Rimborso spese amministratore: cos’è, requisiti e funzionamento

Quando un amministratore effettua degli incarichi relativi alla gestione dell’azienda per cui ha mandato ad operare può chiedere un rimborso delle spese sostenute. Infatti, l’organo amministrativo con delega può aver diritto ad un rimborso spese (amministratore) indipendentemente dal fatto che tale amministratore percepisca un compenso per il suo operato.

Devi sapere che spese supplementari che un amministratore sostiene durante la gestione dell’azienda possono essere oggetto di rimborso da parte dell’impresa stessa. In questo modo l’amministratore, indipendentemente dal fatto che riceva un compenso per la sua attività, può ottenere il rimborso dei costi sostenuti per l’opera svolta per conto della società. Si tratta del c.d. “rimborso spese amministratore“. Rientrano in questo ambito anche i rimborsi spesa per l’utilizzo dell’auto privata da parte dell’amministratore che si muove per conto della società. In quest’ottica può essere importante analizzare cosa sono, come si applicano ed in quale modalità, i rimborsi spese amministratore. Inoltre, vedremo anche come calcolare il rimborso spese forfettario per l’utilizzo dell’autovettura propria dell’amministratore.

Rimborsi spese amministratore: aspetti generali

La prima considerazione sui rimborsi spese amministratore è che, sostanzialmente, riflettono le considerazioni che riguardano il rimborso spese spettante a dipendenti e collaboratori aziendali. Tuttavia, la figura del dipendente e dell’amministratore sono molto diverse tra di loro. Come anticipato, al pari di quanto avviene nel rimborso spese indirizzato ad un dipendente, gli esborsi che l’amministratore si trova a sostenere nello svolgimento delle attività che gli vengono affidate dalla società sono soggetti al rimborso da parte dell’azienda.

L’indennità si rivela indispensabile soprattutto nel caso di una trasferta. Prima di entrare nel dettaglio del rimborso spese amministratore, occorre dunque analizzare il concetto di trasferta.

Che cos’è una trasferta di lavoro?
Sul piano fiscale, con questo termine si fa riferimento a viaggi lavorativi temporanei richiesti dall’impresa al proprio dipendente o amministratore in luoghi diversi da quelli in cui viene normalmente prestata l’attività lavorativa.

Il rimborso spese spettante all’amministratore: la trasferta

Il rimborso delle spese sostenute dall’amministratore può avvenire solo in caso di trasferta in luogo diverso da quello di residenza. Soltanto in questo caso è per motivi legati ad incarichi aziendali gli amministratori maturano il diritto ad un rimborso spese per trasferta.

Deve essere detto che nel caso degli amministratori soltanto in rari casi il contratto di lavoro indica in modo specifico il luogo di espletamento dell’incarico. Per questo si prende come riferimento il luogo di residenza dell’amministratore. Ne consegue che, in modo simile a quanto avviene per i dipendenti, le trasferte che possono dar luogo ad un rimborso spese in favore dell’amministratore sono soltanto quelle che richiedono il suo spostamento in un diverso comune. Viceversa, i rimborsi per incarichi nel medesimo territorio comunale, ad eccezione delle spese di trasporto, concorrono alla formazione del reddito del beneficiario.

Il rimborso spese spettante all’amministratore: la natura del rapporto di lavoro

Un’altra caratteristica che riguarda i rimborsi spese per gli amministratori e che differenzia questi ultimi dai rimborsi dipendenti riguarda la natura del rapporto tra lavoratori e società. Infatti, i collaboratori sono sempre inquadrati in un rapporto di lavoro subordinato o similare, mentre l’amministratore può essere o meno soggetto titolare di partita Iva. In particolare:

• Qualora l’amministratore sia titolare di partita Iva e svolga il proprio incarico professionale in modo connesso all’attività dell’impresa, il trattamento fiscale dei rimborsi spese è quello tipico dei lavoratori autonomi;
• Qualora l’amministratore sia inquadrato come lavoratore dipendente o parasubordinato presso la società per cui opera, le regole sul rimborso spese sono assimilabili a quelle previste per i lavoratori dipendenti.

