Fattura elettronica e conservazione sostitutiva: la guida

Fattura elettronica: firma digitale, formato Xml,  immodificabilità e veridicità: sono queste le caratteristiche della fattura elettronica. Vediamo tutte le informazioni utili nella nostra guida.

La fattura elettronica costituisce uno dei pilastri su cui il Governo si sta muovendo per rendere più efficace la lotta all’evasione fiscale e per realizzare (speriamo), una concreta semplificazione degli adempimenti dei contribuenti, al fine di rendere più efficaci e tempestivi i controlli da parte dell’Amministrazione finanziaria.

Infatti, l’integrazione delle relazioni tra fisco e contribuenti realizzato tramite lo scambio semplice e immediato dei dati di fatturazione, consentirà il superamento degli attuali livelli di adempimenti.

E’ chiaro, che se la massa di adempimenti di tipo comunicativo o dichiarativo, come ad esempio, lo spesometro, le comunicazioni trimestrali Iva, i modelli intrastat, ecc, attualmente richiesti ai contribuenti fosse sostituita da un tracciato preconcordato (tipo quello Xml richiesto per la fattura elettronica), da inviare all’Amministrazione finanziaria al momento della conclusione dell’operazione, potrebbe semplificare, e non di poco, l’attività economica dei contribuenti e dei loro professionisti.

Per questo motivo può essere utile verificare quali siano le caratteristiche e le regole di trasmissione utilizzabili per l’emissione di una fattura elettronica.

Fattura elettronica e conservazione sostitutiva

Per fattura elettronica s’intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario (art. 21 co. 1 del DPR n. 633/72).

L’elemento determinante per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è il tipo di formato originario (elettronico o cartaceo) utilizzato per la sua creazione, ma la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa (o messa a disposizione), ricevuta ed accettata dal destinatario (Circolare n. 18/E/2014 Agenzia delle Entrate).

Non si considerano elettroniche le fatture che, seppure create in formato elettronico tramite un software di contabilità o un software di elaborazione di testi, siano successivamente inviate e ricevute in formato cartaceo.

Si considerano, invece, elettroniche le fatture che, seppure create in formato cartaceo, siano successivamente trasformate in documenti informatici per essere inviate e ricevute tramite canali telematici (es. posta elettronica), a condizione che le stesse soddisfino gli specifici requisiti indicati nel prosieguo.

La circostanza che il destinatario della fattura elettronica, che riceve il documento elettronicamente, possa decidere o meno di “accettare” tale processo, non influenza l’obbligo dell’emittente di procedere comunque all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica.

Modalità di invio delle fatture

Le fatture, in formato cartaceo o elettronico, possono essere:

• Consegnate o spedite nei modi tradizionali (in forma cartacea);
• Ovvero, spedite o trasmesse tramite posta elettronica (o altri mezzi elettronici).

La fattura, creata in forma cartacea o elettronica, può essere consegnata/spedita nei modi tradizionali (in forma cartacea). La consegna/spedizione in forma cartacea rappresenta la modalità di invio:

• Ordinaria, per le fatture cartacee;
• Alternativa, per le fatture in formato elettronico.

La fattura creata in formato elettronico è quella che, ancorché creata elettronicamente, non può definirsi fattura elettronica per la mancanza di accettazione da parte del destinatario.

La fattura, creata in formato elettronico, può essere spedita/consegnata in formato cartaceo quando manca il consensodel destinatario alla trasmissione elettronica. In tal caso, il documento emesso mantiene la natura di fattura elettronica, essendo dotato del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata.

Senza il consenso del cliente, l’invio della fattura mediante un qualsiasi strumento elettronico (es. via e-mail) non si qualifica come trasmissione telematica. Di conseguenza, la fattura, se emessa in formato elettronico, si qualifica come fattura elettronica per l’emittente, restando invece sempre cartacea per il ricevente.

Spedizione/trasmissione tramite posta elettronica

Se la fattura è consegnata/spedita in formato cartaceo, tenuto conto che la posta elettronica è un mezzo di spedizione della fattura, risulta indispensabile, per chi la riceve, materializzarla su un documento cartaceo. L’identicità del contenuto tra l’esemplare dell’emittente e quello del ricevente deve evincersi anche dalle annotazioni nei registri Iva di entrambi gli operatori. Non è obbligatorio che la fattura sia resa immodificabile mediante la firma elettronica qualificata e il riferimento temporale.

Se, invece, la fattura è spedita/trasmessa per via elettronica, previo consenso del destinatario, non è richiesta la stampa della fattura su supporto cartaceo. Il documento deve essere reso immodificabile mediante la firma elettronica qualificata e il riferimento temporale.

