Dilazione cliente/fornitore

Con il perdurare dell’attuale emergenza epidemiologica, le inefficienze aziendali si sono intensificate ed amplificate. Questo a maggior ragione a livello di liquidità disponibile e di flussi finanziari, consuntivi e prospettici.

Infatti, il focus e il compito di ogni consulente (dal commercialista, al consulente del lavoro, all’amministrativo interno, al consulente aziendale) si sono spostati sul piano dell’analisi finanziaria e di conseguenza sull’ottimale gestione delle scadenze (fiscali e non fiscali) dei propri clienti.

Tutto ciò è stato valutato, analizzato ed indirizzato dai citati attori in gioco, con il fine ultimo di ottimizzare il flusso di cassa totale disponibile, partendo dalla semplice misurazione e gestione della dilazione cliente-fornitore ed integrazione di quest’ultima con lo scadenziario fiscale ed extra-fiscale.

Di fatto, l’obiettivo del presente articolo è proprio quello di proporre delle linee guida a supporto di quanto menzionato.

Dilazione cliente/fornitore: definizione

Partendo dalla definizione stessa del termine, per dilazione si intende la distribuzione nel tempo del pagamento o dell’incasso, rispettivamente se lato passivo (fornitore) o lato attivo (cliente).

In altri termini è una posticipazione del termine di pagamento/di incasso od una rateizzazione dell’importo dovuto/richiesto, in più rate o tranches.

Il soggetto passivo può anche essere diverso dal fornitore/cliente, ovvero un qualsiasi debitore/creditore (erariale, contributivo ecc…).

Chiaramente, come ogni cosa, deve essere inserita in un contesto ed applicata ad ogni situazione. Nel contesto CoV-2, si traduce in una gestione ottimale delle scadenze, al fine di mantenere un equilibrio finanziario di breve ma soprattutto di medio/lungo termine. Questo tradotto economicamente vuol dire:

Dilazione fornitore (media semplice o media ponderata) > dilazione cliente (media semplice o media ponderata)

In altre parole, banalmente, prima occorre incassare e poi occorre pagare, per non incorrere in una tensione di liquidità.

Dilazione cliente/fornitore: misurazione

Precedentemente, abbiamo parlato di dilazione, di dilazione media e di dilazione media ponderata. Procediamo per gradi, nella misurazione, approfondendo pregi, difetti e finalità di ognuna.

La dilazione

La dilazione viene calcolata nel modo seguente:

(data di scadenza fattura – data emissione fattura)

Chiaramente, il valore è espresso in giorni e la data di scadenza è quella indicata sul documento fiscale ed in base agli accordi contrattuali stabiliti tra cedente/prestatore e cessionario/committente.

Se da un lato il calcolo è molto semplice, dall’altra parte è poco espressivo e non apporta grande valore informativo o di analisi.

Infatti, sarebbe interessante calcolare la dilazione non tanto in base alla scadenza ma in base alla data effettiva di pagamento od incasso, considerando anche che può capitare non di rado che la scadenza non venga rispettata.

In questo modo, la differenza delle date viene misurata sull’effettivo intercorrere di tempo tra l’emissione del documento e l’entrata/uscita di cassa.

La dilazione media semplice

A noi interessa non tanto conoscere il caso specifico, ovvero la dilazione di un nostro cliente o fornitore ma avere una fotografia di insieme del nostro scadenziario che come già detto può anche essere non solo commerciale ma anche fiscale ed extra-fiscale (la logica è sempre uguale, cambiano i termini e le definizioni ma la sostanza rimane quella).

Quindi, di tutti i nostri clienti o fornitori, vogliamo conoscere la dilazione media e poi confrontarle tra di loro (a tal proposito, si rimanda al paragrafo che parla della definizione).

La dilazione media semplice è pari a:

(somma delle dilazioni cliente o fornitore)/(numero di clienti o fornitori)

Il numero di clienti o fornitori non sono altro che le occorrenze del nostro campione o scadenziario. Una soluzione ottimale sarebbe anche quella di classificarle non solo divise come cliente/fornitore ma anche raggrupparle per nome cliente/fornitore, adottando un semplice foglio Excel.

In questo modo abbiamo un schema sintetico e dettagliato.

Una nota aggiuntiva: il campione può anche non essere significativo e va pulito od aggiustato ; ad esempio i clienti e fornitori per i quali c’è un pagamento/incasso immediato (rimessa diretta, ad esempio) non aggiungono molto all’analisi perché a noi interessa chiaramente conoscere i tempi medi di dilazione ed in quel caso la dilazione concessa è pari a zero ; in altri casi, ci potrebbero essere scadenze molto lunghe o molto brevi, quindi al posto della media sarebbe utile impiegare una mediana al campione e/o considerare i valori minimi e massimi.

L’obiettivo di tutto ciò è quello di programmare al meglio le scadenze e rinegoziare le dilazioni in essere con clienti e fornitori, in modo da ridurre al minimo i tempi medi di incasso e di allungare per quanto possibile i tempi medi di pagamento.