Dunque, il trattamento fiscale del rimborso spese amministratore per vitto, alloggio e trasporto è influenzato dalla tipologia di inquadramento contrattuale dell’amministratore. Sul punto può essere utile specificare che nella maggior parte dei casi gli amministratori di società non sono titolari di partita Iva, al di fuori di amministratori che sono, contemporaneamente, professionisti.  

Le differenti tipologie di rimborso spese per l’amministratore

Come accennato, se un amministratore figura come dipendente della società – ovverosia percepisce uno stipendio come collaboratore parasubordinato della stessa – il regime fiscale relativo ai rimborsi delle spese è quello definito dall’art. 51 del DPR n. 917/86 (TUIR), che individua le regole applicabili al rimborso spese dei dipendenti.

La disciplina in questione è influenzata da tre variabili principali, che determinano l’applicazione di regole diverse a seconda dei casi:

• Le differenti tipologie di spese, ovverosia o costi relativi a vitto e alloggio o le spese di trasporto (con riferimento al rimborso spese chilometrico amministratore).
• Tutto ciò che riguarda contabilità ed erogazione dei rimborsi, con riferimento al rimborso analitico, forfettario o al rimborso misto.

La combinazione di questi fattori determina regole peculiari in tema di deducibilità del rimborso, sia per l’impresa che per l’amministratore stesso. In generale, sebbene le regole variano a seconda delle tipologie di spese (vitto, alloggio o trasporto), è utile distinguere fra rimborso spese analitico (o a piè di lista), rimborso forfettario (o indennità di trasferta giornaliera) e rimborso misto.

Il modello analitico

Il rimborso spese analitico per l’amministratore è legato alla certificazione analitica delle diverse spese anticipate personalmente dall’amministratore nell’espletamento dell’incarico societario. Affinché possa essere applicato il rimborso spese analitico è necessaria la conservazione e l’esibizione dei documenti giustificativi (fatture, ricevute, documento commerciale, etc).

Ai fini del corretto trattamento fiscale per la società del rimborso spese analitico viene solitamente compilata una nota spese per provvedere all’emanazione delle somme anticipate dall’amministratore nell’esercizio dell’attività di interesse per l’impresa.

Nel rimborso analitico (o a piè di lista) è molto importante la distinzione fra le diverse fonti di spesa. Infatti, quando si tratta di spese per vitto e alloggio, le imprese hanno la possibilità di dedurre integralmente tutti i costi documentati dall’amministratore, osservando tuttavia dei limiti.

Le regole per la deducibilità dei costi

Ai fini della deducibilità dei costi sostenuti per vitto e alloggio il TUIR stabilisce che:

• La deducibilità per la società è ammessa entro il 75% dell’importo, se la trasferta avviene all’interno del territorio comunale;
• E’ possibile dedurre fino a 180,76€, se la trasferta avviene in Italia;
• In caso di missione all’estero, la deducibilità del rimborso spese di trasferta è ammessa fino a 258,23€.

Diverso è il caso delle spese di trasporto. Infatti, se l’amministratore si sposta per raggiungere la sede della trasferta utilizzando il proprio veicolo, l’ammontare del rimborso potrà essere formulato soltanto in forma chilometrica, attraverso il calcolo effettuabile mediante tabella ACI. In questo caso, peraltro, l’azienda può dedurre tutto l’importo nei limiti di quanto risultante dal predetto calcolo. Viceversa, se l’amministratore utilizza un biglietto aereo o ferroviario, il rimborso copre l’intero costo sostenuto purché sia documentata.

Le somme ricevute a titolo di rimborso per trasferta non contribuiscono alla formazione del reddito dell’amministratore. Questo, a meno che lo spostamento non sia avvenuto all’interno del territorio comunale: in questo caso, infatti, le somme ricevute a titolo di rimborso concorrono alla formazione del reddito.

