Pianificazione delle Ferie aziendali e richiesta delle Ferie anticipate

Le ferie sono spesso il tasto dolente di molte realtà aziendali, non sempre organizzare la propria vacanza risulta semplice e diretta, ti trovi a fare i conti con le priorità aziendali, con le esigenze dei colleghi che come te cercano di ritagliarsi un periodo di benessere e relax.

Il periodo che avevi scelto è stato già occupato da altri, oppure nel periodo in cui vorresti partire non ti ritrovi un montante ferie cospicuo da permetterti di prendere più di qualche giorno di pausa. Cerchiamo di capire innanzitutto come funzionano le ferie, quando maturano, quando ci spettano di diritto. 

Il nostro D.Lgs. n. 66/2003 ci indica il limite minimo di ferie, spettanti ai singoli lavoratori nel corso di un anno. Si tratta di 4 settimane, di ferie retribuite, a cui i lavoratori non possono rifiutare, un diritto sancito e previsto all’interno della contrattazione collettiva, la quale può prevedere, un trattamento di miglior favore, se previsto. Il godimento delle ferie nell’anno di maturazione prevede che la scelta di come utilizzare le ferie sia così predisposta: 

• due settimane devono essere godute nell’anno di maturazione, anche in modo consecutivo, se il lavoratore lo richiede;
• le altre due entro i 18 mesi successivi al termine dell’anno di maturazione.

E’ opportuno sia per il lavoratore che per il datore di lavoro agire secondo una pianificazione totale delle ferie, che prevede ad inizio anno un resoconto delle ferie che si andranno a maturare nell’anno, cercando di capire in quali periodi sia più consono farne utilizzo. 

Inoltre si dovrà tenere di conto il contatore delle ferie residue a cui il lavoratore dovrà attingere per rientrare nel termine dei 18 mesi successivi all’anno di maturazione.

Ad esempio se nel corso dell’anno 2023 maturi circa 3 settimane di ferie, poiché la tua assunzione è avvenuta in corso d’anno, hai la possibilità di usare le prime 2 settimane, e lasciare 1 settimana di ferie da utilizzare entro il 30 settembre 2024, ipotizzando la tua assunzione nel mese di marzo 2023.

La pianificazione è importante, soprattutto se ci troviamo in realtà aziendali grandi, con molti dipendenti, ed è importante assicurarsi che i dipendenti fruiscono di ferie e permessi generando benefici anche per l’azienda. Un lavoratore meno stressato, porta a casa maggiori obiettivi, riduce gli errori e porta ad un clima più favorevole all’interno dell’azienda stessa. 

Innanzitutto essere in regola con le ferie dei propri dipendenti ci evita delle sanzioni in caso di ispezione, l’articolo 7 della Legge 183/2010 stabilisce le sanzioni da 100 a 600 euro per ogni lavoratore, da 400 a 1500 euro con violazioni per oltre 5 lavoratori o 2 annualità, da 800 a 4.500 euro con violazioni per oltre 10 lavoratori o durate almeno 4 anni, inoltre garantisce un risparmio sulla monetizzazione delle ferie in caso di risoluzione del contratto. 

Divieto Di Monetizzazione Delle Ferie

Si ricorda che non è possibile usufruire della monetizzazione delle ferie, altri casi, che non siano la risoluzione del rapporto di lavoro, questo è sancito anche dall’art 10 del D.Lgs. n. 66 del 2003 il quale prevede che il periodo minimo di quattro settimane non può essere sostituito dalla relativa indennità per ferie non godute.

Se ci troviamo di fronte ad una cessazione di rapporto di lavoro, il datore dovrà provvedere a liquidare le ferie residue attraverso un’indennità sostitutiva, pari alle ferie residue e non godute moltiplicate per la retribuzione giornaliera o oraria

Ipotizziamo un dipendente con retribuzione lorda oraria pari a 8,50 euro. Alla cessazione del rapporto residuano 43 ore di ferie. Con la busta paga dell’ultimo mese di lavoro il datore dovrà erogare l’indennità sostitutiva per ferie non godute pari a:

8,50 euro * 43 = 365,50 euro lordi.

L’Indennità sostitutiva di ferie non godute infine è soggetta al pagamento dei contributi INPS e della tassazione IRPEF.

