Come compilare il Modulo/Form W-8BEN-E per gli USA

Il modulo Form W-8BEN è un certificato che devono compilare i soggetti (beneficiari effettivi), di compensi erogati da enti residenti negli Stati Uniti, non residenti in questo Stato. Le persone fisiche residenti in Italia che percepiscono compensi da enti degli Stati Uniti devono compilare questo modello per evitare l’applicazione della ritenute del 30% che gli USA dovrebbero trattenere sul loro compenso.

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Il modulo W-8BEN è un modulo fiscale utilizzato negli Stati Uniti per certificare lo status fiscale straniero di un individuo o di un’entità non americana. Esso è utilizzato prevalentemente per dichiarare che un individuo (W-8BEN) o un’entità (W-8BEN-E, la versione per entità aziendali) non residente negli Stati Uniti è il beneficiario effettivo dei redditi provenienti dagli Stati Uniti e ha diritto a un tasso di ritenuta fiscale ridotto, o ad una esenzione, in base ai trattati fiscali tra gli Stati Uniti e il Paese di residenza del beneficiario.

Che cos’è il modulo W-8BEN?

Il modulo (form) W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding) è un documento attraverso il quale un soggetto certifica che non è fiscalmente residente negli Stati Uniti d’America. Attraverso questo documento il contribuente autocertifica la sua residenza fiscale estera, al fine di evitare che l’azienda USA (committente) possa applicare la ritenuta del 30% (c.d. “withholding tax“) sui compensi erogati verso prestatori non residenti.

Esistono due tipologie di modelli di certificazione, ovvero:

• Il modello form W-8BEN utilizzabile dalle persone fisiche non residenti negli Stati Uniti;
• Il modello form W-8BEN-E utilizzabile dagli enti non residenti negli Stati Uniti (in questo caso la E sta per ente o società). Si tratta principalmente si società, trust ed enti non residenti USA.

Aggiornamento del modulo W-8BEN

Il modulo W-8BEN ha validità nel corso dell’anno nel quale viene firmato e nei tre successivi anni civili. Per esempio, un modulo W-8BEN firmato il 3 gennaio 2021 sarà valido fino al 31 dicembre 2024 e dovrà essere re-inviato a all’ente USA entro e non oltre il 30 gennaio 2025. Nel caso in cui un cambiamento delle circostanze porti a invalidare una qualunque delle informazioni all’interno del modulo, ciò comporterà l’invalidamento dell’intero modulo.

Note importanti

1. La presentazione del modulo W-8BEN non sostituisce la necessità di presentare la dichiarazione dei redditi negli Stati Uniti, se richiesto dalle leggi statunitensi.
2. Il modulo W-8BEN ha una validità di tre anni. Dopo di che, è necessario rinnovarlo.
3. La non presentazione del modulo W-8BEN quando richiesto potrebbe portare alla ritenuta fiscale al tasso massimo.

Chi è tenuto alla compilazione del modulo W-8BEN?

• Coloro che stanno operando con aziende USA e non sono cittadini statunitensi, possessori di carta verde o aventi residenza legale negli Stati Uniti;
• I rappresentanti di entità organizzate negli Stati Uniti ma riconosciute come società per azioni ai sensi delle normative statunitensi. Si prega di fare riferimento all’ elenco delle entità considerate per se corporation;
• Amministratori fiduciari di trust come definito dalle normative statunitensi.
• Rappresentanti di proprietà fondiarie.

Perché le aziende americane chiedono il Form W-8BEN?

All’inizio di un rapporto lavorativo oppure al momento dell’erogazione del compenso le aziende americane chiedono ai propri prestatori esteri la compilazione di questo modulo di autocertificazione. L’obiettivo di questo modulo è quello di autocertificare la residenza fiscale estera ed evitare, quindi, l’applicazione della withholding tax (ritenuta in uscita) del 30% sui pagamenti effettuati da aziende americane.

In generale, infatti, le aziende americane che effettuano pagamenti a soggetti o enti non fiscalmente residenti negli Stati Uniti hanno l’obbligo di operare una ritenuta d’acconto (la c.d. “withholding tax“) e di verse al fisco americano (IRS) l’importo trattenuto. Di solito la ritenuta d’acconto in America è del 30% a meno che non vi sia una Convenzione contro le doppie imposizioni tra gli Stati Uniti ed il paese estero in questione che contenga accordi diversi. Di fatto, quindi, attraverso la compilazione di questo modulo il prestatore non residente ha la possibilità di chiedere, a seconda dei casi, la non applicazione della ritenuta oppure l’applicazione della ritenuta in misura ridotta in virtù dell’applicazione della Convenzione contro le doppie imposizioni in essere con gli Stati Uniti.

