Registri Iva: tenuta e conservazione

I registri Iva (registro fatture emesse, acquisti, corrispettivi) devono essere numerati progressivamente in esenzione dall’imposta di bollo e devono essere conservati sino al termine del periodo previsto per l’accertamento.

I registri Iva previsti dalla normativa fiscale (registro fatture emesse, registro acquisti e registro dei corrispettivi) devono essere numerati progressivamente e tenuti ai sensi dell’articolo 2219 del codice civile, ossia senza abrasioni, cancellature e spazi in bianco, ed in esenzione dall’imposta di bollo.

A seguito dell’entrata in vigore dell’articolo 8 della Legge n. 383/01 è venuto meno l’obbligo di bollatura e vidimazione dei registri Iva, le libro giornale e del libro degli inventari. L’unico adempimento a carico del soggetto obbligato alla tenuta dei registro Iva è la loro numerazione. Per effettuare la stessa è sufficiente che il contribuente attribuisca un numero progressivo a ciascuna pagina prima di utilizzare la stessa.

I registri Iva

I registri previsti dalla normativa Iva (registro fatture emesse, acquisti, corrispettivi, ecc.) devono essere numerati progressivamente in esenzione dall’imposta di bollo e tenuti ai sensi dell’art. 2219, ossia senza abrasioni, cancellature e spazi in bianco. Il numero può essere attribuito a ciascuna pagina prima dell’utilizzo; quindi non è obbligatoria la numerazione per blocchi di pagine. L’Agenzia delle Entrate, con R.M. n.85/E del 2002, ha precisato che la numerazione deve essere progressiva per anno, con l’indicazione in ogni pagina, oltre che del numero, anche dell’anno di riferimento.

I soggetti passivi Iva devono necessariamente predisporre, aggiornare e conservare, ai sensi del DPR n. 633/72 i seguenti registri obbligatori ai fini Iva:

Registro delle fatture emesse

Ai sensi dell’articolo 23 del DPR n. 633/72, nel quale è necessario annotare le fatture emesse:

1. Entro 15 giorni dalla loro emissione o in alternativa le fatture differite attive possono essere registrate entro il giorno 15 del mese successivo, sia pur con riferimento al mese di effettuazione delle operazioni;
2. In ordine progressivo di numerazione e con riferimento alla data di emissione;
3. Indicando distintamente il corrispettivo e l’Iva, nonché gli estremi identificavi del cliente.

Sono obbligati alla tenuta del registro di cui all’art. 23 del DPR n. 633/72, denominato registro delle fatture emesse, la generalità dei soggetti passivi Iva, compresi gli enti non commerciali, limitatamente all’attività commerciale esercitata. Per i contribuenti soggetti all’obbligo di tenuta della contabilità ordinaria, il registro delle fatture emesse si affianca alle normali scritture contabili; mentre, per i contribuenti non obbligati alla tenuta della contabilità ordinaria, il registro Iva delle fatture emesse viene utilizzato anche per annotare le altre operazioni effettuate.

Registro dei corrispettivi

Ai sensi dell’articolo 24 del DPR n. 633/72, nel quale è necessario annotare le operazioni documentate da documento commerciale:

1. Ammontare cumulativo delle operazioni rientranti nel campo di applicazione dell’Iva effettuate in ciascun giorno, indicando separatamente le operazioni imponibili, quelle esenti e quelle non imponibili, nonché le cessioni effettuate nei confronti di privati cittadini extracomunitari senza applicazione dell’Iva, ex articolo 38-quater DPR n. 633/72;
2. Entro il giorno non festivo successivo all’effettuazione dell’operazione. Tuttavia, è possibile effettuare le annotazioni nel registro dei corrispettivi con un’unica registrazione riepilogativa, entro il giorno 15 del mese successivo, con riferimento a tutte le operazioni effettuate in un mese solare per le quali sia stato rilasciato scontrino o ricevuta fiscale, senza necessità di allegare al registro degli scontrini riepilogativi giornalieri (articolo 6, comma 4 del DPR n. 695/96). Nel caso in cui il registro sia tenuto in luogo diverso da quello di effettuazione delle operazioni, in linea di principio deve essere conservato, presso ciascun luogo di svolgimento dell’attività, un registro di prima nota, in cui effettuare le annotazioni prescritte nei termini di legge: tuttavia, tale registro può non essere tenuto se ogni operazione effettuata è documentata da scontrino/ricevuta fiscale (articolo 6, comma 3, DPR n. 695/96);
3. Il valore indicato è dato dal prezzo comprensivo dell’va, con distinzione dei corrispettivi secondo le diverse aliquote eventualmente applicate, salvo nel caso di ventilazione dei corrispettivi;
4. Deve essere espressamente indicato il valore documentato da eventuali fatture emesse.

Le annotazioni sul registro dei corrispettivi devono essere eseguite, con riferimento al giorno in cui le operazioni sono effettuate, entro il giorno non festivo successivo. 

l registro dei corrispettivi è disciplinato dall’art. 24 del DPR 633/72 e può essere tenuto, in alternativa al registro delle vendite, dai commercianti al minuto e dagli altri soggetti che effettuano operazioni di cui all’art. 22 del DPR n. 633/72:

• Cessioni di beni effettuate da commercianti al minuto autorizzati in locali aperti al pubblico, in spacci interni, mediante apparecchi di distribuzione automatica, per corrispondenza, a domicilio o in forma ambulante;
• Prestazioni alberghiere e somministrazioni di alimenti e bevande effettuate dai pubblici esercizi, nelle mense aziendali o mediante apparecchi di distribuzione automatica;
• Prestazioni di trasporto di persone, nonché di veicoli e bagagli al seguito;
• Prestazioni di servizi rese nell’esercizio di imprese in locali aperti al pubblico, in forma ambulante o nell’abitazione dei clienti;
• Prestazioni di custodia e amministrazioni di titoli e gli altri servizi resi da aziende o istituti di credito e da società finanziarie o fiduciarie;
• Operazioni esenti indicate ai numeri 1 – 5 e ai numeri 7, 8, 9, 16 e 22 dell’art. 10 del DPR 633/72;
• Attività di organizzazione di escursioni, visite della città, giri turistici ed eventi similari, effettuata dalle agenzie di viaggi e turismo;
• Prestazioni di servizi di telecomunicazione, di servizi di teleradiodiffusione e di servizi elettronici resi a committenti che agiscono al di fuori dell’esercizio d’impresa, arte o professione;
• Prestazioni di gestione del servizio delle lampade votive nei cimiteri.

Per tali soggetti l’emissione della fattura non è obbligatoria, salvo che sia richiesta dal cliente non oltre il momento di effettuazione dell’operazione (art. 22 co. 1 del DPR 633/72).

Registro degli acquisti

Ai sensi dell’articolo 25 del DPR n. 633/72, nel quale annotare progressivamente le fatture di acquisto:

1. Previamente numerate progressivamente, con attribuzione di un numero di protocollo interno;
2. Entro il mese in cui si intende effettuare la detrazione;
3. Indicando la data di emissione delle stesse, gli estremi del fornitore e il corrispettivo di ciascuna operazione (suddiviso per le differenti aliquote), nonché l’Iva.

I registri Iva devono recare un’apposita colonna per l’annotazione delle operazioni esenti e non imponibili, con indicazione del titolo di inapplicabilità dell’imposta. Non vi è obbligo di registrare gli acquisti ad Iva indetraibile (articolo 6, comma 6, del DPR n. 695/96): l’annotazione si rende tuttavia necessaria, ai fini delle imposte sui redditi, per il contribuente in contabilità semplificata, onde documentare la deducibilità del costo (articolo 18, comma 3 del DPR n. 600/73).

