La copia cartacea di cortesia della fattura elettronica è obbligatoria per le operazioni verso: consumatori finali e per le operazioni con l’estero. L’emissione della fattura in formato elettronico per imprese e professionisti è un obbligo di legge. Questo, anche per i contribuenti che operano in regime di vantaggio (c.d. “regime forfettario“). Di fatto, quindi, oggi la fattura elettronica rappresenta l’unico mezzo per fatturare la prestazione sia per le operazioni:
- Business to Business (“B2B“), che per quelle
- Business to Consumer (“B2C“).
A seconda del soggetto destinatario della fattura (cessionario/committente), vi sono delle diverse modalità di consegna da tenere in considerazione. Nelle operazioni “B2B” la fattura è consegnata attraverso il transito dal Sistema di Interscambio (SdI). Mentre, nelle operazioni “B2C” la fattura deve essere consegnata con modalità analogica o cartacea. Accanto a questa regola di carattere generale vi sono una serie di aspetti che devono essere indagati ed approfonditi per verificare le principali casistiche nelle quali la fattura elettronica può essere emessa e rilasciata in modalità cartacea.
Di fatto, la normativa fiscale considera la fattura elettronica l’unico documento rilevante ai fini fiscali, sia per l’emittente e sia per il destinatario. Tuttavia, in alcuni casi, che vedremo, l’operatore economico deve obbligatoriamente rilasciare al consumatore finale, al momento dell’emissione della fattura in formato digitale, una copia cartacea della stessa, la cosiddetta copia cartacea di cortesia della fattura elettronica. Andiamo ad analizzare di seguito tutte le informazioni utili sull’emissione della copia cartacea di cortesia della fattura elettronica.
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La fattura elettronica nelle operazioni economiche
Il punto di partenza per capire quando è necessario rilasciare una copia della fattura elettronica è analizzare il processo di fatturazione elettronica. La fattura elettronica è un documento codificato secondo il linguaggio XML. Si tratta di dati espressi secondo il tracciato previsto dalle specifiche tecniche del Provvedimento del 30.04.2018 dell’Agenzia delle Entrate. La fattura così predisposta deve essere inviata al Sistema di Interscambio (SdI). All’interno del SdI la fattura viene analizzata sottoposta a verifica formale. Le casistiche che si possono presentare sono le seguenti:
- In caso di accettazione la E-fattura si considera emessa.
- In caso contrario (di scarto) la E-fattura si considera come non esistente. La fattura elettronica, quindi, deve essere riemessa.
Per approfondire: “Ricevute fattura elettronica: consegna, mancato recapito, scarto“.
Casistiche di emissione della fattura elettronica
Stante quanto detto sinora andiamo ad analizzare, quindi, le diverse casistiche di soggetto destinatario della fattura elettronica. In particolare, possiamo trovarci di fronte alle seguenti fattispecie:
- Operatori economici IVA. Si tratta di;
- Imprese;
- Professionisti;
- Enti non commerciali che svolgono attività commerciali al di fuori delle attività istituzionali;
- Operatori economici residenti all’estero.
- Privati Consumatori e Condomini.
Una volta individuate le casistiche che si possono presentare andiamo di seguito ad analizzarle in dettaglio. Solo in questo modo, infatti, potremo capire quando è obbligatorio rilasciare copia cartacea della E-fattura.
E-Fattura emessa verso operatori economici IVA
Gli operatori economici IVA (imprenditori e professionisti) devono ricevere la fattura elettronica esclusivamente attraverso il Sistema di Interscambio. L’operatore (cessionario/committente) deve rilasciare il proprio QR-code, oppure il proprio codice destinatario al proprio cedente/prestatore. Questi, al momento opportuno, è chiamato ad emettere la E-Fattura che deve transitare attraverso il Sistema di Interscambio.
Attraverso questa procedura il sistema smista le fatture e le invia al destinatario. Lo smistamento avviene attraverso la Posta Elettronica Certificata oppure attraverso l’utilizzo del codice destinatario comunicato. In questo caso non vi è alcun obbligo da parte dell’emittente di emettere copia cartacea della E-fattura. Possiamo riassumere, quindi, che la copia cartacea delle fattura elettronica rimane una facoltà per gli operatori economici nelle operazioni B2B. Sotto un profilo puramente pratico, tuttavia, può essere consigliabile rilasciare la copia cartacea per esigenze finanziarie (invitare il cessionario/committente al pagamento del corrispettivo).
