Registri contabili elettronici senza obbligo di stampa

Per la tenuta dei registri contabili elettronici, è prevista l’obbligatorietà della loro trascrizione su supporto cartaceo solo dove richiesto in sede di controllo da parte degli organi ispettivi.

L’art. 12-octies del D.L. n. 34/2019 stabilisce che la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistema elettronico è regolare, anche è stata effettuata la trascrizione su supporto cartaceo, a condizione che in caso di accesso, ispezione o verifica, il registro contabile:

• Venga aggiornato sui sistemi elettronici;
• Venga stampato nel caso in cui venga richiesto dagli organi ispettivi.

La modifica all’art. 7 co. 4-quater del DL n 357/94 ha determinato l’estensione di tale possibilità a qualsiasi registro contabile tenuto con sistemi elettronici, tale possibilità non trova applicazione soltanto per i registri Iva.

La tenuta dei Registri contabili

I libri, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento, possono essere tenuti:

• Tramite supporto cartaceo o documenti analogici ex art. 2215 e 2219 c.c.;
• Tramite modalità informatiche ex art. 2215 -bis c.c.;
• Oppure con le modalità previste dall’art. 22 del DPR 600 del 1973, le quali trovano applicazione anche per i registri, fatture, schedari, e altri documenti previsti ai fini Iva.

Tenuta dei registri contabili in forma cartacea

Nel caso in cui le scritture siano tenute in forma cartacea, esse devono essere tenute:

• Nel rispetto delle norme di un’ordinata contabilità;
• Senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine;
• Non ci devono essere abrasioni e, se è necessario effettuare cancellazioni, eseguite in modo che le parole cancellate siano leggibili;
• Numerazione progressiva;
• Nel caso sia previsto l’obbligo della bollatura o della vidimazione, devono essere bollati in ogni foglio dall’ufficio del Registro delle imprese o da un notaio.

Con l’introduzione della Legge n. 383 del 2001, restano soggetti a bollatura iniziale e a numerazione progressiva soltanto i libri sociali obbligatori, ex art. 2421 e 2478 c.c. e ogni altro libro o registro per il quale l’obbligo della bollatura sia previsto da norme speciali.

Restano esclusi i libri contabili previsti dal codice civile (libro giornale e libro degli inventari) e di quelli previsti dalle norme fiscali (registri IVA, registro dei beni ammortizzabili, ecc.), come previsto dall’art. 2215 c.c.

Tenuta dei Registri contabili con sistemi meccanografici

La regola prevista per la tenuta dei registri contabili era la forma cartacea. Con l’introduzione dell’art. 2215-bis c.c. è stata introdotta la possibilità di tenuta dei registri contabili con sistemi meccanografici.

La possibilità di tenuta dei registri contabili con strumenti meccanografici, in alterativa agli strumenti cartacei, aveva determinato una netta separazione temporale tra il momento di memorizzazione della registrazione contabile e quello di creazione del supporto per conservare le scritture contabili.

L’art. 7 co. 4-ter del DL n. 357/94 ha sancito la temporanea regolarità della tenuta dei registri mediante sistemi meccanografici e ribadito l’obbligo di stampa, da effettuarsi entro un termine determinato.

La stampa doveva effettuarsi nel termine di tre mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi.

La Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 59 del 18 giugno 2001 ha disposto che la disposizione ha carattere generale e opera nei confronti di “qualsiasi registro contabile” tenuto “con sistemi meccanografici“.

Il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi attualmente è fissato al 31 ottobre. In conseguenza di ciò il termine per effettuare la stampa di registri e documenti è il 29 gennaio.

Tenuta dei registri contabili elettronici

Il registro contabile tenuto in formato elettronico, in base all’art. 7 co. 4-quater del DL n. 357/947, è regolare anche in mancanza di trascrizione su supporto cartaceo, a condizione che, in caso di accesso, ispezione o verifica:

• Risulti aggiornato su supporti elettronici;
• Sia stampato su richiesta degli organi di controllo ed in loro presenza.