In linea generale, maggiori informazioni sull’applicazione della ritenuta sono disponibili sul sito dell’IRS: “Withholding tax USA“.

Le tipologie reddituali per le quali è richiesta la compilazione del modulo sono le seguenti:

• Interessi;
• Dividendi;
• Royalty;
• Canoni;
• Premi;
• Prestazioni di servizi e/o cessioni di beni.

Ad esempio, per chi deve compilare il modulo per i proventi derivanti da Google Adsense, deve fare riferimento all’art. 7, paragrafo 1 della Convenzione, ed ove non vi sia stabile organizzazione negli Stati Uniti, può evitare l’applicazione di ritenute USA. Mentre, per quanto riguarda i guadagni derivanti da Youtube, invece, occorre fare riferimento, in genere, all’art. 12, paragrafo 2B (oppure paragrafo 3 in altri casi), con una aliquota di ritenuta pari all’8%.

Cosa succede se non si compila il Form W-8BEN?

Se non si provvede a compilare e a consegnare il modulo per tempo al committente americano, questi ha l’obbligo di trattenere una ritenuta d’acconto del 30% sul pagamento dovuto all’azienda italiana.

Per esempio, se hai effettuato una prestazione professionale verso un committente USA ed hai compilato al committente americano il form W-8BEN correttamente compilato, questi ti erogherà il compenso pattuito senza trattenere la ritenuta del 30%. L’erogazione della ritenuta può comunque portare il professionista all’applicazione di un credito per imposte estere in Italia ma, sicuramente, si tratta di una procedura più complessa da applicare.

Come si compila il modulo W-8BEN-E?

Il modulo si compone di tre diverse sezioni, tuttavia, quelle che maggiormente interessano sono le seguenti:

• L’identificazione del titolare effettivo;
• L’applicazione (eventuale) di accordi contro le doppie imposizioni;
• Le certificazioni obbligatorie.
• Sezione finale e firma

1) Identificazione del titolare effettivo – Identification of beneficial owner

Questa sezione è volta ad identificare il soggetto che sarà il titolare effettivo dei compensi che verranno erogati dall’ente residente negli Stati Uniti. In questa sezione è necessario fornire tutte le informazioni che permettano di individuare unicamente il beneficiario.

Per maggiori informazioni sull’individuazione del titolare effettivo consultare il sito dell’IRS.

PUNTO	INDICAZIONI DI COMPILAZIONE
1. Name of organization that is the beneficial owner	Inserisci il tuo nome legale completo o il nome della tua organizzazione.
2. Country of incorporation or organization	Inserisci il tuo paese di cittadinanza. – I cittadini statunitensi non devono compilare questo modulo, bensì il modulo W-9. – Se hai la doppia cittadinanza, inserisci il paese nel quale hai sia la cittadinanza che la residenza fiscale al momento della compilazione di questo modulo. Se non sei residente in un paese in cui hai la cittadinanza, inserisci l’ultimo paese nel quale hai avuto la residenza fiscale.
3. Name of disregarded entity receiving the payment (if applicable, see instructions)	Solitamente questo punto non deve essere compilato, riguarda situazioni in cui la società ha registrato un TIN negli USA.
4. Chapter 3 Status (entity type) (Must check one box only):	Indicare la tipologia di ente, scegliendo, solitamente tra Corporation (per le società di capitali) o Partnership (per le società di persone), oppure una delle altre opzioni a disposizione.
5. Chapter 4 Status (FATCA status) (See instructions for details and complete the certification below for the entity’s applicable status.)	Deve essere indicata la posizione dell’azienda in relazione al FATCA status. Generalmente, l’opzione da indicare per le società che non svolgono attività finanziaria è: “Active NFFE. Complete Part XXV”
6. Permanent residence address (street, apt. or suite no., or rural route). Do not use a P.O. box or in-care-of address (other than a registered address).	Il tuo indirizzo di residenza permanente è quello del paese in cui dichiari di essere residente ai fini dell’imposta sul reddito. – Non utilizzare una casella postale o un indirizzo con dicitura “c/o”. – Generalmente NON dovrebbe essere un indirizzo statunitense. Qualora lo fosse, ti verrà richiesto di fornire ulteriore documentazione.
7. Mailing address (if different from above)	Se il tuo indirizzo postale è diverso da quello permanente, deseleziona la casella per fornirne uno per il tuo modulo fiscale. Invieremo a questo indirizzo la tua dichiarazione fiscale di fine anno, qualora applicabile. Come per l’indirizzo di residenza permanente, generalmente quello postale non dovrebbe essere un indirizzo statunitense. Qualora lo fosse, ti verrà richiesto di fornire ulteriore documentazione.
8. U.S. taxpayer identification number (TIN), if required	Se disponi di un numero di identificazione fiscale statunitense, come un numero di previdenza sociale (SSN) o un codice di identificazione fiscale individuale (ITIN), inseriscilo qui. Se non ce l’hai, lascia vuoto questo campo.
9. GIN, TIN (foreign)	Inserisci il tuo numero di identificazione fiscale estero rilasciato dal tuo paese di residenza fiscale. Se non ne hai uno, puoi fornire una motivazione (ad esempio: se la tua residenza fiscale si trova in un ente territoriale che non rilascia un codice fiscale, puoi indicare la dicitura “Non richiesto per legge”).

