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Rimborsi spese nelle trasferte del professionista

La gestione dei rimborsi spese nelle trasferte del professionista.

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La gestione da un punto di vista delle imposte dirette ed indirette dei rimborsi spese nelle trasferte del professionista. Spese sostenute in nome e per conto dal professionista, il riaddebito, le somme in deposito e le spese sostenute dal committente per vitto e alloggio.

Quando un professionista effettua una trasferta per lavoro si pone il problema di capire come gestire fiscalmente il rimborso spese, per gli oneri sostenuti per il suo committente.

La gestione di questo aspetto diventa fondamentale per il professionista in quanto va direttamente ad impattare sul suo reddito professionale, ed indirettamente anche sulla sua contribuzione.

Le problematiche che possono crearsi nella prassi quotidiana portano a dover considerare con cura questo aspetto da parte di ogni professionista. L’efficientamento del proprio tax planning passa anche dalla gestione dei rimborsi spese nelle trasferte.

Per questo motivo ho decido di dedicare questo contributo per capire come devi comportarti nel momento in cui, come professionista, sostieni delle spese di trasferta per conto del tuo committente. Segui attentamente quanto descritto di seguito per evitare errori ed affrontare nel modo corretto i rimborsi spese nelle trasferte.

Cominciamo!


Le tipologie di rimborsi spese nelle trasferte del professionista

I rimborsi delle spese di trasferta, solitamente oneri di vitto e alloggio, relative all’esecuzione dell’incarico del professionista devono essere gestiti con cura. In particolare, questo tipo di rimborsi spese devono essere trattati, sotto l’aspetto fiscale e contributivo, in modo diverso a seconda che si tratti:

  1. Di spese sostenute dal professionista oppure
  2. Di spese sostenute direttamente dal cliente (cd. spese prepagate).

Queste fattispecie non devono essere confuse con l’ipotesi delle spese che si considerano sostenute dal professionista in nome e per conto del cliente.

Vediamo di chiarire in dettaglio queste casistiche.

Le spese di trasferta sostenute dal professionista

Le spese di vitto e alloggio sostenute direttamente dal professionista per lo svolgimento della propria prestazione professionale presentano una doppia possibilità di gestione.

Spese riaddebitate analiticamente al cliente

Qualora le spese di vitto e alloggio sostenute in trasferta dal professionista vengano riaddebitate analiticamente al cliente (committente), sono, per il professionista integralmente imponibili.

Tali spese concorrono alla formazione dell’onorario professionale e compensano gli oneri sostenuti, che diventano integralmente deducibili dal reddito professionale. Questo è quanto disposto dall’art. 54, comma 5, del TUIR.

Spese riaddebitate forfettariamente al cliente

Qualora le spese di vitto e alloggio siamo riaddebitate forfettariamente al cliente (committente), sono, per il professionista integralmente imponibile.

Tali spese concorrono alla formazione dell’onorario professionale, tuttavia, i costi sostenuti sono deducibili dal reddito professionale nel limite del 75%, e comunque per un importo non superiore al 2% dell’ammontare dei compensi percepiti nell’anno.

La gestione dei rimborsi spese (analitici e forfettari) in fattura

Deve essere considerato che in entrambi i casi i documenti di spesa devono essere intestati al professionista poiché è colui che sostiene la spesa.

Più in dettaglio, trattandosi di compensi che fanno parte integrante del compenso i rimborsi:

  • Sono soggetti alla ritenuta d’acconto;
  • Concorrono alla formazione dell’imponibile Iva;
  • Sono soggetti alla rivalsa previdenziale.

Le spese di trasferta sostenute direttamente dal committente

Le spese di vitto e alloggio sostenute direttamente dal cliente per lo svolgimento dell’incarico professionale non costituiscono compenso per il professionista e, di conseguenza, questi non dovrà riportarle in fattura.

Pertanto, per l’artista e il professionista sono irrilevanti i valori corrispondenti a tutti i beni e servizi acquistati dal committente, di cui lo stesso professionista ha beneficiato per rendere la propria prestazione:

  • Sia quali compensi in natura;
  • Sia quali spese per la produzione del reddito (da addebitare in fattura).

