Malfunzionamento del registratore telematico: cosa fare

Nell’ottica di una progressiva digitalizzazione dei processi e delle procedure, è diventato fondamentale il registratore di cassa telematico anche se, alcune volte, può verificarsi qualche malfunzionamento.

I registratori di cassa, in linea generale, sono diventati imprescindibili per l’emissione degli scontrini fiscali per la certificazione dei corrispettivi. Diventando telematici, a partire 1° gennaio 2021, sostituiscono i vecchi scontrini e le vecchie ricevute fiscali.

L’evoluzione del registratore di cassa è stata avviata qualche anno prima, nel 2019, e porta con sé la gestione sia da parte di chi lo utilizza che parte delle stesse nuove funzioni rispetto alla vecchia generazione.

Come anticipato, però, anche quelli telematici possono avere qualche problema. Nel caso del malfunzionamento dello stesso o del Server RT che impedisce la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri, l’Agenzia delle entrate ha fornito tutte le indicazioni per risolvere il problema.

Guida all’installazione del registratore di cassa telematico

A partire dal 1° gennaio 2021, tutti gli esercenti si sono dovuti dotare del registratore di cassa telematico, in quanto gli scontrini smettono di essere una discriminante. Tutte le attività commerciali sono obbligate a dotarsi di uno nuovo strumento avanzato e telematico per emettere lo scontrino elettronico, a prescindere dagli incassi.

Tuttavia, per venire incontro agli esercenti, sono state effettuate una serie di proroghe, le quali cesano definitivamente dal 1° gennaio 2022.

Cos’è il registratore di cassa telematico? Si tratta di uno strumento che, in linea di massima, non si discosta particolarmente da quello tradizionale, se non per una fondamentale differenza: è collegato direttamente con il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle entrate.

Quindi, una volta acquistato deve essere collegato ad internet, ad una connessione, preferibilmente, stabile.

Come si installa? È necessario eseguire alcuni passaggi:

• Censimento del registratore;
• Accreditamento sul sito dell’Agenzia delle entrate;
• Attivazione;
• Creazione QR Code;
• Messa in servizio.

Quali sono le funzionalità del registratore di cassa telematico

Così come il registratore di cassa, per così dire, tradizionale, quello telematico permette la memorizzazione delle singole operazioni e di emettere i documenti commerciali.

Quali sono le funzionalità del registratore telematico? Se pensiamo alle funzionalità avanzate, rintracciamo, in particolare, le modalità di conservazione di trasmissione telematica dei corrispettivi e dei dati fiscali.

A differenza dei vecchi registratori di cassa, infatti, quelli telematici più avanzati permettono, al momento di chiusura della cassa, di realizzare automaticamente un unico documento contenente tutti i corrispettivi giornalieri.

Il documento viene sigillato e inviato telematicamente all’Agenzia delle entrate. L’obbligo dell’esercente viene assolto in automatico e, soprattutto, in modo sicuro.

Ma un’altra funzionalità degna di nota del registratore di cassa telematico è quella di conservare la memoria di tutte le informazioni, in modo tale che non vengano mai perse.

Malfunzionamento del registratore telematico o del Server RT

Possono verificarsi casi di malfunzionamento del registratore di cassa telematico o del Servizio RT. In caso di malfunzionamento dello strumento, per qualunque motivo o natura del problema, l’esercente deve richiedere tempestivamente l’intervento di un tecnico abilitato.

Fino a quando non viene ripristinato il corretto funzionamento del registratore telematico, l’esercente deve annotare i dati dei corrispettivi delle singole operazioni giornaliere su un registro da tenere, in modalità cartacea e anche in modalità informatica. La stessa regola è valida anche per le casse e i Server RT, che ne raccolgono i dati.

L’Agenzia delle entrate ritiene che, nel rispetto, per esempio, della tenuta di un’ordinata contabilità, la richiesta dell’intervento di un tecnico abitato, il corretto versamento delle imposte, la memoria del puto cassa possa essere utilizzata in luogo del registro di emergenza.

L’esercente può procedere alla trasmissione telematica dei dati memorizzati nei singoli punti cassa.

Cosa fare in caso di problemi

Come tutti gli strumenti, anche il registratore di cassa telematico può non funzionare correttamente. Uno dei possibili problemi di malfunzionamento può essere legato all’assenza della connessione internet. Essendo telematico, infatti, per funzionare deve essere connesso ad internet, anche solo durante la chiusura della cassa, quindi dell’invio telematico.

Se non dovesse funzionare è prevista una procedura d’emergenza. L’esercente può comunicare che il proprio registratore di cassa è fuori servizio e inviare i corrispettivi entro 12 giorni. Ci sono, però, alcune procedure da seguire. L’esercente deve salvare il file dei corrispettivi su una memoria esterna e inserirli sul sito dell’Agenzia delle entrate, mediante una funzione upload.

Qualora il server non dovesse funzionare, si deve contattare un tecnico abilitato per risolvere il problema e porre lo strumento “fuori servizio”. L’Agenzia delle entrate deve essere informata in proposito, in quanto si dovrà tenere un registro di emergenza per avere traccia tutte le operazioni che vengono effettuate durante il periodo di malfunzionamento.

Assenza di rete: come trasmettere i corrispettivi

Se il registratore telematico funziona correttamente ma hai problemi di connessione internet, puoi comunque trasmettere i corrispettivi all’Agenzia delle Entrate utilizzando la procedura online “Assenza di rete“.