Il metodo forfettario

Il rimborso spese effettuato seguendo il regime forfettario è molto diverso dal sistema analitico (o a piè di lista) e presenta alcuni vantaggi. In questo caso, infatti, si prevede che la società paghi un compenso giornaliero prestabilito all’amministratore (come l’indennità di trasferta), indipendentemente dalla durata della trasferta o dalle attività connesse. 

Il rimborso spese effettuato seguendo il regime forfettario è molto diverso dal sistema analitico (o a piè di lista) e presenta alcuni vantaggi. In questo caso, infatti, si prevede che la società paghi un compenso giornaliero prestabilito all’amministratore (come l’indennità di trasferta), indipendentemente dalla durata della trasferta o dalle attività connesse. 

In questo modo, l’amministratore non è tenuto – almeno per quanto riguarda vitto e alloggio – a compilare alcuna nota spese, né a rendicontare in modo analitico gli esborsi effettuati, presentando i relativi giustificativi. Ciò si traduce in una notevole semplificazione, soprattutto nel rapporto di gestione del rimborso spese e scritture contabili della società.

In questo caso è comunque molto importante evidenziare tutti i dettagli relativi alle trasferte effettuate al di fuori del territorio comunale. Infatti, se l’amministratore esegue un incarico senza allontanarsi dal Comune di residenza o in cui svolge l’attività, anche se dovesse beneficiare di un rimborso per la trasferta, la relativa somma percepita a titolo di vitto e alloggio concorre a formare il suo reddito. Ciò con l’eccezione delle spese di trasporto che, se debitamente documentate, risultano comunque esentasse.

Limiti di rimborso forfettario esenti da tassazione per l’amministratore

La differenza più grande tra rimborso spese a piè di lista e rimborso forfettario si può dire gravi principalmente sull’amministratore (e, considerata l’assimilazione del relativo rapporto con la società, sui dipendenti). Infatti, per quest’ultimo l’indennità di trasferta non concorre a formare il reddito (e, dunque, può essere dedotta sia dalla società che dall’amministratore) fino ad una certa somma, ossia:

• Nel limite di € 46,48 al giorno quando la trasferta avviene in Italia;
• Nel limite di € 77,46 al giorno, se la trasferta ha luogo all’estero.

Se l’amministratore percepisce, a titolo di rimborso spese per vitto e alloggio, un importo superiore a queste soglie, l’eventuale eccedenza viene considerata come parte del suo reddito. Ne deriverà l’obbligo di dichiarazione dei redditi in capo all’amministratore e la conseguente tassazione a titolo di base imponibile.

Il metodo misto

L’ultima tipologia di indennità è il rimborso spese misto. Questo metodo di rimborso prevede la combinazione del sistema analitico e di quello forfettario. Tuttavia, con questo metodo – come specificato dall’Agenzia delle Entrate – non risultano applicabili i limiti di deducibilità previsti per il rimborso analitico. Nel caso del regime di rimborso misto, una parte delle spese viene rimborsata con metodo analitico e la restante parte risulta assorbita all’interno dell’indennità giornaliera di trasferta. In dettaglio:

• Se si rimborsano in modo analitico le spese relative al solo vitto o al solo alloggio (mentre le altre si riconducono alla indennità di trasferta forfettaria), l’amministratore può dedurre i 2/3 dell’importo che sarebbe deducibile nel sistema forfettario integrale, e cioè:
  • Fino a € 30,99 in caso di trasferta in Italia;
  • Fino a € 51,65 in caso di trasferta all’estero;
• Se il rimborso a piè di lista riguarda sia le spese di vitto che di alloggio, l’indennità ulteriore diventa parte del reddito se supera un importo pari ad 1/3 di quello costituente il limite del regime forfettario, e quindi spese che superano i € 15,49 per trasferte in Italia e € 25,82 per trasferte internazionali.

Rimborso spese amministratore titolare di partita Iva

Finora ci siamo occupati della figura dell’amministratore inquadrato in modo assimilabile al dipendente della società. Come già accennato, è possibile che l’amministratore sia titolare di partita Iva: in questo caso, il regime dei rimborsi segue la disciplina stabilita per il rimborso spese professionisti.