In pratica, gli artisti e i professionisti non devono “riaddebitare” in fattura tali spese al committente e non possono considerare il relativo ammontare quale componente di costo deducibile dal proprio reddito di lavoro autonomo.

Ciò in virtù del fatto che:

Tutte le spese relative all’esecuzione di un incarico conferito e sostenute direttamente dal committente non costituiscono compensi in natura per il professionista

Art. 54, comma 5, del TUIR

Questo è quanto previsto dall’articolo 54, comma 5, Tuir, così come modificato, da ultimo, dalla Legge n. 81/2017 in vigore dal 1° gennaio 2017.

Elemento caratterizzante è che il documento di spesa è intestato al cliente.

Sostanzialmente, il professionista non sostiene alcun costo, quindi non si deduce niente dal reddito professionale e non deve rifatturare niente al cliente.

Le spese sostenute dal professionista in nome e per conto del cliente

Nella pratica quotidiana può accadere anche che il professionista sostenga delle spese in nome e per conto del proprio cliente (committente).

I rimborsi spese documentati, sostenuti in nome e per conto del cliente, non concorrono alla formazione del reddito di lavoro autonomo (Circolare n 58/E/2001 Agenzia Entrate § 2.2). Questo, a condizione che, sotto l’aspetto sostanziale, si tratti di spese che non costituiscono il mezzo per assolvere l’incarico, bensì l’oggetto del mandato stesso. Ad esempio: pagamento per conto del cliente di imposte o altre somme, adempimento di formalità in nome e per conto del cliente, ecc.

Inoltre, sotto l’aspetto formale, deve trattarsi di spese sostenute in nome e per conto del cliente, in forza di specifico incarico professionale. In pratica (C.M. 15.12.73 n. 1 e studio Consiglio Nazionale Notariato 28.3.2003 n. 37-2003/T):

  • La spesa deve essere documentata e intestata al cliente;
  • La documentazione deve essere allegata o comunque trovarsi in atti depositati presso pubblici uffici.

Nell’ambito dello svolgimento dell’attività professionale costituiscono tipiche spese pagate dal professionista in nome e per conto del cliente quelle sostenute al fine di assolvere imposte e tasse, quali:

  • Imposta di registro, ipotecaria, catastale;
  • Imposta di bollo;
  • Contributo unificato;
  • Diritti e bolli dovuti alla Camera di Commercio per pratiche varie.

Tali spese, per il fatto di essere sostenute in nome e per conto, sono fiscalmente irrilevanti per il professionista.

Ciò significa che il riaddebito al cliente:

  • Non forma compenso e quindi non sconta la ritenuta d’acconto;
  • Non concorre alla formazione della base imponibile per il calcolo della rivalsa previdenziale;
  • Infine, non concorre alla formazione della base imponibile Iva.

Disciplina delle somme ricevute in deposito dal professionista

Con l’art. 3 del DM 31.10.74, viene dettata una specifica disciplina per le somme ricevute in deposito, da parte di notai, avvocati, dottori commercialisti ed esperti contabili, a titolo:

  • Sia di corrispettivo;
  • Sia di spese da sostenere in nome e per conto del cliente.

Viene infatti prevista la possibilità di differire la fatturazione delle somme in esame fino al 60° giorno successivo alla data di costituzione del deposito.

Per usufruire di tale disciplina, occorre che le somme siano ricevute “globalmente e indistintamente” (come richiesto dal richiamato art. 3 del DM 31.10.74), vale a dire senza differenziare tra:

  • La parte che costituisce compenso;
  • La parte che rappresenta il fondo per sostenere le spese in nome e per conto del cliente.

Tali somme assumono la natura di compensi e, come tali, concorrono alla determinazione del reddito professionale alla scadenza del termine per la fatturazione (60° giorno successivo alla costituzione del fondo).

In questo istante, infatti, le somme non utilizzate come rimborso delle spese sostenute in nome e per conto del cliente si considerano ricevute a titolo di corrispettivo della prestazione e devono essere fatturate (studio del Consiglio nazionale del Notariato 16.12.2005 n. 81/2005/T).


