Quanto tempo conservare bollette, scontrini, multe, ricevute e atti

Guida operativa e aggiornata per imprenditori e privati su prescrizioni, accertamenti e archiviazione digitale dei documenti.

Sapere esattamente per quanto tempo conservare bollette, scontrini, multe, ricevute e atti evita contestazioni, sanzioni e perdite di diritti di garanzia o di difesa, specialmente in sede di controlli fiscali o recupero crediti.

Le regole chiave derivano dal Codice Civile sulla conservazione delle scritture, dai termini di accertamento tributario e dalle norme speciali su utenze e sanzioni amministrative, con differenze rilevanti tra privati e imprese.

I dilemmi che affliggono i cittadini riguardano proprio le tempistiche: quanto tempo conservarli? Quando si possono buttare? Questa guida operativa sintetizza i riferimenti aggiornati e offre istruzioni concrete per pianificare un’archiviazione efficiente e conforme, anche in modalità digitale.

Quadro normativo

La regola generale per le scritture contabili e per fatture e corrispondenza impone la conservazione per 10 anni dall’ultima registrazione, con possibilità di conservazione digitale purché leggibile e conforme. I termini ordinari di accertamento per le imposte sui redditi prevedono 5 anni in caso di dichiarazione presentata e 7 anni in caso di omissione o nullità, con notifica entro il 31 dicembre del relativo anno. Per l’IVA valgono termini decadenziali allineati: 5 anni con dichiarazione presentata e 7 anni in caso di omessa dichiarazione, secondo l’articolo 57 del DPR n. 633/72

Cosa significa in pratica

Se un documento incide su dichiarazioni o registri, la conservazione va parametrata al termine di accertamento applicabile, tenendo conto dell’ultima dichiarazione interessata. Per i registri e le fatture d’impresa resta comunque il vincolo decennale del Codice Civile, che si somma alla logica dei termini fiscali quando più restrittivi per esigenze probatorie.

Documenti allegati alla dichiarazione dei redditi

Uno degli aspetti su cui prestare molta attenzione riguarda la documentazione che si allega in fase di presentazione della dichiarazione dei redditi, sia che si tratti del Modello 730 che del Modello Redditi Persone Fisiche.

Le ricevute di versamenti e la documentazione a supporto della dichiarazione dei redditi vanno conservate fino al 31 dicembre del quinto anno successivo alla presentazione, poiché entro tale termine possono essere notificati gli avvisi di accertamento.

Per imprese e professionisti, registri contabili, fatture, lettere e corrispondenza devono essere conservati per 10 anni dall’ultima registrazione, anche in formato digitale purché leggibile e disponibile.

La logica prudenziale suggerisce di allineare la conservazione dei documenti che impattano su più esercizi al maggiore tra il termine fiscale applicabile e l’obbligo civilistico decennale.

Bollette: luce, gas, acqua e prescrizione biennale

Per elettricità, gas e acqua la prescrizione dei consumi fatturati è di 2 anni e il cliente può eccepirla per importi riferiti a consumi oltre il biennio, come recepito da ARERA e dalla Legge di Bilancio 2020.

La riduzione della prescrizione a 2 anni opera a regime per energia dal 1° marzo 2018, per il gas dal 1° gennaio 2019 e per l’acqua dal 1° gennaio 2020, senza effetti retroattivi per i periodi precedenti. Operativamente, conviene conservare le bollette e le ricevute di pagamento almeno per 2 anni, estendendo il periodo nei casi di contestazioni in corso o rettifiche di conguaglio.

Scontrini e garanzia: 26 mesi

Per beni di consumo la garanzia legale dura 24 mesi dalla consegna, con obbligo di denuncia del difetto entro 2 mesi dalla scoperta, perciò lo scontrino o la prova d’acquisto va conservata per almeno 26 mesi.

Il Ministero delle Imprese e del Made in Italy indica espressamente l’utilità di tenere scontrini e fatture per almeno 26 mesi e ammette prove alternative in caso di smarrimento, come ricevute di carte o estratti conto.

Consiglio pratico: acquisire sempre copia digitale dello scontrino termico e archiviare la prova d’acquisto con metadati di data e descrizione del bene per agevolare l’esercizio della garanzia.

Multe e sanzioni amministrative: 5 anni

Il diritto a riscuotere le somme dovute per sanzioni amministrative si prescrive in 5 anni dal giorno della violazione, con interruzioni disciplinate dal Codice Civile. In mancanza di atti interruttivi validi notificati entro 5 anni, la pretesa si estingue per prescrizione, ferma la necessità di verificare eventuali comunicazioni che facciano ripartire il termine. Operativamente, verbali e avvisi vanno conservati per 5 anni dalla violazione o dall’ultima notifica utile, per documentare pagamenti, ricorsi e decadenze.