In questo contesto, le modalità di rimborso dipendono dalle seguenti variabili:

• Il modo in cui l’amministratore spende per l’esecuzione dell’incarico, se cioè intesta le spese a sé stesso o alla società;
• Le modalità con cui viene regolato il rimborso, se attraverso il metodo analitico o quello forfettario;
• Le differenti regole relative a contabilità e fatturazione dei costi sostenuti (a seconda che il documento fiscale sia prodotto dall’amministratore verso la società o da un terzo verso lo stesso amministratore o in favore della società medesima).

Ebbene, in estrema sintesi si può dire che:

• Se le spese sono prepagate dalla società, l’amministratore non è tenuto a produrre fattura, essendo queste ultime intestate direttamente alla società stessa;
• Se le spese sono sostenute dall’amministratore e a lui fatturate, ma si riferiscono ad anticipazioni effettuate per conto della società, esse andranno scaricate sulla società ma i relativi importi non costituiranno reddito da lavoro autonomo;
• Infine se, le spese sostenute dall’amministratore sono anticipate da quest’ultimo, contribuiranno alla formazione del suo reddito. 

Focus sul imborso spese chilometrico all’amministratore 

Quasi tutte le imprese per lo svolgimento della propria attività devono utilizzare automezzi per recarsi dai propri clienti o fornitori o comunque per altre esigenze connesse all’azienda. In questi casi, molto spesso le imprese preferiscono non acquistare dei mezzi aziendali, ma autorizzare i propri amministratori o soci all’utilizzo della propria auto rimborsandogliene le spese. Infatti, se correttamente comprovate con ricevute o copie dei titoli di viaggio, le spese di trasporto o viaggio sono restituite al dipendente dall’impresa. Quest’ultima può dedurle integralmente (a differenza dei costi per vitto e alloggio in regime di rimborso analitico).

In particolare, il rimborso spese chilometrico amministratore è una sorta di valutazione a forfait giornaliera delle spese per trasporti sostenuta per eseguire la trasferta. L’applicazione di questo meccanismo può avvenire soltanto se l’amministratore si sposta utilizzando il proprio veicolo oppure noleggiando un’automobile. Viceversa, in caso di trasporto aereo o ferroviario, i relativi costi rientrano nel regime analitico.

L’utilizzo della propria auto da parte dell’amministratore, in attività che prevedono molti spostamenti, porta al riconoscimento a quest’ultimo di importi anche molto ingenti a titolo di rimborso spese. Per questo motivo in caso di accertamento fiscale questa voce viene fatta oggetto di particolare attenzione e sono molto frequenti i rilievi che contestano la deducibilità in capo alla società di questo tipo di costo.

La determinazione del rimborso chilometrico, però, a differenza del rimborso forfettario, non è lasciata alla libera determinazione dei privati, ma avviene utilizzando apposite tabelle predisposte dall’ACI. L’ente predispone periodicamente di una tabella in cui, per ogni tipologia di veicolo e di alimentazione, determina, in funzione della distanza, l’ammontare dell’esborso sostenuto per il trasporto, variabile in funzione di quelli che sono i prezzi medi del carburante. 

La disciplina fiscale sul rimborso chilometrico dei costi auto

Per quanto riguarda le società di capitali, il presupposto per l’ottenimento dei rimborsi spese autoveicoli è legato all’autorizzazione dell’assemblea all’utilizzo dell’auto privata dell’amministratore per lo svolgimento dell’attività. Espletato questo atto è possibile verificare la disciplina fiscale contenuta nell’articolo 95, comma 3 del TUIR. Questa disposizione prevede quanto segue:

Art. 95,co. 3 TUIR

“Se il [titolare di rapporto di collaborazione coordinata e continuativa/ amministratore] sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel”.

