Fattura proforma professionista: quando si utilizza?

La fattura proforma (o anche progetto di notula) è un documento non rilevante ai fini fiscali con il quale il professionista comunica al cliente l’importo del compenso legato alla prestazione professionale. Il professionista, infatti, deve emettere la fattura (vera e propria) solo al momento di incasso del compenso.

Nella pratica quotidiana può, sovente, accadere che i professionisti (geometri, avvocati, commercialisti, medici, architetti, etc.), al solo fine di:

• Sollecitare al cliente il pagamento della prestazione;
• Non anticipare il pagamento dell’IVA con l’emissione della parcella,

siano soliti emettere documenti di addebiti vari con denominazioni diverse (fatture proforma, parcelle, notule, ecc.) con l’indicazione poi sul documento, che gli stessi “non costituiscono documento valido ai fini IVA”. Al termine di questo articolo puoi scaricare un modello di documento valido a questi fini. In questa sede, al fine di inquadrare questa fattispecie è opportuno analizzare alcuni concetti fondamentali, definiti dal DPR n. 633/72 che rappresenta la norma di riferimento per l’IVA.

Cos’è la fattura proforma e quando si emette

Come detto la fattura proforma è un documento contabile che non ha alcun valore fiscale. Viene rilasciata dal professionista prima che venga emessa la fattura fiscale (in formato elettronico o cartaceo). Questo tipo di documento viene emesso per sfruttare la possibilità di offrire al cliente un documento con tutti i riferimenti della prestazione del del pagamento. Il tutto senza le implicazioni dell’emissione della fattura.

Da un punto di vista pratico il progetto di notula è emesso dal professionista per chiedere il pagamento del corrispettivo al cliente. Ai fini IVA, infatti, con riferimento alle prestazioni di servizi rese da parte di un professionista, è necessario considerare che il momento di effettuazione di un’operazione si considera quello dell’avvenuto pagamento del corrispettivo. Questo è quanto prevede dall’articolo 6 comma 3 del DPR n. 633/72. Ai fini fiscali è importante stabilire quando un’operazione si considera effettuata, in quanto da quel momento, scaturiscono una serie di obblighi fiscali in capo al contribuente.

Volendo esemplificare, tale impostazione significa che se il professionista emette una fattura prima del pagamento è tenuto al versamento dell’IVA, solo perché emissione significa esigibilità della relativa IVA. Inoltre, se anteriormente al verificarsi della conclusione dell’operazione viene emessa fattura, o sia pagato in tutto o in parte il corrispettivo dovuto, l’operazione si considera effettuata limitatamente all’importo fatturato o pagato, alla data della fattura o a quella del pagamento.

Partendo dal presupposto che la disciplina IVA regola in maniera ben definita il momento di effettuazione dell’operazione da parte del professionista e con essa i relativi obblighi formali e sostanziali di emissione della fattura, possiamo dire che la fattura pro-forma rappresenta una sorta di riepilogo a favore del cliente degli importi dovuti per la prestazione resa dal professionista.

Relativamente al professionista e sulla base di quanto sopra indicato, si evince che le prestazioni di servizi si considerano effettuate, ai sensi dell’art. 6, terzo comma, del DPR n. 633/72, al momento del pagamento del corrispettivo. Ciò significa che il termine esatto per il rilascio della fattura/parcella è quello del giorno in cui si riceve il compenso e non quello entro cui si eseguono le prestazioni.

Ovviamente, versamenti di “anticipi”, rispetto al saldo finale, da parte di clienti a professionisti dovranno essere tempestivamente fatturati con IVA. È prassi consolidata quella di rilasciare parcella anteriormente all’incasso, magari su richiesta del cliente o allo scopo di sollecitarne il pagamento. Tale parcella, mentre risulta irrilevante stante il criterio di cassa ai fini delle imposte dirette, assumerà, invece, pieno rilievo ai fini IVA, generando l’obbligo del versamento dell’imposta anche nel caso di mancata riscossione.

Differenze con la tra fattura ed il preventivo

Una fattura proforma include esattamente tutti gli elementi obbligatori di una fattura ordinaria, con l’unica differenza che ha una numerazione autonoma e non ha alcun valore fiscale. Inoltre, nel documento occorre indicare che è un documento sprovvisto di valore fiscale. La fattura ordinaria verrà emessa soltanto al momento del pagamento del compenso da parte del cliente.

Il progetto di notula è un documento senza valore fiscale. Per questo motivo non deve essere registrato in contabilità. In buona sostanza, questo documento ha lo stesso valore giuridico di un preventivo. L’unico documento valido ai fini fiscali, infatti, è soltanto la fattura.

