L’Operating Agreement è un documento fondamentale per la gestione di una LLC (Limited Liability Company) negli Stati Uniti. Anche se non sempre obbligatorio per legge, è altamente consigliato redigere questo accordo per stabilire regole chiare e vincolanti riguardo la gestione della società, i diritti e le responsabilità dei membri, e la distribuzione dei profitti.
In questo articolo esamineremo i principali aspetti legali da considerare nella stesura di un accordo operativo, con un’attenzione particolare ai ruoli di members e managers, e vedremo come è possibile modificare questo documento nel corso del tempo.
Indice degli Argomenti
Che cos’è un Operating Agreement?
L’Operating Agreement (OA) è un contratto interno tra i membri di una LLC che regola il funzionamento della società e stabilisce come devono essere gestiti gli aspetti chiave dell’attività. Si tratta di un documento che raccoglie, in parte quelli di uno statuto societario, ma presenta anche profili che lo avvicinano ad un vero e proprio patto parasociale.
Sebbene non sia richiesto in tutti gli stati, è essenziale per garantire una corretta governance aziendale e per prevenire potenziali conflitti futuri tra i membri. Gli aspetti chiave che un accordo operativo deve trattare includono:
- La struttura di governance (membri o manager);
- La distribuzione dei profitti e delle perdite;
- I diritti di voto e la gestione decisionale;
- L’ingresso e l’uscita di nuovi membri;
- Le procedure per la risoluzione di controversie interne.
Attualmente, sono cinque gli stati che richiedono esplicitamente la presenza di questo accordo, anche se non è necessario presentarlo agli uffici statali. Questi stati sono:
- California;
- Delaware;
- Maine;
- Missouri;
- New York.
In questi stati, sebbene l’accordo debba esistere, non è obbligatorio depositarlo presso un’autorità statale; è sufficiente che le parti coinvolte lo redigano e lo mantengano tra i documenti aziendali. Alcuni stati consentono che l’accordo possa essere “orale” o “implicito“, ma è fortemente consigliato redigerlo per evitare conflitti e garantire una gestione chiara della LLC. Anche in stati dove non è obbligatorio, avere un accordo scritto è considerato una buona prassi per proteggere i diritti dei membri e stabilire regole operative chiare.
Perché è importante formalizzare l’OA?
In assenza di un accordo operativo le LLC sono regolate dalle disposizioni generali sulle LLC vigenti nello stato in cui la LLC è stata aperta. La presenza di un accordo operativo assicura di poter gestire la LLC secondo le differenti modalità che i soci hanno voluto porre in essere.
Ruoli chiave nella LLC: members e managers
Uno degli aspetti più importanti dell’Operating Agreement è la definizione dei ruoli e delle responsabilità di members e managers. Il tipo di gestione scelto influenzerà notevolmente il funzionamento quotidiano della LLC.
a) Members
I members (membri) sono i proprietari della LLC. Il loro ruolo e livello di coinvolgimento possono variare in base alla struttura di governance stabilita nell’Operating Agreement.
- Member-Managed LLC: In questa forma, i membri gestiscono direttamente la società. Hanno il potere di prendere decisioni operative quotidiane, gestire i fondi, e supervisionare le attività aziendali. Questa struttura è comune nelle piccole LLC in cui i membri vogliono un controllo diretto sugli affari della società;
- Diritti di voto dei membri: Il documento di gestione dovrebbe specificare se ogni membro ha un voto proporzionato al suo interesse di proprietà nella società (percentuale di quote possedute) o se ogni membro ha un voto uguale, indipendentemente dalla sua percentuale di partecipazione;
- Distribuzione dei profitti e delle perdite: L’accordo dovrebbe inoltre definire come saranno distribuiti i profitti e le perdite tra i membri, che possono essere distribuiti in base alle quote di proprietà o secondo altre modalità definite nel documento.
b) Managers
Le LLC possono anche essere gestite da managers (gestori), che possono essere membri o individui esterni nominati per gestire l’attività.
- Manager-Managed LLC: In una LLC gestita da manager, i membri delegano la gestione quotidiana della società a uno o più manager. Questo modello è spesso utilizzato quando i membri non desiderano essere coinvolti nella gestione quotidiana o quando uno o più membri non hanno competenze specifiche nella gestione aziendale;
- Poteri dei manager: I managers hanno il compito di prendere decisioni operative, gestire il personale, negoziare contratti e supervisionare l’andamento generale della società. I membri rimangono proprietari, ma non sono coinvolti nelle operazioni giornaliere.
- Nomina e revoca dei manager: L’accordo dovrebbe descrivere come i manager vengono nominati, quali poteri e responsabilità hanno, e come possono essere rimossi dal loro ruolo, se necessario. Solitamente, la nomina e la rimozione dei manager richiedono il voto dei membri.