Disciplina IVA legata ai rimborsi spese nelle trasferte del professionista

Le somme corrisposte al professionista a titolo di rimborso per spese inerenti l’attività professionale devono essere assoggettate al medesimo trattamento IVA degli altri compensi. Questo salvo che si tratti di rimborsi per spese anticipate in nome e per conto del committente, adeguatamente documentate (R.M. 18.6.80 n. 381960; circ. 58/E/2001).

Pertanto, il trattamento IVA dei rimborsi spese erogati a favore del professionista dipende, in primo luogo, dalla tipologia di rapporto giuridico che lega quest’ultimo al committente (ossia al soggetto per conto del quale le spese sono state anticipate).

Spese anticipate in nome e per conto del cliente

I rimborsi riguardanti le spese anticipate dal professionista in nome e per conto del committente, nell’ambito di un mandato con rappresentanza (es. anticipazioni per il pagamento di tasse, diritti, spese postali) sono escluse dalla base imponibile IVA ai sensi dell’art. 15 co. 1 n. 3) del DPR n 633/72 ove regolarmente documentate.

È stato chiarito che tali importi possono essere indicati nella fattura elettronica emessa dal professionista, ad esempio:

  • Inserendo nella fattura un blocco “DatiBeniServizi” e riportandovi l’importo delle spese, la loro descrizione e, al posto dell’aliquota IVA, il codice natura “N1” (“Escluse ex art. 15”);
  • Utilizzando il blocco “Altri dati gestionali” (selezionabile nella sezione in cui si inseriscono le descrizioni dei beni/servizi oggetto della cessione/prestazione). Il tutto ricordandosi poi di aggiungere al valore del totale dell’importo del documento quello delle spese in argomento (FAQ Agenzia delle Entrate 21.12.2018 n. 51).

Rimborso delle spese di viaggio, vitto e alloggio

Le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute dal professionista costituiscono spese inerenti l’attività professionale (R.M. 18.6.80 n. 381960; circ. 58/E/2001) non riconducibili alla fattispecie delle spese anticipate in nome e per conto della controparte, in quanto il professionista, nel sostenerle, non agisce in sostituzione di un terzo.

Pertanto, esse sono incluse nella base imponibile IVA ai sensi dell’art. 13 del DPR 633/72.

Di seguito, si propone una sintesi dei principali chiarimenti di prassi.

Tipologia di spesaTrattamento IVA del rimborsoRiferimento di prassi
Spese postaliEscluse da IVA purché dalle condizioni contrattuali risulti che tali spese sono a carico della controparte, senza che sia necessario specificarne l’esatto ammontare
R.M. 19.5.73 n. 502030
R.M. 11.3.77 n. 364698
Tasse di concessione governativa; tassa di circolazione; diritti
Escluse da IVA purché risultanti da apposita specifica di liquidazione effettuata sul modello intestato all’acquirente
R.M. 16.1.78 n. 360393
Spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute dal professionista nell’ambito dell’incarico
Soggette ad IVA in quanto spese inerenti all’attività professionale
R.M. 18.6.80 n. 381960
R.M. 20.3.98 n. 20
C.M. 18.6.2001 n. 58

Qualora le somme siano state anticipate al di fuori di uno specifico rapporto sinallagmatico avente ad oggetto la prestazione di servizi, le somme rimborsate configurano un’operazione autonoma, qualificabile come “cessione di denaro“, esclusa dal campo di applicazione dell’IVA ai sensi dell’art. 2 co. 3 lett. a) del DPR n 633/72.


Rimborsi spese nelle trasferte del professionista: Tabella di sintesi

Trattamento fiscale del riaddebito delle spese di trasferta da parte del professionista (spese di vitto e alloggio).

Trattamento fiscale SOSTENUTE DAL PROFESSIONISTA SOSTENUTE DAL COMMITTENTE SPESE ANTICIPATE IN NOME E PER CONTO
RITENUTA 20% SINONO
CONTRIBUTO INTEGRATIVO SINONO
IVA SINONO

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