Da questa disposizione è possibile individuare alcuni elementi fondamentali:

• Il rimborso spese chilometrico per l’amministratore è deducibile per l’azienda. La deducibilità del costo è parametrata alla potenza dell’autoveicolo utilizzato. L’auto deve, infatti, avere una potenza limitata per poter dedurre l’intero costo e se la stessa ha una potenza superiore il costo deducibile è parametrato a quello che si sarebbe sostenuto utilizzando un’auto di potenza inferiore e pari a quella indicata dalla norma (17 o 20 cavalli fiscali a seconda del tipo di alimentazione);
• All’amministratore può essere rimborsato il costo dell’uso di un’auto in proprietà o di un’auto noleggiata al fine di essere utilizzata per una specifica trasferta;
• Che il costo è rimborsabile in base alla percorrenza svolta e quindi in base al numero di chilometri percorsi per l’attività svolta per conto della società;
• Che l’amministratore deve essere autorizzato all’uso di un’auto di sua proprietà (o noleggiata per la trasferta).

I chiarimenti di prassi

L’Amministrazione finanziaria con la Circolare n. 326/E/1997 (§ 2.4) afferma che:

Circolare n. 326/E/1997
“è necessario che, in sede di liquidazione, l’ammontare dell’indennità sia determinato avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente [o dall’amministratore] e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura. Detti elementi dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro”

La Risoluzione n. 92/E/2015 conferma sostanzialmente quanto precedentemente affermato dalla Circolare n. 326/E/1997 specificando esplicitamente che l’ammontare dell’indennità deve essere determinato in base alle tabelle ACI.

La giurisprudenza

Anche la giurisprudenza, sul punto, ha enunciato dapprima tramite la Corte di Cassazione con Sentenza n. 27095 del 18 dicembre 2006 il principio secondo cui:

Sentenza n. 27095/2006

“la deducibilità delle spese di viaggio sostenute da una società per dipendenti [e per analogia dell’amministratore] non può essere affermata o negata sulla base di una specifica lettera d’incarico; l’inerenza va piuttosto  accertata attraverso l’esame globale della contabilità e, in particolare, mediante indagini volte a verificare la partecipazione a incontri commerciali o l’avvio da parte della società di rapporti economici con altre imprese dirette a dimostrare l’effettività dei viaggi compiuti”

e successivamente, tramite la Sentenza della Corte di Cassazione n. 2419 del 20 febbraio 2012, che:

Sentenza n. 2419/2012

“l’onere probatorio … è assolto documentando i rimborsi chilometrici con riguardo al mese di riferimento, ai chilometri percorsi nel mese, al tipo di automezzo usato …, all’importo corrisposto a rimborso del costo chilometrico sulla base della tariffa ACI, senza che occorra, al riguardo, documentazione specifica e analitica recante, con esauriente scheda mensile … l’analitica indicazione dei viaggi giornalmente compiuti, delle località di partenza e di destinazione, con specificazione dei clienti visitati e riepilogo giornaliero dei chilometri percorsi”.

Rimborso spese chilometrici amministratori: gli elementi per la deducibilità del rimborso

Stante quanto detto sinora nella pratica il rimborso del costo legato all’uso della propria autovettura da parte dell’amministratore di una società è deducibile se vengono rispettate le seguenti condizioni:

• L’auto utilizzata è di proprietà dell’amministratore o è stata noleggiata per una specifica trasferta;
• L’auto utilizzata ha una potenza non superiore a 17 cavalli fiscali se alimentata a benzina e a 20 cavalli fiscali se alimentata a gasolio;
• L’amministratore è stato autorizzato dalla società all’utilizzo dell’auto dietro rimborso;
• L’importo del rimborso viene commisurato al numero di km percorsi valorizzati secondo le tabelle ACI avuto riguardo alla percorrenza e al tipo di auto utilizzata.

