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Fattura proforma professionista: quando si utilizza?

Le regole per l'emissione del progetto di notula (fattura pro forma) per i professionisti e modello da scaricare online per la richiesta di pagamento ai propri clienti.

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La fattura proforma (o anche progetto di notula) è un documento non rilevante ai fini fiscali con il quale il professionista comunica al cliente l’importo del compenso legato alla prestazione professionale. Il professionista, infatti, deve emettere la fattura (vera e propria) solo al momento di incasso del compenso.

Nella pratica quotidiana può, sovente, accadere che i professionisti (geometri, avvocati, commercialisti, medici, architetti, etc.), al solo fine di:

  • Sollecitare al cliente il pagamento della prestazione;
  • Non anticipare il pagamento dell’IVA con l’emissione della parcella,

siano soliti emettere documenti di addebiti vari con denominazioni diverse (fatture proforma, parcelle, notule, ecc.) con l’indicazione poi sul documento, che gli stessi “non costituiscono documento valido ai fini IVA”. Al termine di questo articolo puoi scaricare un modello di documento valido a questi fini. In questa sede, al fine di inquadrare questa fattispecie è opportuno analizzare alcuni concetti fondamentali, definiti dal DPR n. 633/72 che rappresenta la norma di riferimento per l’IVA.

Cos’è la fattura proforma? quando si emette?

Come detto la fattura proforma è un documento contabile che non ha alcun valore fiscale. Viene rilasciata dal professionista prima che venga emessa la fattura fiscale (in formato elettronico o cartaceo). Questo tipo di documento viene emesso per sfruttare la possibilità di offrire al cliente un documento con tutti i riferimenti della prestazione del del pagamento. Il tutto senza le implicazioni dell’emissione della fattura.

Da un punto di vista pratico la proforma è emessa dal professionista per chiedere il pagamento del corrispettivo al cliente. Ai fini IVA, infatti, con riferimento alle prestazioni di servizi rese da parte di un professionista, è necessario considerare che il momento di effettuazione di un’operazione si considera quello dell’avvenuto pagamento del corrispettivo. Questo è quanto prevede dall’articolo 6 comma 3 del DPR n. 633/72. Ai fini fiscali è importante stabilire quando un’operazione si considera effettuata, in quanto da quel momento, scaturiscono una serie di obblighi fiscali in capo al contribuente.

Volendo esemplificare, tale impostazione significa che se il professionista emette una fattura prima del pagamento è tenuto al versamento dell’IVA, solo perché emissione significa esigibilità della relativa IVA. Inoltre, se anteriormente al verificarsi della conclusione dell’operazione viene emessa fattura, o sia pagato in tutto o in parte il corrispettivo dovuto, l’operazione si considera effettuata limitatamente all’importo fatturato o pagato, alla data della fattura o a quella del pagamento.

Partendo dal presupposto che la disciplina IVA regola in maniera ben definita il momento di effettuazione dell’operazione da parte del professionista e con essa i relativi obblighi formali e sostanziali di emissione della fattura, possiamo dire che la fattura pro-forma rappresenta una sorta di riepilogo a favore del cliente degli importi dovuti per la prestazione resa dal professionista.

Relativamente al professionista e sulla base di quanto sopra indicato, si evince che le prestazioni di servizi si considerano effettuate, ai sensi dell’art. 6, terzo comma, del DPR n. 633/72, al momento del pagamento del corrispettivo. Ciò significa che il termine esatto per il rilascio della fattura/parcella è quello del giorno in cui si riceve il compenso e non quello entro cui si eseguono le prestazioni.

Ovviamente, versamenti di anticipi”, rispetto al saldo finale, da parte di clienti a professionisti dovranno essere tempestivamente fatturati con IVA. È prassi consolidata quella di rilasciare parcella anteriormente all’incasso, magari su richiesta del cliente o allo scopo di sollecitarne il pagamento. Tale parcella, mentre risulta irrilevante stante il criterio di cassa ai fini delle imposte dirette, assumerà, invece, pieno rilievo ai fini IVA, generando l’obbligo del versamento dell’imposta anche nel caso di mancata riscossione.