Vantaggi del progetto di notula

Il progetto di notula è un documento non genera obblighi né per la determinazione dei ricavi né per la liquidazione dell’IVA. Tuttavia, l’emissione del progetto di notula consente al professionista di beneficiare di alcuni vantaggi. Provo a delinearli schematicamente.

• Possibilità di modificare il documento in qualsiasi momento. È possibile emettere e modificare la fattura proforma senza dover modificare documenti fiscali già emessi. In caso di variazioni o errori su importi è sempre possibile intervenire. Diverso è il caso per la fattura fiscale. In questo caso se l’importo è errato è necessario emettere una nota di credito per stornare la fattura, e riemetterla;
• Evitare il pagamento dell’IVA prima del pagamento. L’IVA diventa esigibile al momento di emissione della Fattura. Con il progetto di notula non si rischia di dove anticipare l’IVA su compensi non ancora riscossi.

Tuttavia, è importante sottolineare che una volta ricevuto il pagamento per una fattura pro-forma, deve essere emessa la fattura fiscale riportante la data di avvenuto pagamento. L’emissione della Fattura, a seconda dei casi, in formato cartaceo o elettronico, deve essere effettuata sia in caso del pagamento dell’importo complessivo della prestazione professionale, sia nel caso del pagamento di un acconto.

Modalità di compilazione

La fattura proforma da un punto di vista formale si presenta come una normale fattura. Tuttavia, all’interno di essa deve esservi specificatamente indicato che si tratta di fattura pro-forma (avviso di parcella o progetto di notula). Inoltre, il progetto di notula è dotato di una numerazione propria, del tutto indipendente dalla numerazione delle fatture classiche. Questo significa, ad esempio, che se hai emesso 2 Fatture e devi compilare il primo avviso di parcella, questi ripartirà dalla numerazione, assumendo valore 1.

Numerazione

La numerazione del progetto di notula e delle fatture elettroniche o cartacee può differire se il professionista non accompagna sempre l’emissione del progetto di notula alla successiva fattura. Ogni volta che viene emessa la fattura, senza preventivo progetto di notula la numerazione dei due documenti cambia.

Requisiti del documento

Il requisito di distinguibilità della fattura pro-forma rispetto alla normale fatture si ottiene:

• Inserendo in fattura la dicitura “fattura pro-forma“. Solitamente l’indicazione viene effettuata nella parte alta del documento, prima della parte tabellare;
• Specificando il numero progressivo di emissione. Numero che, come detto, deve essere indipendente dal progressivo utilizzato per le fatture fiscali (dicitura “fattura proforma n°“);
• Indicando la seguente dicitura: “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DPR n. 633/72. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DPR n. 633/72)“. In genere inserendolo tra le note in fondo alla pagina.

Questi aspetti sono particolarmente importanti. Infatti, nel caso in cui venga compilata una fattura pro-forma in maniera non corretta, l’Amministrazione Finanziaria, potrebbe considerare il documento come una vera e propria fattura. Questo aspetto porta tutte le conseguenze del caso per il professionista che non abbia adempiuto agli obblighi formali previsti al sorgere del momento impositivo. Come ad esempio la registrazione o l’inclusione del documento nella liquidazione periodica. Pertanto, diventa fondamentale per ogni professionista che si appresti ad emettere fatture pro-forma, al fine di evitare spiacevoli conseguenze, compilare correttamente il documento, evitando di inserire nello stesso esplicita e separata indicazione:

• Sia dell’IVA applicata nella prestazione, sia della conseguente imposta, ma limitandosi piuttosto ad
• Indicare in maniera chiara il valore della prestazione al cliente, che è il vero obiettivo della fattura pro-forma.

Modello di fattura proforma da compilare

Al fine di cercare di agevolarti al massimo ho deciso di metterti a disposizione questo modello di fattura proforma. Si tratta di un modello personalizzabile di documento in relazione alle caratteristiche del Professionista. Di seguito puoi trovare il link per scaricare il Modello di Fattura Pro-Forma. Il modello è personalizzabile ed adattabile alle tue esigenze.

Conclusioni

La fattura proforma è un documento contabile utilizzato principalmente dai professionisti (come avvocati, commercialisti, consulenti) che emettono fatture solo dopo aver ricevuto il corrispettivo per il loro lavoro. Questo documento, che non ha valore fiscale, permette al professionista di richiedere il pagamento senza dover anticipare l’IVA, differendo così l’emissione della fattura fiscale.

Si tratta di uno strumento utile per i professionisti che desiderano fornire un riepilogo dei costi al cliente prima di ricevere il pagamento, senza le implicazioni fiscali legate all’emissione di una fattura ordinaria. Tuttavia, non deve essere utilizzata per eludere gli obblighi fiscali: la fattura fiscale deve essere comunque emessa dopo l’incasso del corrispettivo. La mancata emissione della fattura a fronte dell’incasso potrebbe comportare sanzioni.