Il fascicolo informatico d’impresa è stato introdotto, dapprima, con il D. lgs. n. 219 del 2016, con la funzione di agevolare l’accesso ai documenti aziendali, il monitoraggio delle attività produttive e la condivisione di informazioni tra enti pubblici e soggetti autorizzati. Esso è gestito dalle Camere di Commercio e costituisce una banca dati completa e centralizzata, dove sono archiviati atti, certificazioni, bilanci, autorizzazioni, dichiarazioni e documenti obbligatori per legge.
L’obiettivo primario di tale strumento è garantire la tracciabilità e l’accessibilità della documentazione d’impresa da parte degli enti pubblici e dei soggetti legittimati, facilitando il controllo sulla conformità normativa e riducendo gli adempimenti burocratici per le aziende.
Il Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT) con il Decreto legge n.159 del 2024, ha introdotto nuove linee guida, apportando aggiornamenti volti a consolidarlo come strumento moderno e sicuro per gestire la documentazione d’impresa, in linea con le normative europee in materia di trasparenza e protezione dei dati personali.
Le disposizioni entreranno in vigore a partire dal 9 novembre 2024. Da questa data, le amministrazioni coinvolte inizieranno ad adeguare i propri sistemi al nuovo modello di gestione documentale che si concluderà con l’attuazione completa del sistema, fissata per il 26 novembre 2025, data entro la quale sarà pienamente operativo in tutta Italia, offrendo così un sistema di gestione documentale digitalizzato e centralizzato per le imprese.
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Il fascicolo informatico d’impresa
E’ un archivio digitale ufficiale, gestito dalle Camere di Commercio e accessibile a determinati soggetti autorizzati, che sono:
- Le imprese iscritte nel RI(registro delle imprese) e quelle registrate nel REA (Repertorio Economico Amministrativo), come stabilito dall’art. 2188 c.c. e dalla legge n. 580 del 1993, possono consultare e aggiornare la documentazione depositata;
- Le pubbliche amministrazioni, comprese le amministrazioni locali, gli enti territoriali, e altri enti pubblici non economici, sono autorizzate ad accedervi nei casi in cui vi sia una necessità di controllo o di verifica dei dati aziendali per motivi amministrativi o di vigilanza. A questi si aggiungono anche l’autorità giudiziaria e l’autorità tributaria, che hanno accesso ai dati nell’esercizio delle proprie funzioni di indagine e controllo;
- I soggetti privati, quali professionisti, consulenti e altre figure coinvolte nella gestione amministrativa e fiscale delle imprese, hanno accesso a condizione che vi sia un’autorizzazione esplicita dell’impresa interessata.
Occorre sottolineare che i documenti sono aggiornati in tempo reale e archiviati secondo una struttura cronologica e tematica. E’ accessibile gratuitamente dall’impresa stessa, mentre per i soggetti privati è previsto il pagamento di diritti di segreteria.
Il ruolo delle Camere di Commercio
Il D. l. n. 159/2024, assegna alle Camere di Commercio un ruolo ampliato nella gestione, sottolineando la loro funzione come garanti dell’integrità, dell’aggiornamento e della correttezza dei dati aziendali contenuti nel fascicolo.
Il decreto prevede che siano responsabili di tutte le operazioni di gestione e conservazione del fascicolo informatico, con l’obbligo di garantire il costante aggiornamento e disponibilità dei dati alle autorità pubbliche e ai soggetti autorizzati. Tali obblighi hanno lo scopo di assicurare che esso rappresenti una fonte affidabile di dati e che le imprese possano accedere e condividere documentazione aggiornata, senza duplicazioni o errori.
Interoperabilità con altri portali
Una delle innovazioni introdotte dalla riforma è l’interoperabilità che punta a favorire un’efficace integrazione dei dati tra i vari enti e portali amministrativi. Con l’obiettivo di migliorare la fluidità delle comunicazioni e ridurre gli oneri amministrativi per le imprese, il decreto stabilisce le linee guida per renderlo pienamente integrato con i sistemi informatici di altri soggetti pubblici, in primis il SUAP e il portale Impresainungiorno.gov.it.
Lo Sportello Unico per le Attività Produttive (SUAP) è l’unico punto di accesso per le imprese per tutte le pratiche amministrative relative alle attività produttive, come stabilito dal D.P.R. n. 160 del 2010. Con il D.l. n. 159/2024, viene ufficialmente connesso al SUAP, permettendo così di centralizzare ulteriormente la documentazione d’impresa.
Questo consente di evitare duplicazioni nei procedimenti e di ridurre i tempi di aggiornamento dei dati: ogni modifica o inserimento di nuovi documenti nel fascicolo d’impresa diventa immediatamente accessibile agli enti autorizzati. Ciò si traduce nella possibilità per le imprese, di consultare in tempo reale i propri dati e adempiere agli obblighi informativi in maniera semplificata attraverso il portale.
