Tracciabilità delle spese per lavoratori autonomi: nuove regole

Le nuove regole sulla tracciabilità delle spese per lavoratori autonomi: il D.L. n. 84/2025 limita l’obbligo di pagamenti tracciati alle sole spese sostenute in Italia, con esenzione per quelle estere.

Il decreto legge n. 84/2025 ha finalmente risolto i problemi applicativi emersi con la legge di Bilancio 2025 sulla tracciabilità delle spese per lavoratori autonomi. La principale novità è che l’obbligo di utilizzare mezzi di pagamento tracciati si applica solo alle spese sostenute in Italia, eliminando i vincoli per le trasferte estere che creavano difficoltà operative insormontabili.

La riforma corregge le incongruenze della precedente normativa, che aveva generato perplessità tra i lavoratori autonomi ed i loro consulenti fiscali, per la sua applicazione indiscriminata anche alle spese sostenute all’estero, dove spesso non è possibile utilizzare sistemi di pagamento tracciati.

Il quadro normativo prima e dopo la riforma

La legge di Bilancio 2025 (legge 207/2024, comma 81) aveva introdotto una disciplina stringente: le spese per prestazioni alberghiere, somministrazione di alimenti e bevande, viaggi e trasporti mediante autoservizi pubblici non di linea erano deducibili solo se pagate con mezzi tracciati secondo l’articolo 23 del D.Lgs. n. 241/1997.

Questa norma presentava evidenti criticità applicative. Come commercialista, ho vissuto in prima persona le difficoltà dei clienti che si trovavano a dover pagare taxi o ristoranti all’estero con carte di credito non sempre accettate, o che ricevevano scontrini in valuta locale difficilmente tracciabili nei sistemi italiani.

Il DL n. 84/2025 ha risolto queste problematiche con un approccio più pragmatico, limitando l’obbligo di tracciabilità al territorio nazionale e introducendo una disciplina organica per tutte le tipologie di spese.

Quadro normativo sulla deducibilità: prima e dopo la riforma

Nella tabella seguente il confronto pre e post modifiche alla normativa.

Le spese soggette all’obbligo di tracciabilità

Per i lavoratori autonomi, l’obbligo di tracciabilità si applica a quattro categorie specifiche di spese, ma solo se sostenute in Italia:

Spese per vitto e alloggio: includono tutti i costi per pasti, bevande e sistemazioni alberghiere durante trasferte professionali. Nella pratica, questo significa che il pranzo di lavoro con un cliente a Milano deve essere pagato con carta, ma quello a Parigi può essere pagato anche in contanti mantenendo la deducibilità.

Spese di viaggio: comprendono tutti i costi di trasferimento necessari per l’attività professionale, ad esclusione dei trasporti pubblici di linea che rimangono sempre deducibili indipendentemente dal mezzo di pagamento.

Trasporti mediante autoservizi pubblici non di linea: secondo l’articolo 1 della legge 21/1992, si tratta essenzialmente di taxi, auto a noleggio con conducente e servizi simili. Questo è un aspetto cruciale nella pratica quotidiana, considerando che molti professionisti utilizzano frequentemente questi servizi.

Spese di rappresentanza: qui la disciplina è più rigorosa. Il comma 2 dell’articolo 54-septies del TUIR prevede che le spese di rappresentanza del lavoratore autonomo siano deducibili solo se pagate con mezzi tracciati, indipendentemente dal luogo di sostenimento. Questa differenza è fondamentale: mentre vitto, alloggio e trasporto seguono la regola territoriale, le spese di rappresentanza mantengono l’obbligo di tracciabilità anche all’estero.

I mezzi di pagamento ammessi

L’articolo 23 del D.Lgs. n. 241/1997 definisce i sistemi di pagamento considerati tracciati:

• Versamenti bancari e postali;
• Carte di credito e di debito;
• Assegni bancari e postali;
• Bonifici SEPA;
• Sistemi di pagamento elettronico (PayPal, Satispay, etc.).

Nella pratica professionale, consiglio sempre ai clienti di privilegiare le carte di credito legate al conto corrente professionale per le spese di trasferta, in quanto offrono la massima tracciabilità e semplificano la gestione contabile.

Rimborsi analitici e rapporti con i committenti

Una delle novità più significative riguarda i rimborsi analitici. Il nuovo comma 5-ter dell’articolo 109 del TUIR stabilisce che quando un committente sostiene (anche tramite rimborso) spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto per lavoratori autonomi, può dedurre l’importo solo se il pagamento avviene con mezzi tracciati.

