un rappresentante: si tratta di un soggetto che viene iscritto nel Registro delle Imprese (può essere nominato rappresentante lo stesso amministratore della società estera e non deve necessariamente avere la residenza fiscale in Italia, anche se consigliabile);
• La società deve avere un indirizzo in Italia (se non si ha la disponibilità di un ufficio in Italia, è possibile usufruire di società che offrono il servizio di domiciliazione);
• La società attraverso il soggetto nominato rappresentante devono ottenere un codice fiscale rilasciato dall’Agenzia delle Entrate.

Da un punto di vista documentale occorre dotarsi di:

• Una descrizione dettagliata dell’attività svolta dalla società nella propria giurisdizione nazionale su carta intestata della società;
• Una visura (o simile) della società estera che intende avviare un ufficio di rappresentanza in Italia. Deve trattarsi di un documento che includa il nome dei soci e degli amministratori della società;
• La delibera del consiglio di amministrazione dell’organo amministrativo che deve:
  • Autorizzare l’apertura dell’organizzazione in Italia indicandone l’indirizzo di recapito;
  • Nominare un rappresentante dell’ufficio;
• Una copia del passaporto del rappresentante.

La documentazione in Apostille

Tutta la documentazione sopra menzionata deve essere gestita attraverso un notaio e apostillata (oppure autenticata e legalizzata dall’ufficio consolare o diplomatico italiano se il Paese in cui la procedura è conferita non è un membro della convenzione sull’apostille. Per consultare una lista aggiornata dei Paesi che fanno parte di questo accordo puoi consultare il link seguente:

Tutti i suddetti documenti (includendo lo statuto della società) devono, comunque, essere tradotti in italiano attraverso una traduzione giurata.

Gli adempimenti amministrativi

La normativa italiana non contiene una definizione espressa di ufficio di rappresentanza: a tal proposito, si rinvia a quanto disposto dal Modello OCSE di Convenzione contro le doppie imposizioni.

Per la normativa convenzionale si tratta di una sede fissa che svolga funzioni meramente ed esclusivamente promozionali e pubblicitarie, di raccolta di informazioni, di ricerca scientifica o di mercato. Esso, quindi, deve avere esclusivamente una funzione ausiliaria e/o ancillare ovvero prodromica e/o preparatoria alla penetrazione dell’impresa straniera sul mercato di riferimento, (ad esempio, la sola esposizione, acquisto e deposito di beni, raccolta di informazioni, pubblicità, ricerca) non potendo svolgere attività di produzione o di vendita che porterebbero a qualificarlo quale stabile organizzazione.

In sostanza, utilizzando la terminologia ragioneristica si tratta di un vero e proprio centro di costo il cui responsabile non ha alcun potere gestionale o di impegnare la società di fronte ai terzi. Questo significa che questo tipo di organizzazione non produce alcun reddito, ed i suoi costi sono interamente deducibili per l’impresa madre. Inoltre, esso non è obbligato alla tenuta dei libri sociali né alla presentazione di bilanci o dichiarazioni dei redditi. Tuttavia, esso è soggetto all’obbligo di tenuta della contabilità ordinaria per la documentazione dei costi e delle spese sostenute (es. personale, cespiti, etc). Tutti costi coperti finanziariamente dalla casa madre.

Camera di commercio e adempimenti per l’assunzione di lavoratori

L’apertura di un ufficio di rappresentanza è soggetta a tutti gli obblighi sopra indicati. Inoltre, è necessaria la denuncia al cd. “REA” (Repertorio delle notizie economiche e amministrative) competente in base al luogo dove si costituisce detto ufficio.

Con riferimento all’assunzione di personale è necessario seguire le procedure e comunicazioni ordinarie verso gli enti preposti, anche in riferimento agli obblighi fiscali e previdenziali connessi al rapporto di lavoro subordinato. Significativa rilevanza avranno gli effettivi ruoli e funzioni svolti dal suddetto personale in caso di eventuale verifica da parte dell’Amministrazione finanziaria, diretta a far emergere l’esercizio (celato) in Italia di un’attività commerciale per conto della società non residente.