L’importanza della documentazione probatoria

Dal punto di vista probatorio, in sede di accertamento fiscale, non è sufficiente effettuare un pagamento avente come causale “Rimborso spese amministratore” o “Rimborso chilometrico amministratore”. Sul punto, occorre predisporre della documentazione da tenere agli atti dalla quale risulti obbligatoriamente:

• Il tipo di auto utilizzata;
• La percorrenza in km delle trasferte effettuate;
• La tariffa chilometrica applicata e l’autorizzazione della società all’amministratore a svolgere le trasferte con il proprio mezzo dietro rimborso.

Tuttavia, per prassi, appare opportuno integrare tale documentazione con dettagli che indichino per ogni singola giornata gli spostamenti effettuati con l’indicazione del percorso svolto e della motivazione con il massimo dei dettagli possibili (ad esempio il nome delle persone incontrate). Infine, appare opportuno, se possibile, tenere documentazione di fonte terza che attesti l’effettività della trasferta (ad esempio biglietti autostradali, ricevute di pagamento di carburante, scontrini o ricevute di bar, ristoranti, alberghi ecc…).

Il consiglio è di predisporre per ogni mese e per ogni amministratore autorizzato all’uso della propria auto una scheda del tipo di quella seguente, utile per il rendiconto di tutti i rimborsi spesa dell’amministratore:

Infine, altro elemento probatorio che potrebbe essere richiesto in caso di controllo è quello dell’avvenuto pagamento del rimborso spesa chilometrico. Questo, in quanto le spese sostenute per gli emolumenti degli amministratori sono deducibili solo se vengono pagate. Non è sufficiente che sussista il diritto a ricevere il pagamento degli stessi.

Il verbale di assemblea che autorizza l’amministratore all’uso della propria auto

La scheda di cui al link precedente (che potete scaricare) è idonea a dimostrare l’effettività dei viaggi compiuti. Affinché si possa dedurre il costo del rimborso è poi necessario dimostrare l’esistenza dell’autorizzazione all’amministratore ad utilizzare la propria auto dietro rimborso spese per lo svolgimento delle trasferte.

A tal fine in caso di società di capitale dovrebbe essere steso un verbale nel quale l’assemblea autorizza l’amministratore all’utilizzo della propria auto. Questo verbale deve essere inserito all’interno del libro dei verbali delle assemblee dei soci.

Nel caso di amministratore di società di persone è comunque opportuno predisporre un verbale in cui tutti i soci (amministratori) riuniti deliberano di autorizzare l’amministratore all’utilizzo della propria auto. Non è necessario quindi predisporre una lettera di incarico per ogni trasferta ed è da considerarsi sufficiente un unico verbale che concede l’autorizzazione fino ad eventuale revoca della stessa con un nuovo verbale uguale e contrario.

Il rimborso spese all’amministratore di società di persone

Fin a questo momento abbiamo fatto riferimento esclusivamente ai rimborsi operati nei confronti di amministratori di società con i quali si presume in essere un rapporto di collaborazione coordinata e continuativa. In questo caso il rimborso genera un reddito assimilato dal punto di vista fiscale a quello da lavoro dipendente. L’art. 95 del TUIR è la disposizione di riferimento.

Alla stessa disposizione si deve fare riferimento anche in relazione ai rimborsi spesa effettuati a favore dei soci di società che svolgono attività di amministrazione anche in mancanza di un rapporto di lavoro assimilato a quello dei lavoratori dipendenti. È il caso specifico dei soci/amministratori delle società di persone che normalmente non incassano compensi di questo genere per la propria attività, in quanto vengono remunerati direttamente con la partecipazione agli utili societari.

Il principio applicabile in questo caso è quello generale dell’inerenza delle spese (art. 109 del TUIR). Quindi se si può dimostrare che le trasferte effettuate dall’amministratore/socio con l’utilizzo della propria auto sono funzionali all’attività sociale e ad essa inerenti il costo del rimborso di tali spese deve essere deducibile, purché adeguatamente documentato.

Per la deduzione del costo poi, almeno prudenzialmente, appare opportuno applicare la medesima disciplina con i medesimi limiti sopra esaminati (art. 95 TUIR) e del pari vanno prodotti i medesimi documenti probatori sopra menzionati in riferimento agli amministratori di società di capitale.

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