L’iter per l’approvazione del bilancio d’esercizio: le scadenze e gli adempimenti

assemleaL’approvazione del bilancio di esercizio rappresenta certamente uno dei  momenti più rilevanti  nella vita societaria per le sue valenze sia interne che esterne. Inoltre, le modifiche introdotte dalla riforma del diritto societario hanno reso sempre più rigorose le scadenze per l’approvazione. Vediamo di affrontarle più in dettaglio.

Il bilancio d’esercizio ha lo scopo di informare i soci, i creditori, e più in generale gli stakeholders sull’andamento positivo o negativo della società al termine di ciascun esercizio sociale. Per giungere, però, a tale risultato occorre seguire un procedimento che trova le sue linee guida nel Codice civile.

La normativa prevede un preciso iter di formazione e approvazione del documento annuale, che possiamo così schematizzare:

  1. redazione del progetto di bilancio;
  2. presentazione agli organi preposti al controllo;
  3. deposito del bilancio presso la sede sociale;
  4. approvazione del bilancio da parte dell’assemblea dei soci;
  5. deposito del bilancio presso il registro imprese.

La redazione del progetto di bilancio - Ai sensi del Codice Civile, alla fine di ogni esercizio sociale, gli amministratori delle società devono predisporre il progetto di bilancio d’esercizio, composto da alcuni prospetti obbligatori:

  • Lo stato patrimoniale, che evidenzia la situazione delle attività e delle passività societarie al termine dell’esercizio;
  • Il conto economico, che evidenzia le variazioni che le poste patrimoniali hanno subito nel corso dell’anno per effetto della gestione sociale;
  • La nota integrativa, ovvero il prospetto di dettaglio dei precedenti. Sicuramente è il prospetto di maggiore importanza perché tramite questo si possono capire le variazioni delle poste di bilancio e l’andamento della gestione dell’anno confrontata con l’esercizio precedente;
  • La relazione sulla gestione, può essere omessa in caso di redazione del bilancio in forma abbreviata ai sensi dell’articolo 2435 bis Codice civile, qualora nella nota integrativa siano fornite le informazioni obbligatorie richieste in tema di partecipazioni possedute (punto 3. articolo 2428) e partecipazioni alienate (punto 4 articolo 2428).

Una volta redatto il progetto di bilancio è compito degli amministratori procedere all’approvazione dello stesso mediante un’apposita adunanza.

Presentazione del progetto di bilancio agli organi di controllo – Non è previsto un esplicito termine entro il quale il progetto di bilancio deve essere predisposto ed approvato dall’organo amministrativo, ma è necessario che lo stesso sia consegnato al collegio sindacale almeno 30 giorni prima del termine fissato per la presentazione ai soci, affinché possano fare le loro osservazioni o proposte. L’organo di controllo ha 15 giorni di tempo per effettuare le verifiche e gli accertamenti del caso e redigere la relazione sul bilancio, che, necessariamente, dovrà indicare all’assemblea se approvare, non approvare ovvero modificare il bilancio.

Se il collegio ha anche la revisione dei conti, la relazione dovrà contenere il giudizio sul bilancio ex articolo 14 del D.lgs 39/2010. Detto documento dovrà essere depositato nei 15 giorni antecedenti la data dell’assemblea e costituirà un vero e proprio allegato al bilancio. Nessun termine risulta per il deposito della relazione del revisore laddove tale funzione non sia affidata al collegio sindacale. Considerato però quanto innanzi affermato circa le indicazioni che dovranno essere date dal collegio, si ritiene che la relazione del revisore debba necessariamente essere depositata prima di quella del collegio. Nel caso in cui si preveda che l’assemblea in prima vada deserta, il termine di 15 giorni per il deposito andrà computato facendo riferimento alla data prevista per la seconda convocazione.

Deposito del bilancio presso la sede sociale – E’ importante sottolineare che il  progetto di bilancio deve rimanere depositato in copia presso la sede della società, insieme alle relazioni degli amministratori, dei sindaci o dell’eventuale organo di controllo contabile, durante i 15 giorni precedenti alla data dell’assemblea e finché non viene approvato, in modo tale che i soci possano prenderne visione.

L’approvazione del bilancio dell’assemblea - affinché il bilancio possa acquisire efficacia giuridica verso i terzi, è necessaria l’approvazione da parte dell’assemblea dei soci. Pertanto, a seguito della redazione del progetto di bilancio, deve essere convocata l’assemblea ordinaria per l’approvazione del bilancio, entro precisi termini individuati dall’art. 2364, del c.c.. E’ possibile avere:

  • un termine ordinario di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. Pertanto, per i soggetti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare, il termine ultimo scade il 30 aprile.
  • un termine straordinario di 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio e quindi, entro il 30 giugno. Tali ipotesi particolari sono quelli specificamente previste dall’art. 2364 del c.c., ossia:
    • società tenute alla redazione del bilancio consolidato;
    • presenza di particolari esigenze connesse con la struttura e l’oggetto della società. Gli amministratori devono illustrare le ragioni della dilazione all’interno della redazione sulla gestione che accompagna il bilancio.
  • un termine diverso previsto dallo statuto: tale termine deve essere inferiore rispetto ai precedenti. In questo caso, dovrà essere rispettato tale minor termine.