Aspetti legali chiave da considerare nella stesura dell’Operating Agreement
a) Distribuzione dei profitti e delle perdite
Uno degli elementi essenziali è la definizione di come saranno distribuiti profitti e perdite tra i membri. La distribuzione può essere proporzionata alle quote di partecipazione o basata su altri criteri. È fondamentale stabilire regole chiare per evitare conflitti futuri. In particolare, i members possono prevedere:
- Distribuzioni proporzionali: In molte LLC, i profitti vengono distribuiti in base alla percentuale di proprietà detenuta dai membri.
- Distribuzioni non proporzionali: In alcuni casi, i membri possono concordare distribuzioni non proporzionali, ad esempio quando uno dei membri ha contribuito più capitali iniziali o si è assunto maggiori rischi.
b) Decisioni e diritti di voto
L’accordo deve specificare come vengono prese le decisioni all’interno della LLC. Ci sono due modelli principali di governance:
- Decisioni ordinarie: Le decisioni quotidiane, come la gestione operativa o l’assunzione di personale, possono essere lasciate ai managers o richiedere un voto dei membri;
- Decisioni straordinarie: Decisioni critiche, come l’emissione di nuove quote o la fusione con un’altra società, potrebbero richiedere il voto unanime o una maggioranza qualificata dei membri.
L’accordo deve anche chiarire se il diritto di voto è basato sulla proporzione delle quote o se ogni membro ha un voto indipendentemente dalla sua quota.
c) Ingresso e uscita dei membri
L’accordo deve prevedere regole precise su come i nuovi membri possono essere ammessi nella LLC e su come un membro può uscire o essere rimosso. In particolare, occorre prestare attenzione alla presenza di clausole di:
- Ammissione di nuovi membri: Il documento deve definire le condizioni per l’ammissione di nuovi membri e se è richiesto il consenso unanime o maggioritario dei membri esistenti;
- Ritiro o espulsione: L’accordo deve disciplinare le condizioni in cui un membro può ritirarsi volontariamente dalla società o essere espulso, e le modalità per il rimborso delle sue quote.
d) Procedure di risoluzione delle controversie
In caso di controversie tra i membri, l’accordo dovrebbe includere una procedura per la risoluzione dei conflitti. Le opzioni possibili includono:
- Mediazione o arbitrato: Spesso, è utile prevedere la risoluzione delle controversie tramite mediazione o arbitrato per evitare costosi e lunghi processi giudiziari;
- Decisioni a maggioranza: In alcuni casi, l’accordo può stabilire che determinate questioni saranno risolte con un voto a maggioranza.
Come modificare l’Operating Agreement
La gestione aziendale può cambiare nel tempo, e ciò può rendere necessaria la modifica dell’Operating Agreement. Il documento dovrebbe includere una procedura chiara per l’adozione di eventuali modifiche.
- Unanimità o maggioranza: L’accordo dovrebbe specificare se le modifiche richiedono un consenso unanime o se possono essere approvate con il voto della maggioranza dei membri;
- Tempistiche e modalità: È consigliabile stabilire regole chiare riguardo le tempistiche entro cui devono essere proposte e approvate le modifiche, per evitare eventuali contestazioni.
Ad esempio, se un membro desidera trasferire le proprie quote a un nuovo socio, l’accordo operativo potrebbe richiedere che questa modifica venga approvata tramite una votazione tra i membri. La modalità e i requisiti di voto dipenderanno da quanto previsto nell’accordo stesso.
L’aspetto da evidenziare è che l’accordo operativo della LLC deve essere sempre aggiornato. Ogni volta che vi sono variazioni nella membership, nei manager, nel nome, nell’indirizzo o in altre informazioni fisiche, informazioni finanziarie o nel modo in cui opera la LLC.
Consulenza legale per la stesura e modifica dell’Operating Agreement
L’Operating Agreement è un documento critico per il funzionamento di una LLC, e la sua corretta redazione è essenziale per garantire che la governance sia chiara, efficiente e conforme alla normativa statale. Lo Studio Legale Tech Legal Partners, guidato dall’avvocato Stefania Monda, offre un’ampia consulenza per:
- Redigere accordi operativi personalizzati e adattati alle esigenze specifiche della LLC e dei suoi membri;
- Modificare l’accordo quando si verificano cambiamenti nella compagine sociale o nelle esigenze aziendali;
- Assistere nella risoluzione di controversie interne tra membri, per garantire che la LLC continui a funzionare in modo efficiente e in conformità con la legge.
Se hai bisogno di assistenza nella redazione o modifica dell’Operating Agreement della tua LLC americana, contattaci. Siamo a disposizione per offrirti una consulenza e per aiutarti a strutturare al meglio la gestione della tua LLC.