E-Fattura emessa verso operatori economici non residenti
L’emissione della E-fattura verso operatori economici non residenti deve transitare sempre attraverso il Sistema di Interscambio. Questo, al fine di assolvere gli obblighi legati all’esterometro. Tuttavia, la fattura non può essere recapitata in formato elettronico al committente non residente. L’identificazione di questo tipo di fattura avviene attraverso l’indicazione del campo codice destinatario del valore “xxxxxxx“.
In questi casi l’emittente è tenuto ad informare ed a trasmettere la fattura in formato cartaceo al committente. In questo caso l’emissione della copia cartacea della fattura elettronica è obbligatoria, al fine di comunicare al cessionario/committente la fattura emessa per la prestazione effettuata (cessione di beni e/o prestazione di servizi).
E-Fattura emessa verso privati consumatori e condomini
L’ultima categoria di contribuenti verso cui può essere emessa fattura elettronica è data dai:
- Privati consumatori;
- I condomini.
Per queste categorie di soggetti è prevista obbligatoriamente la consegna di copia cartacea della fattura elettronica. In questo caso il documento valido ai fini fiscali è quello emesso in forma cartacea. La E-fattura deve essere comunque emessa e deve prevedere l’indicazione del codice destinatario “0000000“. La copia cartacea della Fattura è quella che ha valore fiscale. In ogni caso il privato consumatore ha facoltà di accedere sul portale “Fatture e Corrispettivi“. Su questo sito web delle Entrate accedendo con le proprie credenziali è possibile vedere tutte le E-fatture ricevute.
La copia cartacea della E-fattura
L’obbligo di emissione della fattura elettronica porta a ritenere che la copia cartacea della stessa sia priva di qualsiasi valore. Sia ai fini civilistici che fiscali. Tuttavia, questo non è del tutto vero. La E-fattura emessa ad un soggetto privato deve essere emessa con copia cartacea avente valore fiscale. Il processo di digitalizzazione del nostro ordinamento presuppone un utilizzo automatizzato da parte di tutti i soggetti interessati dai dati contenuti nella fattura elettronica (Amministrazione finanziaria, soggetto emittente, soggetto destinatario, ecc.). Tuttavia, oggetto di contabilizzazione fiscale è solo la E-fattura. La contabilizzazione avviene con data che non può essere anteriore a quella di ricevimento da parte di SDI. Questo ai sensi dell’articolo 25 del DPR n. 633/72 (Circolare n. 1/E/2018 Agenzia delle Entrate).
Un ultimo aspetto da sottolineare riguarda il fatto che l’obbligo di consegna da parte del soggetto emittente di una copia della fatture viene meno al ricorrere della rinuncia da parte del cliente finale. In questo caso è consigliabile che la rinuncia avvenga in forma scritta.
Copia cartacea della E-fattura: conclusioni
La fattura elettronica deve essere emessa da tutti gli operatori economici. Come detto vi sono tre categorie di soggetti destinatari. Tra queste categorie quella degli operatori esetri e quella dei clienti privati prevedono l’emissione di una copia cartacea della E-fattura. Nel caso degli operatori economici esteri la E-fattura segue la normale procedura di emissione ma deve essere consegnata in PDF al cliente. Per gli operatori finali valgono le stesse considerazioni, ricordando che gli stessi hanno facoltà di prendere visione delle fatture ricevute nel portale web Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
Riassumendo, quindi, l’emissione di copia cartacea della fattura è obbligatoria in questi casi. Mentre è facoltative in tutti i casi di emissione della fattura verso operatori economici. Se hai dubbi sull’emissione della E-fattura contattami lasciando un commento.
Domande frequenti
La copia cartacea di cartacea di una fattura elettronica è un documento di copia in formato cartaceo di una fattura elettronica che, in caso di vendita o prestazione nei confronti di un consumatore finale, azienda o professionista devono rilasciare al cittadino, pur essendo sempre obbligati all’emissione della fattura in formato elettronico. La fattura cartacea ha valore fiscale nei confronti di committenti privati (o condomini).