Fatta questa premessa, urge un chiarimento. Il termine di cinque anni è applicabile per le violazioni accertate della polizia stradale o dai carabinieri. Per quanto riguarda, invece, le infrazioni rilevate dal Comune, il termine prescrizione è di due anni.

Quindi, a seconda dei casi, le multe dovrebbero essere conservate per due o cinque anni per poter dimostrare il pagamento, ma anche in caso di vittoria sulla presentazione di un eventuale ricorso per contestare la sanzione, se ritenuta ingiusta.

Bonus casa e spese pluriennali: quanto tenere i documenti

Per detrazioni edilizie e altre spese rateizzate su più anni, la documentazione va conservata fino a 5 anni dopo l’ultima rata fruita, perché i controlli si effettuano sulla dichiarazione che include ciascuna rata.

Esempio operativo: se la detrazione si spalma in 10 anni, i documenti si tengono per tutta la durata della fruizione e per ulteriori 5 anni dopo l’ultima rata, arrivando di fatto fino a 15 anni.
In caso di ristrutturazioni, conservare autorizzazioni, fatture, bonifici “parlanti” e ogni allegato tecnico-amministrativo richiesto dai provvedimenti attuativi.

Atti e contratti: quanto conservare

Per mutui e finanziamenti la documentazione va mantenuta per 10 anni dalla chiusura del contratto, utile anche per contestazioni bancarie e rettifiche post-estinzione.

Per atti che incidono su diritti reali (es. rogiti notarili), la prassi conservativa è tendenzialmente permanente per garantire la piena tracciabilità dei titoli, in aggiunta all’estrazione di copie conformi presso i pubblici registri.

Quando l’atto genera effetti fiscali su più periodi, si applica comunque la regola di copertura dei termini di accertamento della dichiarazione interessata.

Nel caso, invece, delle polizze e documenti assicurativi bisogna fare alcune precisazioni. Se non si sono verificati sinistri, allora la quietanza di pagamento deve essere conservata per almeno un anno. Entro un anno, infatti, l’assicuratore può fare contestazioni. Se, invece, si è stati responsabili di un sinistro, la documentazione deve essere conservata fino alla chiusura definitiva.

Bisogna considerare che la prescrizione dei diritti per le polizze scatta dopo due anni. Comunque è sempre bene conservarle per un tempo maggiore. Infine, nel caso delle polizze vita, la documentazione deve essere conservata per 10 anni dalla fine del contratto.

Tabella comparativa: tempi di conservazione

Nel testo abbiamo elencato i documenti principali e le scadenze di conservazione. Di seguito, una tabella riassuntiva e specifica dei documenti, con accanto le relative scadenze (eccezioni a parte).

Domande frequenti

Quanto tempo devo conservare le bollette?
Si consiglia di conservarle per 2 anni se sono state emesse dopo il 1° marzo 2018 o per 5 anni se emesse prima di tale data.

Quali documenti conservare per 20 anni?
Tra i documenti da conservare per 20 anni ci sono invece quelli commerciali in ambito immobiliare.

Quali documenti conservare per 15 anni?
Per esempio, devono essere conservati per 15 anni i documenti relativi alle ristrutturazioni o i bonus.

Quanto tempo bisogna tenere le ricevute delle multe?
Le ricevute delle multe devono essere conservate per almeno 5 anni per le violazioni accertate della polizia stradale o dai carabinieri. Per le infrazioni rilevate dal Comune, il termine prescrizione è di 2 anni.

Quando si possono buttare le buste paga?
È opportuno mantenere archiviate le buste paga per almeno dieci anni dal termine del rapporto di lavoro.

Fonti normative

• Codice Civile, art. 2220: conservazione delle scritture contabili e documenti per 10 anni, anche su supporti digitali, con obbligo di leggibilità.
• DPR 600/1973, art. 43: termini di accertamento imposte sui redditi (5 anni, 7 anni se omessa/nulla).
• DPR 633/1972, art. 57: termini di accertamento IVA (5 anni, 7 anni se omessa).
• ARERA e L. 160/2019: prescrizione biennale per bollette di luce, gas e acqua e obblighi informativi.
• Decorrenze settore: elettricità 1/3/2018, gas 1/1/2019, acqua 1/1/2020.
• MIMIT – FAQ garanzie post-vendita: conservazione prova d’acquisto per almeno 26 mesi e validità di prove alternative.
• L. 689/1981, art. 28: prescrizione quinquennale sanzioni amministrative.
• Prassi su detrazioni edilizie: conservazione fino a 5 anni dopo l’ultima rata della detrazione.