2) Applicazione dell’eventuale Convenzione contro le doppie imposizioni – Claim of Tax Treaty Benefits (if applicable).

La seconda sezione del modulo che ci interessa (identificata come “Part III“) è quella che assume maggiore importanza. Si rende necessario, infatti, prima di tutto individuare se tra gli Stati Uniti e lo Stato di residenza del prestatore è in vigore un accordo contro le doppie imposizioni. Per quanto riguarda l’Italia è in vigore una Convenzione ratificata dalla Legge 3 marzo 2009 n. 20. Una volta individuata la Convenzione occorre andare ad individuare se vi è uno specifico paragrafo dedicato ad identificare la potestà impositiva per la specifica tipologia reddituale percepita (reddito professionale, di impresa, royalties, canoni, etc). Una volta individuato il paragrafo dedicato occorre individuare se vi è l’applicazione di una “withholding tax” di aliquota inferiore rispetto a quella del 30% (standard) prevista dalla normativa fiscale USA.

Le Convenzioni contro le doppie imposizioni, infatti, ove siano ratificate da entrambi gli stati coinvolti sono una norma sovranazionale e per questo ove maggiormente favorevole al contribuente, concretamente applicabile al posto della normativa interna degli stati coinvolti. La compilazione di questa sezione è importantissima in quanto determina la tassazione che l’ente committente la prestazione applicherà sul compenso da erogare al prestatore residente in Italia. Se hai dei dubbi sulla compilazione di questa sezione il consiglio è quello di rivolgersi ad un dottore Commercialista esperto di fiscalità internazionale.

Di seguito i principali articoli della Convenzione con gli Stati Uniti utili per la compilazione del modulo.

Art. 7	Utili delle imprese
Art. 10	Dividendi
Art. 11	Interessi
Art. 12	Canoni
Art. 14	Professioni indipendenti

PUNTO	INDICAZIONI DI COMPILAZIONE
14. I certify that (check all that apply): a The beneficial owner is a resident of ______________ within the meaning of the income tax treaty between the United States and that country.	Il punto 14.a deve essere barrato e deve essere indicato lo Stato di residenza della società che ha in essere una Convenzione contro le doppie imposizioni con gli USA di cui si vuole richiedere l’applicazione.
b. The beneficial owner derives the item (or items) of income for which the treaty benefits are claimed, and, if applicable, meets the requirements of the treaty provision dealing with limitation on benefits. The following are types of limitation on benefits provisions that may be included in an applicable tax treaty (check only one; see instructions): Government Tax-exempt pension trust or pension fund Other tax-exempt organization Publicly traded corporation Subsidiary of a publicly traded corporation Company that meets the ownership and base erosion test Company that meets the derivative benefits test Company with an item of income that meets active trade or business test Favorable discretionary determination by the U.S. competent authority received No LOB article in treaty Other (specify Article and paragraph	Questa casella deve essere barrata se il soggetto che riceve il reddito richiede, una specifica limitazione all’applicazione della convenzione. Nel caso occorre anche indicare la tipologia di ente che è interessato.
c. The beneficial owner is claiming treaty benefits for U.S. source dividends received from a foreign corporation or interest from a U.S. trade or business of a foreign corporation and meets qualified resident status (see instructions).	Da barrare solo se il beneficiario effettivo richiede l’applicazione dei benefici della convenzione fiscale per i dividendi provenienti da fonti statunitensi ricevuti da una società di capitali estera o per gli interessi derivanti dallo svolgimento di un’attività commerciale o economica all’interno degli Stati Uniti di una società di capitali estera e soddisfa lo stato di residente qualificato
15. Special rates and conditions (if applicable—see instructions): The beneficial owner is claiming the provisions of Article and paragraph ____________ of the treaty identified on line 14a above to claim a % rate of withholding on (specify type of income):	Questo punto è fondamentale in quanto richiede l’indicazione dell’articolo della Convenzione per il quale si richiede la non applicazione della ritenuta in uscita (withholding tax USA), oppure l’applicazione di una ritenuta in misura ridotta, secondo quanto previsto dalla convenzione stessa.