Secondo quanto spiegato dalle Entrate, se dovesse emergere una discordanza tra i dati riportati sulla fattura elettronica e quelli riportati sulla copia cartacea, assumono rilevanza, anche a fini tributari, esclusivamente i dati riportati nella fattura elettronica.
Se il cliente è un consumatore finale, un operatore in regime di vantaggio o forfettario, o un piccolo agricoltore, il fornitore dovrà rilasciargli una copia su carta (o per email) della fattura inviata al SdI ricordandogli che potrà consultare e scaricare l’originale della fattura elettronica nella sua area riservata del sito Fatture e Corrispettivi. In questi casi il rilascio della fattura cartacea ha valore fiscale.
In caso di una fattura di acquisto smarrita da parte di un privato, è bene provare a recuperare una copia del documento perso rivolgendosi direttamente al fornitore, che è tenuto a rilasciare una nuova copia cartacea della fattura a suo tempo emessa e consegnata con modalità cartacea.
La fattura di cortesia è un documento privo di valore fiscale che il venditore eroga al cliente come anteprima del documento fiscale vero e proprio, che sarà inviato al SdI.
Individuare il codice destinatario è un’operazione abbastanza semplice che può essere completata in tempi molto brevi. Occorre collegarsi al sito dell’Agenzia delle Entrate. L’operazione può essere effettuata completamente online, tramite il sito internet dell’Ente.
Il codice destinatario standard è composto da sette cifre di caratteri alfanumerici. Se invece si inserisce 0000000 o si lascia il campo in bianco, la fattura verrà recapitata sul cassetto fiscale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
Le fatture elettroniche privati si possono trovare sul sito dell’Agenzia delle Entrate accedendo al Cassetto Fiscale e poi alla sezione Fatture e Corrispettivi che, attraverso la procedura da seguire, permette di trovare, scaricare e stampare le proprie fatture elettroniche.
La copia cartacea di cortesia della fattura elettronica non è documento avente validità fiscale. Pertanto, ai fini dell’esercizio del diritto alla detrazione dell’IVA, il cessionario/committente deve essere in possesso del documento elettronico.
Per ottenere il proprio codice SDI puoi richiederlo all’Agenzia delle Entrate o, in alternativa, se utilizzi un servizio di Fatturazione Elettronica ti viene dato direttamente da chi ti fornisce il servizio.
Se il destinatario della fattura non riceve alcun documento contabile e fiscalmente valido per i 4 mesi successivi all’effettuazione dell’operazione, ha tempo massimo 30 giorni per farne denuncia direttamente all’Agenzia delle Entrate.
La fattura immediata deve essere emessa entro 24 ore dal pagamento. Oppure si può ricorrere alla fattura differita per tutte le prestazione effettuate allo stesso cliente nell’arco del mese (con emissione entro il 15 del mese successivo).
E’ possibile visionare lo stato di invio osservando l’apposito link Fattura elettronica posto nella parte superiore della finestra del documento. Lo stato di “inviata” sta a significare che la fattura è stata trasmessa correttamente allo SDI e quindi non è scartata.
La fattura va emessa al momento dell’operazione imponibile anche se è consentito provvedere con un ritardo massimo di 10 giorni. In generale, chi non emette la fattura rischia una sanzione che va dal 90% al 180% dell’imponibile che si sarebbe altrimenti pagato se la fattura fosse stata regolarmente emessa.
Nel caso in cui un operatore economico non emetta la fattura può essere denunciato alla Guardia di Finanza.
Fattura elettronica: consiglio di lettura
Se ti interessa approfondire il tema legato alla fatturazione elettronica tra privati posso consigliarti la lettura del seguente testo:
“Guida alla fatturazione elettronica tra privati“
Il volume si rivolge ad imprese e professionisti e consente di approcciarsi nel modo giusto alla E-fattura. Lo consiglio soprattutto per verificare la correttezza delle procedure che hai sviluppato per il processo di fatturazione elettronica.