Organizzazione Aziendale E Fruizione Delle Ferie 

Il benessere che deriva dalla fruizione delle ferie non si riversa solo sul lavoratore, come abbiamo appena detto, ma anche sull’azienda stessa. 

Molti dei datori di lavoro, non riescono ancora a vedere i benefici della fruizione delle ferie, questo perché si resta ancorati a concetti lavorativi oramai superati, perché non si affrontano i problemi interni all’azienda, la mancata organizzazione ad esempio è un problema cardine che risiede alla base della mancanza di una corretta fruizione delle ferie.

Avere un’azienda organizzata determina: 

• migliore assetto lavorativo anche in mancanza di alcuni dipendenti;
• coordinamento interno che permette di gestire gli imprevisti e/o le pratiche di cui di solito si occupa proprio quel dipendente in ferie;
• minore stress tra i colleghi che restano in azienda.

L’organizzazione spesso è il riflesso di una scelta tecnica dell’azienda stessa, vorrei ricordare ad entrambe le parti che l’articolo 2109 del Codice Civile sancisce un principio importante: “le ferie devono essere godute nel tempo che l’imprenditore stabilisce, tenuto conto delle esigenze dell’impresa e degli interessi del prestatore di lavoro”.

Per quanto spesso sentiamo nostre le esigenze di scelta, di momenti in cui vorremmo assentarsi dal posto di lavoro, dobbiamo tenere presente che l’azienda per cui lavoriamo avrà sicuramente esigenze che interessano grandi aspetti organizzativi e di gestione, sarà cura delle parti definire al meglio una pianificazione strategica. 

Come Si Maturano Le Ferie

La maturazione delle ferie, dipende da vari fattori, innanzitutto, le ferie si maturano ogni mese e per determinare un rateo mensile di ferie che spettano ad un lavoratore sarà necessario mettere a rapporto:

• il totale annuo delle ore di ferie previste dal CCNL;
• il totale dei mesi lavorati.

Il calcolo del montante ferie, sarà la somma del rateo ferie mensile maturato, moltiplicato per tutti i mesi di lavoro. Ipotizziamo che lavori per un’azienda e hai diritto annualmente a circa 165 ore di ferie. Il rateo che maturi ogni mese sarà pari a 165 / 12 = 13.75 ore.

La maturazione del rateo mensile potrebbe essere influenzata da accadimenti, come per esempio assenza o permessi, sarà opportuno distinguere quando le assenza sono equiparate alle ore di lavoro e per cui ci sarà la maturazione della feria e quando questo non sarà possibile. 

Le ferie si maturano ugualmente anche in seguito di: 

• Ferie e permessi;
• Infortunio sul lavoro;
• Malattia;
• Maternità;
• Donazione sangue.

Le ferie non maturano nel caso di: 

• Sospensione dal lavoro;
• Assenze ingiustificate o non retribuite;
• Aspettativa non retribuita;
• Permessi non retribuiti.

Richiesta Di Ferie Anticipate

La richiesta delle ferie anticipate è una facoltà non un obbligo, che il datore di lavoro può concedere al lavoratore previo accordo tra le parti. 

Quando un lavoratore dovrebbe chiedere le ferie anticipate? Si pensi ad esempio, al lavoratore neo assunto, che da marzo ad agosto non è riuscito a maturare delle ferie sufficienti per poter andare in vacanza come i suoi colleghi per almeno 2 settimane.

Puoi richiedere al datore che ti vengano concesse le ferie, nonostante il tuo contatore, presente in busta paga, non abbia un totale ferie che ti permette di fare questo. 

La possibilità di rimettere alla libera scelta del datore di lavoro, non obbligandolo a concedere delle ferie quando non previste, risiede da un parte nella possibilità di accontentare in parte il lavoratore, che può presentare delle esigenze particolari per quel determinato periodo dell’anno e per questo non dovrebbe essere escluso a priori dalla loro concessione, dall’altro lato si vuole tutelare il datore di lavoro, tenendo conto le proprie esigenze aziendali, tecnico – produttive.