La dilazione media ponderata

Prima si è parlato di aggiustare o rettificare il campione. In altri termini, un altro modo molto utile per farlo è quello di adottare la dilazione media ponderata.

La dilazione media ponderata va a calcolare la media della dilazione clienti o fornitori ma pesando per il fatturato di ogni cliente o fornitore.

Infatti, un fatturato fornitore o cliente pari a migliaia di euro avrà molta più rilevanza rispetto ad un fatturato di qualche euro ed è giusto che la stessa dilazione risulti più preponderante se riferita ad un cliente/fornitore con alto fatturato.

Tutto ciò tradotto, in termini aritmetici, vuol dire:

[(somma dei prodotti dilazioni cliente o fornitore X fatturati cliente o fornitore)]/(somma fatturati cliente o fornitore)

Questa è forse la misura di dilazione più attendibile e rilevante, a maggior ragione se integrata delle annotazioni di cui prima e se calcolata sull’effettiva data di incasso o pagamento.

Dilazione cliente/fornitore: ottimizzazione

Fino ad ora si è parlato di definizione e misurazione, accennando al fatto però che il tutto ha come obiettivo il miglioramento del flusso di cassa disponibile e quindi poi l’ottimizzazione della liquidità aziendale.

Si è anche detto che come primo step c’è la rinegoziazione delle scadenze e quindi delle dilazioni in essere, con l’intento di spostare a proprio favore lo scadenziario incassi-pagamenti.

L’aspetto ciato è una prima ed importante modalità nell’ottimizzazione e consiste nel cambiare le scadenze, più lunghe quelle lato fornitore e più brevi quelle lato cliente. La stessa cosa va poi traslata sul piano tributario, previdenziale e per tutte le aree di gestione aziendali.

In altri termini vuol dire anche impostare le scadenze secondo un piano di rientro, un piano di rate, un piano di ammortamento il più ottimale possibile, che sia un pagamento di un fornitore, una cartella dell’Agenzia Delle Entrate, un mutuo e via dicendo, al fine di preservare la liquidità d’azienda.

Tuttavia, lo scadenziario puro e semplice fino ad ora descritto può non bastare: allora qui in entrano in gioco le misure ulteriori che sono di supporto ai flussi di cassa ed alle scadenze programmate ; verranno proposti gli esempi più siginificativi, non vuole essere un elenco esaustivo ma deve risultare come un modus operandi, un modello da seguire, per la pianificazione d’azienda.

Sicuramente l’area tributaria è molto rilevante non solo come uscite di cassa ma anche a livello di benefici fiscali, utili a migliorare il saldo di cassa disponibile.

Nel contesto epidemiologico sono state molte le misure a sostegno delle aziende. In primo luogo, ci sono stati i numerosi contributi a fondo perso, nelle varie versioni, a sostegno del calo dei fatturati.

Quelli rappresentano delle entrate one shot, tra l’altro non tassate (quindi beneficio fiscale pieno) che se integrate con il piano delle scadenze sono a sostegno dello scadenziario in positivo che vanno a compensare parzialmente o totalmente le uscite di cassa, vuoi per tributi da pagare ma più in generale per tutte le uscite programmate.

L’unico difetto che molto spesso la data di erogazione del contributo a monte era incerta e sono anche trascorsi diversi mesi dall’invio dell’istanza all’effettivo accredito sul conto corrente aziendale. Quindi la soluzione è: programmare già al meglio le scadenze come se non fosse preventivato questo fondo perso ed in un secondo momento programmare le uscite al ricevimento dello stesso.

Risulta un pò diverso a livello di scadenze invece il riconoscimento di molti crediti fiscali, dall’acquisto dei DPI, alla sanificazione degli ambienti di lavoro, al credito sui canoni di affitto pagati, ai crediti fiscali per l’acquisto di immobilizzazioni materiali od immateriali ordinarie od industria 4.0 ed altri simili.

Infatti, a monte quelle spese sono comunque preventivate dalle aziende con la differenza che una volta sostenute anche solo parzialmente, si ha diritto fin da subito o quasi subito ad un credito fiscale da utilizzare per F24 e pagamenti tributari.

Di fatto, l’unico prerequisito per ottimizzare scadenze e flussi di cassa è la presenza di pagamenti di F24 in scadenza. Perché da un lato, se il vantaggio è per così dire immediato, dall’altro può diventare nullo o quasi nullo se c’è poco o nulla da pagare a livello fiscale (risulta importantissimo valutare questo aspetto, classica forbice costi/rischi-benefici).

Un’altra misura interessante ma che ha i medesimi difetti dei fondi persi, è il riconoscimento di contributi vari in tema di bandi regionali od erogati da altri enti pubblici o misure analoghe. Anche in quel caso la data certa di erogazione a priori non esiste (forse in un secondo momento).

Quel rischio poi si somma anche al rischio di non essere nell’elenco dellle aziende ammesse al bando/finanziamento, pur avendo lo stesso presentanto domanda e pur avendo i requisiti e quindi è ancora più rischioso, nella programmazione delle scadenze.

L’area tributaria è vasta ed incisiva ma non è l’unica. Parlando dell’area finanziaria, il classico esempio è dato dai finanziamenti e dai leasing.

