Come aprire una succursale in Spagna o in Italia

Una succursale è una filiale o un’unità operativa di un’azienda, organizzazione o istituzione che è situata in una località diversa dalla sede principale o centrale.  Si tratta di una struttura secondaria, distinto da quello principale, ma che fa parte della stessa entità aziendale o organizzativa.

In termini giuridici è bene tenere presente quali sia la definizione di succursale ovvero, un’entità economica estera, senza personalità giuridica, dipendente giuridicamente dalla sede principale. Le succursali sono comuni nelle grandi aziende e organizzazioni che operano in diverse località geografiche. 

Possono essere utilizzate per estendere la portata di un’azienda in nuovi mercati, migliorare la copertura del servizio per i clienti, facilitare la gestione delle operazioni in diverse regioni o paesi, o per altri scopi specifici.

Le succursali possono essere di varie dimensioni e svolgere funzioni diverse. Ad esempio, una banca potrebbe avere succursali in diverse città per fornire servizi bancari locali ai clienti. Un’azienda di produzione potrebbe avere impianti di produzione e filiali di vendita in diverse aree geografiche. Inoltre, le succursali sono generalmente collegate e sottoposte al controllo della sede centrale, che è responsabile delle decisioni strategiche e della supervisione generale dell’intera organizzazione, la Sede secondaria è quindi una sede diversa dalla legale secondo il Codice Civile (art. 2197 c.c.).

Un’azienda estera può aprire una succursale in Italia. Il processo di apertura di una succursale straniera in Italia è regolato dalle leggi e dai regolamenti italiani e può variare a seconda del tipo di attività dell’azienda e dell’ambito in cui opera.

Apertura della succursale in Italia

Solitamente, il processo di apertura di una succursale in Italia comprende le seguenti fasi:

• Registrazione e documentazione: L’azienda estera deve presentare la documentazione richiesta e registrare la succursale presso il Registro delle Imprese Italiano. La documentazione richiesta può includere l’atto costitutivo dell’azienda estera, i documenti che dimostrano la validità legale dell’azienda, il nominativo di un rappresentante legale in Italia e altre informazioni rilevanti;

• Autorizzazioni e permessi: A seconda del settore in cui opera l’azienda, potrebbero essere necessarie autorizzazioni e permessi specifici per svolgere le sue attività in Italia. Ad esempio, se l’azienda opera in settori regolamentati come il settore finanziario o farmaceutico, potrebbero essere richieste autorizzazioni aggiuntive;

• Imposte e tasse: L’azienda estera sarà soggetta a leggi fiscali italiane e dovrà pagare le imposte e le tasse applicabili per le sue attività in Italia;

• Adempimenti contabili e amministrativi: La succursale dovrà conformarsi alle norme contabili e amministrative italiane e tenere una contabilità adeguata secondo le regole locali;

È importante sottolineare che è consigliabile avvalersi di un consulente legale o di esperti locali per guidare il processo e garantire il rispetto di tutte le normative italiane.

Aspetti contabili e fiscali della succursale in Italia

Per esercitare attività secondaria con una succursale in Italia è necessario presentare richiesta presso la Camera di Commercio competente relativa alla richiesta del codice fiscale e all’attribuzione della partita IVA. 

Ai fini dell’apertura della partita IVA italiana, è necessario compilare il modello ANR (dichiarazione per l’identificazione IVA soggetti non residenti).

È inoltre necessario indicare l’attività che verrà svolta dalla società nella sede italiana, al fine di indicare correttamente il codice Ateco, e il VAT number della società estera. Il VAT number è infatti richiesto dall’Agenzia delle Entrate ai fini dell’attribuzione della partita IVA alla sede secondaria italiana.

Al termine si provvederà attraverso un atto notarile ad iscrivere la società estera nel Registro delle Imprese, comunicando la registrazione anche all’Ufficio dell’Agenzia delle Entrate. 

Succursale in Spagna paese membro UE

Come nella scelta dell’apertura di una succursale in Italia, anche per aprire una succursale in Spagna, attualmente paese membro dell’UE e paese con il quale convengono accordi bilaterali di divieto di doppia imposizione, sarà necessario essere guidati da un professionista del settore che possa presentarvi le scelte più appropriate. 

Per prima cosa sarà necessario capire la differenza tra succursale e filiale.

Con entrambe le strutture sarà possibile operare in Spagna, ma con alcune differenze nella responsabilità e nella personalità giuridica: 

• Personalità Giuridica: Mentre una succursale non ha una personalità giuridica propria e agisce in nome e per conto della società madre, una filiale è un’entità giuridica autonoma. Questo significa che una filiale può agire in nome proprio, contrarre obbligazioni e assumersi la responsabilità delle proprie azioni;

• Responsabilità: Nel caso della succursale, non avendo essa responsabilità giuridica, non risponde delle sue azioni, ma sarà la società madre a risponderne. Una filiale invece, avendo una personalità giuridica distinta, è responsabile per le proprie azioni. Questo significa che le responsabilità della filiale non si estendono alla società madre;

È una decisione importante da intraprendere in quanto sono da valutare gli aspetti della pianificazione fiscale e dei rischi che soggiacciono dietro ad ogni scelta. 

Aspetti giuridici di una succursale in Spagna

Non avendo personalità giuridica, una succursale è legata alla casa madre per cui in Spagna verrà identificata giuridicamente come azienda estera, collegata alla casa madre. 

Se l’azienda estera volesse aprire una filiale in Spagna, quest’ultima potrebbe scegliere la personalità giuridica come ad esempio una S.L. e S.A, rispettivamente una S.r.l. o S.p.a. Italiane.  

Nel caso della succursale sarà necessario nominare un rappresentante che possa gestire la stessa in Spagna. 

Dal punto di vista fiscale, dovrà essere identificata da un numero di Partita IVA (NIF) che inizia con la lettera “W”. Questo viene assegnato dall’Agenzia delle Entrate spagnola all’azienda straniera per permetterle di adempiere ai propri obblighi tributari nel paese, presentando e liquidando le dovute imposte.

I requisiti per aprire una succursale in Spagna

Come precedentemente accennato, la casa madre dovrà nominare un responsabile, residente in Spagna, che possa gestire la succursale, trattasi di un requisito essenziale ai fini del corretto svolgimento della stessa. 

È essenziale un accordo deliberato dagli organi di amministrazione della società madre, in cui si approva la creazione di un’entità giuridica in Spagna. 

Questa decisione deve essere autorizzata tramite una delibera straordinaria dell’organo competente della società straniera.

La succursale come strumento della casa madre

La scelta di aprire una succursale in Paese estero, deve essere una scelta ponderata sulla strategia aziendale che si intende perseguire. Talvolta può essere vantaggioso per l’azienda, avere un punto strategico in un paese estero, in modo da potersi espandere in mercato estero e adottare delle strategie di marketing, ottime per il potenziamento della crescita della clientela.

In altri casi avere una succursale significa tenere sotto controllo uno strumento importante, che non gode in alcun caso di una propria autonomia giuridica, per cui sarà sempre la casa madre a dover dettare le strategie di azione e sarà responsabile per ogni azione commessa dalla succursale. Ritengo pertanto opportuno rivolgersi ad un consulente esperto che possa indirizzare la vostra azienda verso una scelta ottimale a seconda dell’obiettivo imposto.