Tuttavia qualora il datore di lavoro ti concedesse 2 settimane di ferie anticipate, non dovrai preoccuparti se al tuo ritorno nella busta paga di riferimento delle ferie, il tuo contatore sarà con tutta probabilità negativo.

Che cosa accade in busta paga? 

Il rateo delle ferie si aggiorna automaticamente ogni mese, in base alle presenze e/o assenza che tu farai nel corso del mese, per cui il mese successivo potrai trovare il contatore con un totale ore minore o maggiore a seconda del mese passato. 

Chiaramente se chiedi un anticipo delle ferie, si ipotizza che le ore che troverai a disposizione, leggibili nella tua busta paga, saranno inferiori rispetto a quelle che vorrai fare, il contatore diventerà negativo proprio per questo motivo. 

Esempio prospetto delle ferie al mese di Luglio

• Ferie maturate: 12,00 ore
• Ferie godute: 2,00 
• Ferie residue: 10,00

Le ferie che vorrai fare ad Agosto ammontano ad ore 32,00

• Ferie maturate: 12,00 + quelle maturate nel mese ad es. 10,00 = 22,00 (ipotizzate)
• Ferie godute: 32,00
• Ferie residue: -10,00 ore

Le ferie in negativo verranno recuperate nel corso dei mesi, a seguito della loro maturazione. 

Probabilmente, iniziare un rapporto di lavoro con il contatore delle ferie in negativo, non sarà uno degli aspetti migliori, ma è comunque una valida opportunità che ti permetterà, se concesso, di usufruire di alcuni periodi di pausa, nonostante questi sarebbero non spettanti.

La domanda che sorge spontanea è se il rapporto di lavoro cessa prima del recupero delle ferie in negativo?

Il rateo specifico delle ferie, come anticipato prima, potrà prevedere un montante ore in positivo, e quindi solo in quel caso ci sarà la monetizzazione delle ferie, oppure se il montante ore sarà negativo, verranno trattenute in busta paga le competenze relative alle ore in negativo. 

A seguito della cessazione del rapporto di lavoro, si vanno a sistemare tutti i ratei di ferie, permessi e ROL, si liquida il TFR, si fanno una serie di operazioni che sono considerate operazioni di chiusura del cedolino paga. 

Per cui la busta paga potrebbe risultare di importo inferiore perché nelle competenze troveremo le ferie godute, ma non maturate, che il lavoratore dovrà pagare all’azienda, in quanto trattasi di ore di lavoro effettivamente godute sotto forma di ferie. 

Le ferie non godute, monetizzate in busta paga sono soggette alla normale tassazione IRPEF, essendo considerate parte integrante del reddito derivante dal cedolino.

Nel corso degli anni si sono susseguite più interpretazioni relative alla tassazione delle ferie non godute, si evince che la discriminante sia la natura risarcitoria o meno della monetizzazione stessa. 

Questo perché è stato previsto, qualora il pagamento delle ferie non godute, avesse natura risarcitoria, il pagamento di un’indennità sostitutiva a titolo risarcitorio, alla quale non venisse applicata la normale tassazione IRPEF. 

Se prendiamo l’esempio di un lavoratore che presenta le sue dimissioni, possiamo capire che in questo caso l’indennità non può essere inquadrata come risarcitoria per cui all’indennizzo è applicato il normale regime fiscale previsto.

Il conguaglio dei ratei delle ferie, avviene nell’ultima busta paga riepilogativa dell’ultimo mese lavorato. 

Per migliorare la pianificazione delle ferie in azienda, suggerisco di adottare un metodo semplice, ma efficace, predisponendo un foglio di calcolo excel sarà possibile creare una tabella con più fogli da Gennaio a Dicembre, in tal modo sarà possibile riportare in ogni mese l’elenco dei dipendenti e una legenda che verrà adottata nella griglia dei giorni del mese, per selezionare le presenze, le assenza, ferie e permessi. 

Sarà opportuno riportare a inizio anno il montante delle ferie maturate di ogni lavoratore, in modo da avere il contatore sempre sotto occhio. Entro la fine di Febbraio, cercare di pianificare le ferie aziendali, in modo da avere un quadro generale, e qualora fosse necessario, provvedere ad apportare modifiche per tempo, che non vadano a ledere le esigenze tecnico – produttive dell’azienda stessa.