La previsione sopracitata di cui all’art. 7 co. 4-quater del DL n. 357/947, si pone in deroga rispetto alla regola generale prevista dal co. 4-ter dell’art. 7, il quale considera regolari i registi contabili tenuti in formato meccanografico se trascritti su supporto cartaceo nel termine di tre mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi.

Entrambe le disposizioni fanno riferimento a “qualsiasi registro contabile“. Ne risulterebbero interessati, quindi, i libri o i registri prescritti in caso di tenuta della contabilità ordinaria e semplificata (tra cui il libro giornale e degli inventari, i Registri IVA, il libro cespiti, il libro mastro, i registri cronologici per le imprese in contabilità semplificata e i professionisti).

L’art. 7 co. 4-quater del DL n. 357 del 1994 fa riferimento ai “sistemi elettronici” e non più ai “sistemi meccanografici“.

La differente terminologia utilizzata sembra finalizzato ad adeguare il lessico della norma, per aggiornarlo rispetto alle nuove tecnologie. Entrambi sono riferiti a metodi di tenute delle scritture contabili in modo differente rispetto a quello cartaceo.

Imposta di bollo

Per la tenuta del libro giornale e del libro degli inventari è dovuta l’imposta di bollo. Sono, invece, esentati dal predetto tributo i libri e i registri prescritti dalle norme tributarie.

La determinazione dell’imposta di bollo avviene a seconda che i registri siano tenuti:

• In modalità cartacea, nel qual caso il tributo è dovuto ogni 100 pagine o frazione di esse nella misura di 16,00 euro, per le società di capitali che versano in misura forfetaria la tassa di concessione governativa, oppure di 32,00 euro, per tutti gli altri soggetti (art. 16 della Tariffa Parte I allegata al DPR n. 642/72)16;
• Supporto informatico, nel qual caso il tributo è dovuto ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse nelle misure precedentemente indicate (art. 6 co. 3 del DM 17.6.2014).

Imposta di bollo per i registri contabili elettronici

L’imposta di bollo dovuta sui registri contabili elettronici (libro giornale e inventario), per i quali ci si avvalga della deroga all’obbligo di stampa previsto dall’art. 7 co. 4-quater del D.L. n. 357/94 dovrebbe essere assolta secondo le modalità definite dall’art. 6 del DM n. 17.6.2014 per i libri e i registri tenuti in modalità informatica.

Fino alla stampa del registro contabile elettronico è da considerarsi come un documento informatico, per tale intendendosi qualsiasi “documento elettronico contenente la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” come previsto dall’ art. 1 co. 1 lett. p del DLgs. 82/2005 – CAD.

Essendo registri contabili soggetti all’obbligo della trascrizione in formato cartaceo in caso di richiesta da parte degli organi ispettivi, in fase di controllo, non si può escludere che la liquidazione dell’imposta resti possibile secondo i criteri previsti per la tenuta in modalità cartacea.

In questa ipotesi, l’imposta sarebbe:

• Determinata in base al numero di pagine (quantificabili generando il file pdf del registro che sarà successivamente oggetto di stampa);
• Pagata tramite modello F23.

Le modalità di conservazione dei registri contabili elettronici

I registri contabili tenuti in forma elettronica sono regolari, anche in assenza della trascrizione su un supporto cartaceo, a condizione che:

• I dati siano aggiornati sui supporti elettronici;
• Siano stampati su supporto cartaceo, se richiesto dagli organi ispettivi, in sede di controllo.

Non viene fatto nessun riferimento sulla loro conservazione. In mancanza di modifiche alla disciplina della conservazione, il registro contabile tenuto con sistemi elettronici potrebbe continuare ad essere conservato:

• Supporto cartaceo (previa stampa);
• Modalità elettronica.

Nel caso in cui la scelta della modalità di conservazione, fosse quella in modalità analogica, si potrebbe beneficiare della previsione che sancisce l’onere della stampa entro i tre mesi successivi alla presentazione della dichiarazione dei redditi.

Resta da chiarire se la nuova disposizione produca i suoi effetti anche ai fini civilistici, in tal modo sarebbero da considerare adempiuti, per i registri contabili tenuti esclusivamente in modalità elettronica, gli obblighi di conservazione di cui all’art. 20 c.c.