Senza il consenso del cliente, l’invio della fattura mediante un qualsiasi strumento elettronico (es. via e-mail) non si qualifica come trasmissione telematica. Di conseguenza, la fattura, se emessa in formato elettronico, si qualifica come fattura elettronica per l’emittente, restando invece sempre cartacea per il ricevente.

Ricevuta di invio e ricevuta di consegna

In caso di trasmissione per via telematica delle fatture (in formato cartaceo e elettronico) vi può essere l’esigenza, in capo all’emittente, di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna.

Qualora non sia richiesta alcuna ricevuta, il documento informatico trasmesso per via telematica s’intende:

• Spedito dal mittente, se inviato al proprio gestore;
• Consegnato al destinatario, se reso disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica messa a disposizione dal gestore.

Se, invece, è richiesta una ricevuta, la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata o mediante altre soluzioni tecnologiche, che equivale, laddove consentito, alla notificazione per mezzo della posta. La data e l’ora di trasmissione e di ricezione dei documenti informatici trasmessi mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se, in particolare, la fattura elettronica soddisfa i requisiti di “documento informatico”.

Momento di emissione della fattura

La fattura si ha per emessa all’atto della sua consegna o spedizione, ovvero all’atto della sua trasmissione o messa a disposizione all’altra parte.

L’emissione della fattura non può comunque essere successiva:

• Al momento della sua consegna o spedizione (fattura analogica), ovvero
• Al momento della sua trasmissione per via elettronica o messa a disposizione del cessionario o committente (fattura elettronica).

La fattura elettronica si considera emessa nel momento in cui, previo accordo tra le parti, la stessa è messa a disposizione del destinatario, se a quest’ultimo viene inviata una e-mail contenente:

• Un protocollo di comunicazione;
• Un link di collegamento al server, ove la fattura è reperibile tramite il suo download.

Nell’ipotesi, nel prosieguo analizzata, in cui l’incarico di emettere la fattura sia affidato:

• Al cliente, destinatario del documento, l’emissione della fattura coincide con la sua compilazione, posto che viene a mancare un’effettiva spedizione/trasmissione del documento redatto;
• Ad un terzo, il momento di emissione coincide con quello della spedizione/trasmissione da parte del terzo al cliente.

Origine e integrità della fattura elettronica

Qualora il cedente/prestatore abbia incaricato il proprio cliente o un terzo di emettere per suo conto la fattura, occorre che l’origine e l’integrità del documento elettronico siano garantiti dal soggetto emittente. Soggetto che ha la possibilità di stabilire le relative modalità.

In particolare, oltre all’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati, l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere garantiti mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile.

Fatturazione elettronica – Requisiti

La trasmissione per via elettronica della fattura è consentita previo accordo con il destinatario (art. 21 co. 1 del DPR n. 633/72), purché siano garantiti:

• L’autenticità dell’origine;
• L’integrità del contenuto;
• La leggibilità della fattura.

Accordo tra le parti

Stante l’attuale formulazione della norma, non è più richiesto il “previo accordo con il destinatario” per avvalersi della trasmissione elettronica della fattura, ossia dell’invio della fattura mediante l’utilizzo di procedure informatizzate (quali, ad esempio, il sistema di trasmissione EDI, la posta elettronica, la posta elettronica certificata, il telefax, via modem).

Origine e integrità

L’origine e l’integrità del documento elettronico devono essere garantiti dal soggetto emittente, il quale ha la possibilità di stabilire le relative modalità. In particolare, oltre all’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati, l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere garantiti mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile.

Leggibilità

Riguardo alla leggibilità, questo requisito è soddisfatto se:

• Il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile per l’uomo su schermo o tramite stampa;
• E’ possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato.

Ai fini della leggibilità della fattura è richiesta la disponibilità, per tutto il periodo di archiviazione, di un visualizzatore adeguato e affidabile del formato elettronico delle fatture. A tal fine, la fattura può essere resa leggibile anche solo in sede di accesso, ispezione o verifica da parte degli organi accertatori, dato che il legislatore ha previsto esclusivamente l’obbligo di dotarsi della strumentazione idonea a rendere il formato comprensibile per l’uomo.

Sistemi di controllo di gestione

I sistemi di controllo di gestione devono essere adeguati alle dimensioni, all’attività e al tipo di soggetto passivo e devono tenere conto del numero e del valore delle operazioni e del numero e del tipo di fornitori/prestatori e di acquirenti/committenti.

Essi, inoltre, consentono di documentare, passo per passo, la storia di un’operazione dal suo inizio, rappresentato dal documento originario (es. un ordine d’acquisto), fino al suo completamento (che può essere, ad esempio, la registrazione finale nei conti annuali), permettendo così di creare un collegamento logico tra i vari documenti di un processo.