Inoltre, è promossa l’integrazione del fascicolo d’impresa anche con la Piattaforma Digitale Nazionale Dati (PDND), un’infrastruttura che consente la condivisione sicura delle informazioni tra le pubbliche amministrazioni italiane. L’integrazione avviene seguendo le regole tecniche del Sistema Pubblico di Connettività (SPC), previsto dal D.lgs. n. 82 del 2005, che definisce i requisiti di interoperabilità e sicurezza per le amministrazioni digitali.
Inclusione di nuovi tipi di documenti
L’estensione a nuovi tipi di documenti mira a rendere il fascicolo una risorsa più completa e funzionale, in grado di supportare le imprese nella gestione documentale e di agevolare il controllo da parte delle autorità competenti. Oltre ai documenti già previsti (come bilanci, statuti e certificati), esso deve includere una gamma di documenti amministrativi e tecnici:
- Verbali di controllo amministrativo, inclusi per consentire un monitoraggio più efficace delle attività di verifica condotte dagli enti ispettivi e di vigilanza;
- Certificazioni di qualità e ambientali, rilasciate da enti accreditati o altre attestazioni relative alla conformità dell’impresa ( normative ISO 9001, ISO 14001, ecc.);
- Elaborati tecnici, documenti tecnici, relativi a progetti o specifiche tecniche, che possono includere schede di sicurezza, perizie tecniche o documenti sui requisiti operativi delle imprese, laddove richiesti;
- Autorizzazioni, licenze e concessioni, atti amministrativi rilasciati dagli enti pubblici per lo svolgimento di specifiche attività produttive o commerciali.
L’ampliamento del contenuto comporta un più efficiente l’accesso alle informazioni aziendali, riducendo i tempi necessari per la verifica e contribuisce a migliorare la trasparenza e l’immagine aziendale, permettendo loro di dimostrare facilmente la conformità agli standard di settore.
Miglioramenti sulla protezione dei dati personali
Il D. l. n. 159/2024 stabilisce che i dati presenti siano trattati in conformità con i principi di necessità, minimizzazione e proporzionalità, in linea con quanto disposto dagli artt. 5 e 25 del GDPR. Ciò implica che il trattamento dei dati deve essere limitato a quelli strettamente necessari per le finalità del fascicolo, riducendo così al minimo il rischio di esposizione non autorizzata.
Ogni accesso e modifica ai dati devono essere profilati, con un livello di accesso differenziato in base alle funzioni operative e registrata in un log, che conserva traccia di tutte le operazioni effettuate. I dati sensibili devono essere cifrati o protetti con adeguati sistemi di crittografia, in modo da prevenire l’accesso non autorizzato anche in caso di violazione dei sistemi informatici. Il fascicolo, infatti, contiene informazioni sensibili riguardanti le imprese, i loro amministratori e collaboratori, e quindi necessita di rigorose misure di sicurezza per tutelare la riservatezza e la correttezza dei dati.
Definizioni di nuove terminologie tecniche
Il D.l. n. 159/2024 introduce e chiarisce alcune definizioni tecniche fondamentali per la gestione digitale. Queste terminologie contribuiscono a migliorare la precisione normativa e a uniformare il linguaggio giuridico relativo alla gestione e conservazione dei documenti informatici.
Duplicato informatico
È definito come la copia esatta di un documento digitale, ottenuta mediante la memorizzazione della stessa sequenza di dati binari su supporti differenti. Questo concetto, chiarito dal D.lgs. n. 82 del 2005, si applica in situazioni in cui è necessario garantire la disponibilità di una copia conforme e autenticata di un documento, senza modificarne il contenuto. Il duplicato informatico si distingue dalla copia conforme o estratto, che potrebbero non avere l’identica sequenza di valori binari del documento originario.
Metadati
I metadati sono informazioni associate a un documento informatico che ne descrivono il contenuto, la provenienza, la data di creazione e altri elementi rilevanti. In questo contesto i metadati assumono un ruolo cruciale in quanto garantiscono la tracciabilità e l’integrità dei documenti. Le linee guida AgID (Agenzia per l’Italia Digitale)sulla conservazione dei documenti digitali stabiliscono che i metadati devono essere archiviati insieme ai documenti stessi, in modo da consentire una gestione efficace e sicura dei dati.
Documento informatico
Rappresenta la forma digitale di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, conformemente all’art. 1 D.lgs. 82/2005 . Tale definizione implica che ogni documento informatico all’interno deve rispettare i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità previsti dalla normativa. Il documento informatico diventa pertanto una prova giuridicamente valida, utile nei procedimenti amministrativi e giurisdizionali.