Ecco cosa fare:

1. Estrai il file .xml predisposto e sigillato dal registratore telematico.
2. Accedi al portale “Fatture e corrispettivi” con le tue credenziali.
3. Vai nell’area “Corrispettivi” e clicca su “Gestore ed Esercente” – “Procedure di emergenza” – “Assenza di rete”.
4. Seleziona il file .xml dei corrispettivi da inoltrare utilizzando il pulsante “Sfoglia”.
5. Clicca su “Invia” per trasmettere il file all’Agenzia delle Entrate.

Usa questa procedura solo se il registratore telematico non è in grado di trasmettere i dati entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione.

Dispositivo fuori servizio: come trasmettere i corrispettivi

Se il registratore telematico si guasta o malfunziona e non è possibile memorizzare e trasmettere i corrispettivi telematicamente, è possibile utilizzare la procedura “Dispositivo fuori servizio“. Di seguito i passaggi da seguire.

1. Comunica lo stato “fuori servizio” del registratore telematico:

• Accedi al portale “Fatture e corrispettivi” con le tue credenziali.
• Vai nell’area “Corrispettivi” e clicca su “Gestore ed Esercente” – “Ricerca dispositivo” – “Elenco dispositivi ricercati”.
• Clicca sullo specifico “Id dispositivo” del registratore telematico guasto/malfunzionante.
• Clicca su “Cambia stato” e seleziona l’evento “Fuori servizio”.
• Indica la data e l’ora nel campo “dettaglio”.
• Clicca su “Invia”.

2. Trasmetti i dati dei corrispettivi manualmente:

• Accedi alla sezione “Gestore ed Esercente” – “Procedure di emergenza” – “Dispositivo fuori servizio”.
• Inserisci manualmente i dati dei corrispettivi giornalieri che il registratore telematico avrebbe dovuto trasmettere.
• Trasmetti i dati all’Agenzia delle Entrate.

Quali dati inserire:

• I dati dei corrispettivi aggregati per aliquota/natura IVA.
• Se hai adottato il regime di ventilazione, indica anche questo.

Se hai effettuato operazioni di natura diversa nella stessa giornata:

• Compila più righe, una per ogni tipo di operazione (ad esempio, una riga per le operazioni assoggettate ad IVA e una riga per le operazioni esenti IVA).

Usa questa procedura solo in caso di effettiva necessità. La procedura “Dispositivo fuori servizio” è un’opzione temporanea. Dovrai riparare o sostituire il registratore telematico il prima possibile.

Sanzioni per la memorizzazione/trasmissione dei dati dei corrispettivi

Di seguito andiamo a riepilogare le sanzioni amministrative per la mancata memorizzazione o trasmissione dei dati dei corrispettivi.

• Mancata, tardiva o infedele memorizzazione/trasmissione:
  • Sanzione del 90% dell’imposta non versata, con un minimo di 500€ per ogni operazione (art. 6, comma 2-bis, D.Lgs. n. 471/1997).
  • La sanzione si applica anche in caso di malfunzionamento del registratore telematico.
• Mancata manutenzione o verifica periodica del registratore telematico:
  • Sanzione amministrativa da 250 euro a 2.000 euro (se non ci sono omesse annotazioni).
• Omissione o ritardo nella trasmissione, dati incompleti o non veritieri:
  • Sanzione amministrativa di 100 euro per ogni trasmissione (se la violazione non ha inciso sulla liquidazione del tributo) (art. 11, comma 2-quinquies, D.Lgs. n. 471/1997).

Cosa fare per evitare le sanzioni:

• Assicurarsi di memorizzare e trasmettere correttamente i dati dei corrispettivi;
• Effettuare la manutenzione e la verifica periodica del registratore telematico secondo le istruzioni del produttore;
• In caso di dubbi o problemi, contattare l’Agenzia delle Entrate o il proprio commercialista.

Conclusioni

Il registratore di cassa telematico ha, ormai, sostituto il vecchio registratore tradizionale. Ha la particolare e avanzata funzionalità di trasmettere i corrispettivi elettronici.

Si tratta di uno strumento che consente la memorizzazione della singola operazione e l’emissione del documento commerciale. Inoltre, a differenza di quello tradizionale permette anche di conservare e trasmettere telematicamente i dati fiscali all’Agenzia delle entrate.

Nel momento in cui la cassa viene chiusa, permette di sigillare e inviare direttamente all’Agenzia delle entrate, assolvendo l’obbligo in modo quotidiano, automatico e sicuro.

Possono verificarsi alcuni malfunzionamenti, sia da parte del registratore stesso che da parte del Servizio RT. In caso di malfunzionamento del registratore telematico, c’è un processo e un procedimento da seguire per tutto il periodo del malfunzionamento.

Domande frequenti

Come funziona il registratore di cassa telematico?
Si tratta di uno strumento avanzato che permette anche di conservare e trasmettere telematicamente i dati fiscali all’Agenzia delle entrate.

Come si attiva il registratore di cassa?
L’attivazione del registratore di cassa telematico avviene successivamente al censimento, con un comando presente sull’apparecchio che il tecnico abilitato attiverà. Con l’attivazione la matricola del registratore di cassa telematico viene abbinata alla partita Iva dell’esercente.

Quanto dura un registratore di cassa telematico?
Il Registratore Telematico ha una durata fissa, dovuta all’esaurimento della memoria fiscale, che equivale a circa 7 anni di uso continuativo.

Come si fa la chiusura giornaliera della cassa?
Questa trasmissione può avvenire giornalmente tramite il registratore telematico, o attraverso il servizio web messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Quante chiusure fiscali si possono fare in un giorno?
La chiusura di fine giornata è irrevocabile e può essere effettuata solo una volta al giorno poiché chiude la giornata lavorativa.