Differenza tra fattura e fattura proforma?

Una fattura proforma include esattamente tutti gli elementi obbligatori di una fattura ordinaria, con l’unica differenza che ha una numerazione autonoma e non ha alcun valore fiscale. Inoltre, nella proforma occorre indicare che è un documento sprovvisto di valore fiscale. La fattura ordinaria verrà emessa soltanto al momento del pagamento del compenso da parte del cliente.

La proforma deve essere registrata in contabilità?

Il progetto di notula è un documento senza valore fiscale. Per questo motivo non deve essere registrato in contabilità. In buona sostanza, questo documento ha lo stesso valore giuridico di un preventivo. L’unico documento valido ai fini fiscali, infatti, è soltanto la fattura.

Quali sono i vantaggi del progetto di notula?

Il progetto di notula è un documento non genera obblighi né per la determinazione dei ricavi né per la liquidazione dell’IVA. Tuttavia, l’emissione del progetto di notula consente al professionista di beneficiare di alcuni vantaggi. Provo a delinearli schematicamente.

  • Possibilità di modificare il documento in qualsiasi momento. È possibile emettere e modificare la fattura proforma senza dover modificare documenti fiscali già emessi. In caso di variazioni o errori su importi è sempre possibile intervenire. Diverso è il caso per la fattura fiscale. In questo caso se l’importo è errato è necessario emettere una nota di credito per stornare la fattura, e riemetterla;
  • Evitare il pagamento dell’IVA prima del pagamento. L’IVA diventa esigibile al momento di emissione della Fattura. Con il progetto di notula non si rischia di dove anticipare l’IVA su compensi non ancora riscossi.

Tuttavia, è importante sottolineare che una volta ricevuto il pagamento per una fattura pro-forma, deve essere emessa la fattura fiscale riportante la data di avvenuto pagamento. L’emissione della Fattura, a seconda dei casi, in formato cartaceo o elettronico, deve essere effettuata sia in caso del pagamento dell’importo complessivo della prestazione professionale, sia nel caso del pagamento di un acconto.


Come si compila il progetto di notula?

La fattura proforma da un punto di vista formale si presenta come una normale fattura. Tuttavia, all’interno di essa deve esservi specificatamente indicato che si tratta di fattura pro-forma (avviso di parcella o progetto di notula). Inoltre, la Fattura Proforma è dotata di una numerazione propria, del tutto indipendente dalla numerazione delle fatture classiche. Questo significa, ad esempio, che se hai emesso 2 Fatture e devi compilare il primo avviso di parcella, questi ripartirà dalla numerazione, assumendo valore 1.

Numerazione

La numerazione del progetto di notula e delle fatture elettroniche o cartacee può differire se il professionista non accompagna sempre l’emissione del progetto di notula alla successiva fattura. Ogni volta che viene emessa la fattura, senza preventivo progetto di notula la numerazione dei due documenti cambia.

Requisiti del documento

Il requisito di distinguibilità della fattura pro-forma rispetto alla normale fatture si ottiene:

  • Inserendo in fattura la dicitura “fattura pro-forma“. Solitamente l’indicazione viene effettuata nella parte alta del documento, prima della parte tabellare;
  • Specificando il numero progressivo di fattura proforma. Numero che, come detto, deve essere indipendente dal progressivo utilizzato per le fatture fiscali (dicitura “fattura proforma n°“);
  • Indicando la seguente dicitura: “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DPR n. 633/72. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DPR n. 633/72)“. In genere inserendolo tra le note in fondo alla pagina.

Questi aspetti sono particolarmente importanti. Infatti, nel caso in cui venga compilata una fattura pro-forma in maniera non corretta, l’Amministrazione Finanziaria, potrebbe considerare il documento come una vera e propria fattura. Questo aspetto porta tutte le conseguenze del caso per il professionista che non abbia adempiuto agli obblighi formali previsti al sorgere del momento impositivo. Come ad esempio la registrazione o l’inclusione del documento nella liquidazione periodica. Pertanto, diventa fondamentale per ogni professionista che si appresti ad emettere fatture pro-forma, al fine di evitare spiacevoli conseguenze, compilare correttamente il documento, evitando di inserire nello stesso esplicita e separata indicazione:

  • Sia dell’IVA applicata nella prestazione, sia della conseguente imposta, ma limitandosi piuttosto ad
  • Indicare in maniera chiara il valore della prestazione al cliente, che è il vero obiettivo della fattura pro-forma.