Ad esempio, potrebbero esserci posizioni di distacco operate dal representative office presso imprese clienti nazionali per l’impiego di personale nell’esecuzione di servizi di implementazione di beni, precedentemente venduti dalla casa-madre non residente (che, peraltro, provvede a fatturare tutte le operazioni realizzate).

Disciplina fiscale

Come abbiamo avuto modo di dire ai fini fiscali l’ufficio di rappresentanza non svolge attività economica in senso proprio. La sua funziona è legata alla mera attività preparatoria ed ausiliaria alla vendita. Per questo motivo tale struttura non è considerata una stabile organizzazione in Italia della società estera. Pertanto, la struttura in commento non è soggetta ad alcuna tassazione diretta in Italia.

Di conseguenza non è richiesto di mantenere libri, pubblicare bilanci o depositare la dichiarazione dei redditi o le dichiarazioni a fini IVA. Invece, è richiesto di mantenere conti ordinari per documentare le spese (cioè del personale, attrezzature, ecc.) che saranno coperte dalla sede amministrativa della società estera.

Come detto, quindi, il representative office è una forma di insediamento “leggera” che riguarda esclusivamente la presenza di personale in Italia che si occupa di attività preparatorie ed ausiliarie alla vendita. Si tratta, in buona sostanza, si una prima forma di insediamento che, successivamente, è destinata a “trasformarsi” in una forma maggiormente “pesante” di insediamento come la stabile organizzazione o la filiale italiana.

Ufficio di rappresentanza come sostituto d’imposta

Conseguentemente, si apre la questione se l’ufficio di rappresentanza possa essere considerato un soggetto che può svolgere la funzione di sostituto di imposta. A tal proposito, è necessario esaminare la prassi ministeriale in materia:

• La R.M. 8 luglio 1980, n. 649 prevede che nel caso in cui l’ente estero non sia tenuto alla presentazione di dichiarazione dei redditi in Italia non sarà considerato sostituto d’imposta. Di conseguenza, secondo tale impostazione l’ufficio di rappresentanza non rientra tra i soggetti considerati “sostituti di imposta”;
• La C.M. 23 dicembre 1997, n. 326, al paragrafo 3.1 ha incluso tra i soggetti “obbligati” ad effettuare le ritenute “le società e gli enti di ogni tipo, con o senza personalità giuridica, non residenti nel territorio dello Stato. Si considerano residenti le società e gli enti che per la maggior parte del periodo d’imposta hanno la sede legale o la sede dell’amministrazione o l’oggetto principale nel territorio dello Stato, per i redditi corrisposti da loro sedi fisse in Italia”. L’utilizzo della locuzione “sedi fisse”, ha portato a pensare che gli uffici di rappresentanza possano essere considerati sostituti d’imposta;
• Parere della Direzione Regionale Emilia Romagna del 15 gennaio 2007, secondo il quale “può ragionevolmente affermarsi che il datore di lavoro non residente e privo di stabile organizzazione nel nostro Paese pur essendo tenuto a rilasciare al lavoratore dipendente certificazione delle somme corrisposte a tale titolo, non è tuttavia gravato dagli obblighi che l’art. 23 del D.P.R. n. 600/1973 pone a carico del sostituto di imposta”.

Consulenza fiscale

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Preciso che noi non ci occupiamo delle pratiche connesse all’avvio di un ufficio di rappresentanza in Italia, ma possiamo aiutarti a valutare questo tipo di opportunità, tenendo conto delle limitazioni che questa può avere, rispetto a fattispecie più complesse come la stabile organizzazione in Italia oppure l’apertura di una filiale italiana (ipotesi che comportano l’imponibilità fiscale dei redditi in Italia). Effettuare, da subito, la scelta organizzativa più corretta per l’insediamento in Italia è importante per evitare possibili contestazioni future in caso di controlli.