Sono obbligati alla tenuta del registro degli acquisti la generalità dei soggetti passivi IVA, nonché gli enti non commerciali, limitatamente all’attività commerciale esercitata. Per i contribuenti che applicano la contabilità ordinaria, il registro degli acquisti si affianca alle normali scritture contabili, mentre per i contribuenti non obbligati alla tenuta della contabilità ordinaria, il registro degli acquisti viene utilizzato anche per annotare le altre operazioni effettuate.

Per le fatture di acquisto, se di importo < €. 300, in luogo delle singole fatture, può essere registrato un documento riepilogativo mensile, contenente il riferimento ai numeri delle fatture relative, nonché il corrispettivo totale, scisso in corrispondenza delle differenti aliquote eventualmente applicate, e l’Iva; stessa facoltà è concessa per le autofatture riferite ad acquisti di non residenti (articolo 6, commi 1 e 6-bis, del DPR n. 695/96).

Registri IVA precompilati dall’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate metta a disposizione dei soggetti passivi Iva residenti e stabiliti in Italia le bozze dei registri Iva delle vendite e degli acquisti. In linea generale, a fronte della convalida o dell’integrazione dei dati proposti nelle bozze, i soggetti Iva potranno beneficiare dell’esonero dalla tenuta dei registri in parola. Le bozze dei registri sono elaborate con riferimento a ciascun trimestre e sono accessibili dall’apposita area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi“, direttamente o tramite intermediario delegato.
I dati che alimentano le bozze dei registri in corso di elaborazione possono essere visualizzati o modificati a partire dal primo giorno del mese di riferimento, direttamente o tramite intermediario.

La tenuta e stampa dei registri Iva

I registri Iva devono recare la numerazione progressiva in ogni pagina, in esenzione dall’imposta di bollo (articolo 39 DPR n. 633/72), secondo le disposizioni previste dalle norme civilistiche in riferimento alla tenuta di una ordinata contabilità (articolo 2219 del codice civile).

• È ammessa la tenuta di schedari a fogli mobili, in luogo dei registri;
• È possibile tenere un unico registro per acquisti e vendite.

I registri e gli altri documenti rilevanti ai fini Iva devono essere conservati fino al termine previsto per l’accertamento (31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione) e, comunque, fino alla definizione delle eventuali violazioni riscontrate dai verificatori.

Dal 1° gennaio del 2008 i registri Iva si reputano regolarmente tenuti con sistemi meccanografici se vengono stampati su supporti cartacei entro il 31 dicembre dell’esercizio successivo a quello di riferimento (in caso di ispezione precedente a tale scadenza i registri vengono stampati simultaneamente alla richiesta degli organi verificatori).

Liquidazione periodica Iva

La liquidazione dell’Iva, articolo 27 del DPR n. 633/72 deve essere eseguita entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento e consiste nella somma algebrica dell’Iva a debito e dell’Iva a credito risultante dai registri per quel medesimo periodo. L’eventuale saldo a credito potrà essere riportato a scomputo dell’Iva dovuta nel periodo successivo.

Non vi è obbligo di annotare sui registri Iva le risultanze delle liquidazioni periodiche dell’imposta: il contribuente deve comunque essere sempre in grado di fornire all’Amministrazione finanziaria, a richiesta, i dati sui cui si è basato il calcolo della liquidazione Iva. E’ bene ricordare anche che:

• I commercianti al dettaglio calcolano l’Iva a debito per mezzo di coefficienti di scorporo dai corrispettivi annotati sul relativo registro (articolo 27, comma 4 del DPR n. 633/72);
• I contribuenti in contabilità semplificata hanno la possibilità di optare per la liquidazione trimestrale, che consiste nella liquidazione, entro il giorno 16 del secondo mese successivo al trimestre solare di riferimento, dell’Iva relativa a quello stesso trimestre (articolo 7, del DPR n. 542/99).