La rinegoziazione di un piano di ammortamento (rate, dilazioni, tasso di interesse ecc…) è il primo passo per migliorare lo scadenziario e i flussi di cassa. A seconda poi della disponibilità aziendale si possono bilanciare i vari mutui in essere, chiudendo od accendendone di nuovi ed a nuove condizioni, valutandone la sostenibilità ed altre variabili.

Poi chiaramente ogni area non va presa singolarmente ma va integrata con le altre e con tutto il piano di scadenze. Un classico esempio è l’area tributaria con i suoi benefici fiscali e l’appena citata area finanziaria: per citarne una, la Nuova Sabatini con il contributo sugli interessi.

Per concludere, gli esempi possono essere molteplici, come detto prima, il senso è quello di operare e programmarsi in modo da ottimizzare le scadenze e i flussi finanziari a consuntivo e preventivo.

Dilazione cliente/fornitore: integrazione con il piano delle scadenze e strumenti a supporto

Si è parlato spesso di dilazione e di piano delle scadenze. Le due cose sono completamente correlate.

Senza dilungarsi ulteriormente, si rimanda a quanto già sottolineato prima. L’unico fattore da sottolineare è l’effettiva presenza di un calendario di scadenze o scadenziario.

Quello fiscale è forse il più noto anche perché di anno in anno, eccezioni a parte, rimane sempre uguale. Tuttavia, è buona norma crearne uno per ogni area aziendale e soprattutto farlo interagire e renderlo complementare con gli scadenziari delle altre aree.

Solo in quel modo si potrà lavorare nel migliore dei modi per migliorare il flusso di cassa.

Quello che è stato appena descritto ci permettere di parlare del secondo aspetto, non meno importante del primo, ovvero l’utilizzo di strumenti a supporto, tipicamente informatici od applicativi, per tener monitorata la situazione aziendale.

Lo strumento più utilizzato risulta il foglio di calcolo, conosciuto come Microsoft Excel, anche per quanto riguarda versatilità, facilità di utilizzo, utilità e costo. In altri termini, basta creare una tabella con varie colonne, nelle quali riportare la data scadenza, la data di emissione, l’importo ed i riferimenti a fornitori, clienti o più in generale dei creditori/debitori ; quindi, poi calcolarsi le dilazioni e/o programmare le scadenze, aggiornando di volta in volta il foglio di calcolo con i nuovi dati o con la modifica dei vecchi, utilizzando anche strumenti più avanzati come VBA, Power Query e Power BI.

Un’altra alternativa è l’utilizzo dello scadenziario già esistente nei vari software di contabilità aziendale e/o nei software di fatturazione elettronica. Molto spesso quegli strumenti sono più completi e con più funzioni, senza considerare il vantaggio non da poco che sono già integrati anche con vari altri strumenti/funzioni: solleciti automatici via PEC o mail, notifiche, integrazione con il calendario fiscale o con Google Calendar, gestione RI.BA e via dicendo.

In terzo luogo, ci sono poi anche strumenti che prescindono dagli aspetti informatici ed applicativi puri, ovvero sono dei veri modelli di analisi e/o report periodici o rendiconti. Tra quelli più conosciuti, ricordiamo il rendiconto finanziario (costruito con il metodo indiretto o diretto) ed il budget di cassa.

I rendiconti citati vanno ad integrare l’analisi finanziaria e vanno costruiti in base al calendario delle scadenze, quindi di pari passo con le dilazioni e la pianificazione aziendale. Per approfondire i loro aspetti, si rimanda ad altri articoli ; vuole solo essere un’indicazione sui possibili e più utili strumenti a supporto.

Dilazione cliente/fornitore: conclusioni

Siamo partiti dalla definizione della dilazione, poi siamo arrivati alla descrizione dei vari metodi di misurazione, focalizzandoci sull’importanza del concetto e della contestualizzazione dello stesso. La dilazione è la proxy di ogni sistema di programmazione aziendale, inteso come scadenziario.

In secondo luogo, abbiamo parlato di dilazione come inclusiva, ovvero facente parte di ogni area aziendale, che sia tributaria, operativa, finanziaria e via dicendo. Va solo declinata nel giusto modo ma la sostanza rimane sempre la stessa: costruzione di un piano di scadenze ottimale al fine di preservare e/o migliorare la liquidità aziendale.

Poi, prendendo spunto di quanto appena enunciato, abbiamo descritto alcuni esempi sul come migliorare il flusso di cassa disponibile: dai contributi fiscali agli incentivi di vario genere e natura.

Infine, si è parlato dei più utili ed importanti strumenti e modelli a supporto, nella gestione dello scadenziario aziendale: dal semplice foglio di calcolo, al software/gestionale di contabilità/fatturazione, ai veri e propri report, in primis, il budget di cassa ed il rendiconto finanziario.

La conclusione è che mai come nell’attuale contesto di mercato, il concetto di dilazione e i modelli/strumenti citati sono fondamentali ed imprescindibili, ai fini del monitoraggio e della gestione della situazione finanziaria d’azienda.