Sul punto, può richiamarsi l’uso di un percorso affidabile tra fatture e prestazioni sottostanti (vendita o acquisto di beni/servizi) come un mezzo per dimostrare anche l’autenticità e l’integrità delle fatture elettroniche.

 Un esempio di sistema di controllo di gestione che rispetti i requisiti della indicati è quello che prevede:

• Un ERP (Enterprise Resource Planning, ovvero qualsiasi sistema applicativo che gestisca l’elaborazione dei processi di business) che integra tutti i processi di business rilevanti di un’azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità, ecc.), creando e mantenendo nel tempo i riferimenti incrociati tra i documenti prodotti nel corso di tali processi;
• Un registro di controllo delle modifiche apportate ai documenti creati e contenuti nell’ERP durante il loro ciclo di vita;
• Il registro di controllo delle modifiche apportate ai dati di business contenuti nell’ERP che riguardano la fatturazione;
• Un registro di controllo delle attività svolte dall’ERP, come ad esempio l’abbinamento di un ordine di acquisto ad una fattura.

Firma elettronica qualificata

Per (art. 1 co. 1 lett. q) ed r) del DLgs. n. 82/2005):

•  “firma elettronica” s’intende l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica;
•  “firme elettronica avanzata” s’intende la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione:
  • creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo;
  • collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi sono stati successivamente modificati;
• “firma elettronica qualificata” s’intende la firma elettronica avanzata:
  • basata su un “certificato qualificato”, ossia su di un certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all’allegato I della dir. 1999/93/CE, rilasciato da certificatori che rispondono ai requisiti di cui all’allegato II della stessa direttiva;
  • creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma, quale l’apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica.

Firma elettronica qualificata

Le caratteristiche che la “firma elettronica qualificata” deve possedere sono:

• La “connessione univoca al firmatario” e la sua “univoca identificazione”; che si ottengono grazie al certificato in cui sono registrati i dati del titolare;
• I “mezzi su cui il firmatario può conservare il controllo esclusivo”, che consistono nel dispositivo di firma. Può trattarsi di un programma informatico adeguatamente configurato, ovvero di  una smart card;
• Il “certificato qualificato” è l’attestato elettronico che consente di verificare l’identità del titolare e collega al titolare stesso i dati utilizzati per verificare la firma. Esso contiene:
  • i dati identificativi di colui che rilascia il certificato;
  • i dati identificativi del titolare della chiave;
  • la chiave pubblica del titolare;
  • l’indicazione dei termini di validità del certificato.

La fattura elettronica, in quanto documento informatico, fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione.

Fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione

L’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fatture emesse dagli operatori che hanno relazioni con le Amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica.

Dal 6.6.2014 (per Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e assistenza sociale individuati dall’ISTAT) e dal 31.3.2015 (per tutti i restanti enti ed organismi della Pubblica amministrazione), non è più possibile conservare in forma cartacea copia delle fatture emesse in formato elettronico nei confronti delle Amministrazioni statali e delle Regioni.

Fattura elettronica PA: ambito soggettivo

In un primo tempo, l’obbligo di fatturazione elettronica era previsto nei confronti:

• Delle Amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo. A titolo di esempio, si tratta:
  • della Presidenza della Repubblica;
  • della Presidenza del Consiglio dei Ministri;
  • dei Ministeri;
  • della Camera dei deputati e del Senato;
  • della Corte costituzionale;
• Degli enti pubblici nazionali. A titolo di esempio, si tratta:
  • dell’INPS;
  • delle Camere di Commercio;
  • dei Monopoli di Stato;
  • dell’ARAN;
  • del CNIPA.

Successivamente, è stato previsto che la disciplina in esame si applica:

• Alle Amministrazioni pubbliche (art. 1 co. 2 della L. 196/2009), cioè agli enti e agli altri soggetti che costituiscono il settore istituzionale delle Amministrazioni Pubbliche individuati dall’ISTAT sulla base delle definizioni di cui agli specifici regolamenti comunitari;
• Alle Amministrazione autonome.

Modalità di trasmissione delle fatture elettroniche

La trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di interscambio. Quest’ultimo, in particolare, è istituito dal Ministero dell’Economia e delle Finanze e da questi gestito, anche avvalendosi delle proprie strutture societarie.

Si tratta di strutture quali:

• Il Sistema Pubblico di Connettività (SPC), gestito dal CNIPA;
• Il servizio di Posta elettronica certificata (PEC).

Gestore del Sistema di interscambio

L’Agenzia delle Entrate è il gestore del Sistema di interscambio; a tal fine, essa si avvale della SOGEI (Società Generale di Informatica S.p.A.) quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali ed alla conduzione del predetto Sistema.