Questo crea un meccanismo di responsabilità condivisa: il professionista deve utilizzare mezzi tracciati per mantenere la deducibilità, mentre il committente deve verificare che i rimborsi rispettino gli stessi criteri per poterli dedurre.

Il comma 2-bis dell’articolo 54 del TUIR chiarisce che i rimborsi delle spese sostenute dal professionista per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente sono esclusi dal reddito solo se i pagamenti sono tracciati, sempre con l’eccezione per le spese estere.

Per approfondire: Rimborsi spesa del professionista esenti da tassazione.

Spese estere senza obbligo di tracciabilità

La limitazione territoriale introdotta dal DL n. 84/2025 rappresenta una svolta pratica fondamentale. Le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute all’estero sono sempre deducibili, indipendentemente dal mezzo di pagamento utilizzato.

Questa scelta legislativa riconosce la realtà operativa dei professionisti che lavorano a livello internazionale. In molti Paesi, infatti, l’utilizzo di mezzi di pagamento elettronici non è sempre possibile o conveniente, e l’obbligo di tracciabilità avrebbe creato discriminazioni ingiustificate.

Rimane invece l’obbligo di conservare la documentazione giustificativa delle spese, come ricevute, fatture e scontrini, che devono essere adeguatamente tradotti e convertiti in euro secondo i cambi ufficiali.

Decorrenza e aspetti temporali

Le modifiche introdotte dal D.L. n. 84/2025 hanno decorrenza retroattiva per l’intero periodo d’imposta 2025, garantendo così uniformità di applicazione dall’inizio dell’anno.

Per le spese di rappresentanza, invece, la nuova disciplina si applica dal 18 giugno 2025, data di entrata in vigore del decreto.

Questa differenza temporale è importante nella gestione pratica: le spese di vitto, alloggio e trasporto sostenute all’estero dal 1° gennaio 2025 beneficiano retroattivamente della semplificazione, mentre per le spese di rappresentanza estere sostenute prima del 18 giugno si applica ancora l’obbligo di tracciabilità.

Coordinamento con la riforma del lavoro autonomo

Il D.L. n. 84/2025 si inserisce nel più ampio contesto della riforma del lavoro autonomo operata dal D.Lgs. n. 192/2024. Il coordinamento tra le due normative ha richiesto una riscrittura sostanziale delle disposizioni, con l’abrogazione del comma 6-ter dell’articolo 54 del TUIR e l’introduzione del nuovo comma 6-bis dell’articolo 54-septies.

Questa riorganizzazione sistematica ha eliminato le incongruenze normative che si erano create con la sovrapposizione di discipline diverse, fornendo un quadro più coerente e applicabile.

Aspetti operativi e pratici

Nella pratica professionale, suggerisco ai clienti di adottare alcune strategie operative:

• Documentazione separata: tenere distinte le spese italiane da quelle estere nella contabilità, per applicare correttamente i diversi regimi di tracciabilità;
• Sistemi di pagamento: dotarsi di carte di credito aziendali per le trasferte italiane, mantenendo la flessibilità del contante per quelle estere;
• Registrazione tempestiva: annotare immediatamente le spese sostenute, specificando il luogo di sostenimento per applicare il regime corretto;
• Verifica dei rimborsi: quando si ricevono rimborsi da committenti, verificare che rispettino i criteri di tracciabilità per evitare problemi in fase di dichiarazione.

Consulenza fiscale online

La riforma introdotta dal D.L. n. 84/2025 rappresenta un equilibrio ragionevole tra le esigenze di controllo fiscale e la praticabilità operativa. Limitando l’obbligo di tracciabilità alle spese sostenute in Italia, il legislatore ha riconosciuto le difficoltà pratiche dei professionisti che operano a livello internazionale.

La disciplina attuale offre maggiore certezza applicativa e riduce i rischi di contenzioso, pur mantenendo gli obiettivi di contrasto all’evasione fiscale. Per i lavoratori autonomi, questo significa poter pianificare le trasferte con maggiore serenità, sapendo che le spese estere non saranno penalizzate fiscalmente per motivi meramente formali.

L’importante è mantenere sempre una documentazione accurata e completa, elemento fondamentale per la corretta applicazione di qualsiasi regime fiscale, indipendentemente dagli obblighi di tracciabilità.