Scarica il modello di fattura proforma

Al fine di cercare di agevolarti al massimo ho deciso di metterti a disposizione questo modello di fattura proforma. Si tratta di un modello personalizzabile di documento in relazione alle caratteristiche del Professionista. Di seguito puoi trovare il link per scaricare il Modello di Fattura Pro-Forma. Il modello è personalizzabile ed adattabile alle tue esigenze.

Conclusioni

La fattura proforma è un documento contabile utilizzato principalmente dai professionisti (come avvocati, commercialisti, consulenti) che emettono fatture solo dopo aver ricevuto il corrispettivo per il loro lavoro. Questo documento, che non ha valore fiscale, permette al professionista di richiedere il pagamento senza dover anticipare l’IVA, differendo così l’emissione della fattura fiscale.

La fattura proforma è quindi uno strumento utile per i professionisti che desiderano fornire un riepilogo dei costi al cliente prima di ricevere il pagamento, senza le implicazioni fiscali legate all’emissione di una fattura ordinaria. Tuttavia, non deve essere utilizzata per eludere gli obblighi fiscali: la fattura fiscale deve essere comunque emessa dopo l’incasso del corrispettivo. La mancata emissione della fattura a fronte dell’incasso potrebbe comportare sanzioni.

Domande frequenti

Chi può emettere una fattura proforma?

Tutti i soggetti con partita IVA che svolgono attività di prestazione di servizi, ma non è adatta per coloro che sono obbligati ad emettere la fattura al momento della conclusione della vendita, come gli e-commerce.

Quali sono i vantaggi della fattura proforma?

Permette di ritardare l’emissione della fattura elettronica fino al pagamento da parte del cliente.
Offre la possibilità di modificare la fattura proforma quante volte necessario senza influenzare i documenti fiscali già emessi.
Evita l’anticipazione delle tasse prima di ricevere il pagamento.
La fattura definitiva viene emessa solo dopo il pagamento del cliente.

Come si compila una fattura proforma?

Una fattura proforma si compila in modo simile a una fattura ordinaria, ma deve includere chiaramente la dicitura “Fattura Proforma” e indicare che non ha valore fiscale. Deve contenere i dati fiscali del professionista e del cliente, una descrizione dei servizi o beni venduti, e una dicitura che specifica che il documento non costituisce una fattura ai sensi del D.P.R. 633/72 e che la fattura definitiva verrà emessa dopo il pagamento del corrispettivo. La numerazione delle fatture proforma deve essere indipendente da quella delle fatture fiscali.

14 COMMENTI

  1. Buongiorno.
    Avrei un quesito da porvi.
    Espongo il caso:
    – 2014:
    – richiesta da parte del professionista di anticipo di € 10.000 a fronte di diverse cause in corso
    – Consegna assegno da parte del cliente ed incasso da parte del professionista in tempi brevissimi (2/3 gg)
    – cause tutte vinte – emissione di fattura da € 1.400 (unica fattura emessa)
    – 2017: richiesta da parte del cliente al professionista di restituzione dell’eccedenza fra anticipo e fattura emessa per un totale di € 8.600
    – 2017: emissione da parte del professionista di 4 notule proforma con descrizioni “fittizie” per un importo che addirittura supera l’anticipo.

    Come si configura ciò che è avvenuto?
    E’ legale il comportamento del professionista?

    Grazie per una vostra risposta.

  2. Il comportamento non è assolutamente corretto. Il professionista a fronte dell’anticipo doveva emettere fattura per il totale, e il cliente avrebbe dovuto chiederla.