All’Agenzia delle Entrate sono affidati i compiti di:

• Coordinamento del Sistema di interscambio con il sistema informativo della fiscalità;
• Controllo della gestione tecnica del Sistema di interscambio;
• Gestione dei dati e delle informazioni che transitano attraverso il Sistema di interscambio ed elaborazione di flussi informativi, anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica;
• Vigilanza in ordine al trattamento dei dati e delle informazioni che transitano attraverso il Sistema di interscambio.

Blocco dei pagamenti per i contribuenti “morosi”

La gestione della fatturazione elettronica tramite il Sistema di interscambio dovrebbe consentire di attivare con maggiore efficacia il blocco dei pagamenti (art. 48-bis del DPR n. 602/73).

È, infatti, previsto che le Pubbliche Amministrazioni e le società a prevalente partecipazione pubblica non possono eseguire pagamenti, a qualunque titolo, d’importo superiore a 10.000,00 euro a favore di soggetti che siano debitori iscritti a ruolo morosi (e dei loro coobbligati).

Le Pubbliche Amministrazioni, prima di procedere ai suddetti pagamenti, devono verificare l’eventuale sussistenza di un debito iscritto a ruolo, discendente dalla notifica di una o più cartelle di pagamento, di ammontare complessivo superiore a 10.000,00 euro. In caso affermativo, le stesse devono astenersi dal pagamento ed informare l’Agente della Riscossione.

Fattura elettronica: conservazione sostitutiva

Dal 27.6.2014, la conservazione sostitutiva dei documenti informatici è disciplinata dal DM 17.6.2014, il quale ha abrogatoil DM 23.1.2004, applicabile fino al 26.6.2014.

Ai fini tributari, la formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici avvengono nel rispetto delle specifiche disposizioni in materia (art. 71 del DLgs. 82/2005 e art. 21 co. 3 del DPR n. 633/72).

Documenti informatici ai fini tributari

I documenti informatici ai fini tributari (art. 2 co. 2 del DM 17.6.2014):

• Hanno le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità;
• Utilizzano specifici formati, ovvero quelli scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione.

Conservazione dei documenti informatici

La procedura di conservazione (art. 3 del DM 17.6.2014):

• Deve rispettare le vigenti disposizioni in materia di tenuta della contabilità;
• Deve consentire le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, e alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste;
• Termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione;
• E’ effettuata entro il termine di tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi (art. 7 co. 4-terdel DL 357/94), laddove tale termine vale anche per la conservazione delle fatture elettroniche quando, invece, nella disciplina applicabile fino al 26.6.2014, la conservazione dei suddetti documenti doveva avvenire con cadenza almeno quindicinale.

Dematerializzazione di documenti rilevanti ai fini tributari

Ai fini tributari, la generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici (art. 4 co. 1 del DM 17.6.2014):

• Avviene in base alla regola che le suddette copie hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta (art. 22 co. 3 del DLgs. 82/2005);
• Termina con l’apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale, ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.

Ai fini fiscali, la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici è autenticata da un notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzata.

Modalità di versamento dell’imposta di bollo

L’imposta di bollo sui libri e sui registri previsti dalla normativa civilistica (art. 16 della Tariffa allegata al DPR 642/72), tenuti su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilità dei dati memorizzati (art. 6 co. 1 e 2 del DM 17.6.2014):

• E’ dovuta nella misura di 16,00 euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse (per i documenti analogici, ogni 100 pagine o frazioni di esse, ai sensi dell’art. 16 della Tabella A, annessa alla Tariffa, Parte I, allegata al DPR 642/72);
• E’ corrisposta, con modalità esclusivamente telematica, mediante versamento con il modello F24 on line (art. 17 del DLgs. 241/97), in un’unica soluzione, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo – ossia quelle di importo addebitato senza Iva superiore a €. 77,47 – devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell’imposta.

Metodo di calcolo dell’imposta

Per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio (ris. Agenzia delle entrate 161/2007).

Riguardo, per esempio, al libro degli inventari, per accadimento contabile deve intendersi la registrazione relativa a ciascun cespite, nonché la registrazione della nota integrativa; per il libro giornale, invece, il concetto di registrazione va riferito ad ogni singola operazione rilevata in partita doppia, a prescindere dalle righe di dettaglio interessate.

Sottoscrizione dei documenti

La sottoscrizione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari per i quali è prevista la trasmissione alle Agenzie fiscali avviene mediante apposizione della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali (art. 7 co. 5 del DM 17.6.2014).

Fatturazione elettronica: consigli

L’Agenzia delle Entrate sta spingendo per applicare la fattura elettronica anche nelel operazioni tra operatori economici, a partire dal 2018. Per questo motivo, conoscere bene le modalità di applicazione della fattura elettronica è fondamentale per farsi trovare preparati all’appuntamento.

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