L’assemblea dei soci è convocata dal presidente, a mezzo lettera raccomandata inviata almeno 15 giorni prima di quello fissato per l’adunanza, indicato il giorno, l’ora ed il luogo fissati dall’assemblea in prima e in seconda convocazione, nonché l’elenco delle materie trattate. In caso di urgenza, l’assemblea dei soci può essere altresì convocata tramite telefax o telegramma, purché con preavviso di almeno 3 giorni. Per regola l’assemblea di solito si tiene presso la sede della società.

Anche in mancanza di dette formalità di convocazione, l’assemblea dei soci sarà regolarmente costituita qualora siano presenti tutti i soci o loro rappresentanti ed intervengano altresì tutti i componenti del consiglio di amministrazione ed i membri del collegio dei revisori dei conti. In tale ipotesi ciascuno degli intervenuti può opporsi alla discussione degli argomenti sui quali si ritenga sufficientemente informato, chiedendo, all’inizio della riunione, un rinvio dell’adunanza non superiore a 3 giorni per la prosecuzione della discussione.

L’assemblea dei soci è validamente costituita in prima convocazione qualora gli intervenuti detengano almeno la metà della partecipazioni al capitale della società ; in seconda convocazione l’assemblea dei soci è validamente costituita qualunque sia la percentuale dei presenti può deliberare qualunque sia la percentuale di capitale intervenuta  e delibera a maggioranza assoluta degli intervenuti (quorum costitutivo e deliberativo sono validi sia per le Spa che per le Srl).

Il deposito del bilancio in C.C.I.A.A.Una volta approvato il bilancio, questo deve essere depositato dagli amministratori entro 30 giorni dalla data di approvazione (quindi, entro il 30 maggio nel caso di approvazione nel termine ordinario di 120 giorni), presso il Registro delle Imprese della Camera di Commercio competente. Il bilancio per il deposito deve essere trasformato in uno specifico formato richiesto per il deposto dal registro delle imprese, facilmente reperibile sul web. I documenti di bilancio per il deposito devono essere obbligatoriamente corredate da:

  • la relazione sulla gestione (se obbligatoria in quanto sussistono i requisiti per la redazione);
  • la relazione del collegio sindacale o dell’eventuale soggetto incaricato del controllo contabile;
  • il verbale di approvazione del bilancio.
Il versamento delle eventuali imposteLa data in cui viene approvato il bilancio si riflette poi sui termini per il versamento delle imposte risultanti dalla dichiarazione dei redditi a titolo di saldo e di primo acconto. Infatti, accanto alla redazione del bilancio deve avvenire anche la predisposizione della dichiarazione dei redditi per l’esercizio concluso. Tale dichiarazione, potrà avere o un saldo a credito, e quindi in tal caso non è previsto alcun versamento di imposte, oppure un saldo a debito e in questo caso dovremmo fare attenzione alle scadenze da rispettare per i pagamenti. A questo proposito è bene ricordare che le scadenze per il versamento delle imposte (IRES e IRAP) risultanti a debito dalla dichiarazione sono due, il primo acconto (da pagarsi a giugno o luglio), e il secondo acconto (a novembre). Entrando più in dettaglio, però tali termini possono variare in relazione alla data di approvazione del bilancio, come evidenziato dai seguenti casi:
  • approvazione del bilancio entro il termine ordinario di 120 giorni: pagamento delle imposte entro il giorno 16 del 6° mese successivo alla chiusura del periodo d’imposta. Oppure è possibile versare le stesse entro il 16 del settimo mese successivo alla chiusura del periodo d’imposta, con la maggiorazione delle imposte dello 0,40%;
  • approvazione del bilancio oltre il termine ordinario di 120 giorni, ma entro il termine straordinario di 180 giorni: pagamento delle imposte entro il giorno 16 del mese successivo a quello di approvazione del bilancio. Valgono le stesse date viste sopra, compresa la dilazione e la maggiorazione dello 0,40%;
  • mancata approvazione del bilancio entro il termine ordinario di 120 giorni: pagamento delle imposte entro il giorno 16 del 6° mese successivo alla chiusura del periodo d’imposta;
  • mancata approvazione del bilancio entro il termine straordinario di 180 giorni: pagamento delle imposte entro il giorno 16 del mese successivo a quello in cui si sarebbe dovuto approvare il bilancio.

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