  3. Buongiorno
    Il mio commercialista mi invia la “proposta di parcella” per effettuare il pagamento. A pagamento ricevuto non mi ha mai inviato la parcella. A mia richiesta per la avere la parcella per detrarre l’IVA, mi ha risposto che non occorre perché l’avrebbe detratta comunque. Chiedo, è regolare?
    Grazie mille

  4. Senza la fattura non si puòm detrarre l’Iva. Quindi, quello che mi sta dicendo non è regolare.

  5. Buongiorno
    entro quanto tempo dall’avvenuto pagamento della parcella e’ prevista la regolarizzazione del relativo F24 ? Grazie, saluti

  6. Salve o preso un avvocato mi a fatto un preventivo di 2900 per tutta udienza ho continuato a dare acconti lui segnava tutti gli acconti che davo ma senza rilasciarlo nessuna ricevuta o dato in tutto 1900 euro però poi lo cambiato perché lui non era mai presente c’era sempre la sua collega e gli tolto il mandato poi vado gli spiego il motivo della mia scelta mi fa firmare due fogli senza dirmi niente quindi firmo e mi da anche due fatture gi quello che ho pagato però vuole lo stesso tutto il preventivo senza aver finito il lavoro e questo non lo trovo giusto quindi vuole 1186 euro mi manda raccomandata mi a fatto firmare pro forma che non sapevo neanche cosa era proforma lo letto su Google io non voglio dare niente lo già pagato più del dovuto io non voglio pagare un lavoro non finito perché la causa è in corso come mi devo comportare grazie

  7. Salve Paolo, per consulenze di questo tipo, in cui è necessaria un’analisi più approfondita della situazione, se vuole la contatto in privato.

  8. Salve. Ho emesso nel 2012 una notula proforma al cliente (non c’era lettera di incarico).
    Il cliente non ha mai pagato quegli importi ma neppure si è mai opposto formalmente.
    Posso oggi richiedere il compenso?
    Grazie

  9. Se può documentare l’attività svolta può emettere fattura e poi fare decreto ingiuntivo.

  10. HO PAGATO IL MIO AVVOCATO NEL 2017 E NON MI HA MAI MANDATO LE FATTURE, ALL’ INIZIO di QUEST’ANNO MI HA CHIESTO SE AVEVO PAGATO LE RITENUTE MA IO NON AVENDO FATTURE COSA PAGAVO?? E MI HA DETTO CHE E’ IL MIO OBBLIGO A CHIEDERGLI LE FATTURE, MA NON E’ IL SUO OBBLIGO A MANDARMI LE FATTURE UNA VOLTA PAGATO??
    Grazie

  11. Certamente lei ha il diritto di ricevere la fattura. Altrimenti dovrà andare a denunciare la cosa alla GDF.

  12. Salve, mi sono rivolto ad uno studio legale tributarista (molto noto) per dei problemi con l’Agenzia delle Entrate, abbiamo pattuito una parcella, nel corso del mandato mi sono accorto che lo studio non rispettava gli accordi presi e in più non si interessava alla mia pratica. Tutto ciò che hanno fatto sono delle email all’ufficio AdE (sotto mia pressione).
    A quel punto, come da preventivo delle prestazioni professionali, vi è scritto che il mancato pagamento degli importi dovuti costituisce causa di risoluzione del contratto professionale.
    Ho inviato una raccomandata con ricevuta di ritorno nella quale ritiravo loro il mandato, in tutto ciò ho pagato metà della parcella (circa 2.250 euro) e ho dovuto richiedere assistenza di un altro studio tributarista.
    Ora mi ritrovo che mi chiedono il saldo della parcella pur non avendo effettuato il loro compito, infatti, l’adesione ad accertamento porta la firma del secondo studio tributarista.
    Come devo comportarmi? Ci sono gli estremi per un’ingunzione di pagamento?
    Grazie

  13. Se la prestazione professionale non è stata eseguita come indicato nel mandato lei ha diritto di non pagare il saldo. Se poi lo studio chiederà un decreto ingiuntivo al giudice, a quel punto sarà lei a dover dimostrare che il mancato pagamento è dipeso dal fatto che la prestazione professionale non è stata completata.

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