3) Le certificazioni obbligatorie – Part XXV Active NFFE

L’ultima sezione del modulo di maggiore interesse per le imprese è la sezione XXV, dedicata alla scelta fatta nella parte I, indicato “active NFFE“. In questo caso deve essere barrata la relativa casella connessa alle certificazioni obbligatorie da fornire. Quanto indicato deve essere letto attentamente in quanto contiene una serie di certificazioni che vengono date per assunte con la firma del documento. Si tratta di attestazioni obbligatorie che, comunque, è necessario comprendere bene prima di indicare come verificate.

“Attesto che:

• L’entità identificata nella parte I è un’entità estera che non è un istituto finanziario;
• Meno del 50% del reddito lordo dell’entità nel precedente anno civile è rappresentato da redditi passivi; e
• Meno del 50% delle attività detenute da tale entità sono attività che producono o sono detenute per generare redditi passivi
  (calcolati come media ponderata della percentuale di attività passive rilevate trimestralmente) (v. istruzioni per la definizione di
  reddito passivo)”.

Importante:
Il documento in commento rappresenta una autocertificazione. È importante tenere presente che gli Stati Uniti d’America hanno una legislazione molto ferrea per quanto riguarda le false attestazioni, che possono portare sino a sanzioni penalmente rilevanti.

4) Firma – Part XXX Certification

L’ultima parte dal compilazione è la sezione “Part XXX” dedicata alle certificazioni finali che deve rilasciare il rappresentante legale. In pratica, quello che viene certificato è riportato di seguito.

“Dichiaro, pena accusa di falsa testimonianza, di aver esaminato le informazioni riportate su questo modulo e di considerarle in scienza e
coscienza veritiere, corrette e complete. Dichiaro inoltre, pena accusa di falsa testimonianza, che:

• L’entità identificata nella riga 1 di questo modulo è il beneficiario effettivo di tutti i redditi ai quali si riferisce il presente modulo,
  utilizza questo modulo per attestare il proprio stato ai fini del capitolo 4, o è un commerciante (merchant) che presenta questo
  modulo per gli scopi della sezione 6050W;
• L’entità identificata alla riga 1 di questo modulo non è una U.S. person;
• Il reddito al quale si riferisce questo modulo è: (a) non effettivamente collegato allo svolgimento di attività commerciali o
  economiche all’interno degli Stati Uniti, (b) effettivamente collegato, ma non soggetto a imposta ai sensi di una convenzione per
  evitare le doppie imposizioni, o (c) la parte spettante a un socio del reddito effettivamente collegato allo svolgimento di un’attività
  commerciale o economica all’interno degli Stati Uniti ritratto da una partnership, e
• Per le transazioni con broker o gli scambi /baratti, il beneficiario effettivo è un soggetto estero esente come da istruzioni.
  Autorizzo inoltre a fornire questo modulo ai sostituti d’imposta responsabili del controllo, della ricezione o della gestione del reddito di cui l’entità identificata alla riga 1 è il beneficiario effettivo o ad altri sostituti d’imposta in grado di effettuare pagamenti sul reddito di cui l’entità identificata alla riga 1 è il beneficiario effettivo“.

A questo punto il rappresentante legale deve apporre la propria firma e barrare la casella legata alla conferma che ha il potere di firma per l’ente a cui il modulo si riferisce.

Nota:

Le informazioni riportate di seguito rappresentano linee guida generali e non sono da interpretare come consulenza fiscale. Senza un modulo approvato, tutto il reddito percepito come autore è soggetto alla ritenuta d’acconto massima del 30%.

Conclusioni

Il modulo W-8BEN è uno strumento fiscale fondamentale per i non residenti statunitensi che ricevono redditi dagli Stati Uniti. Esso permette al beneficiario di certificare il proprio status fiscale e di beneficiare dei trattati fiscali tra gli Stati Uniti e il Paese di residenza, se applicabile. La corretta compilazione e presentazione del modulo possono portare a significative riduzioni delle ritenute fiscali sui redditi ricevuti. Tuttavia, il modulo ha una validità temporale e deve essere aggiornato ogni tre anni. Per qualsiasi dubbio o incertezza, è altamente consigliato consultare un esperto fiscale.

Domande frequenti